Mau Jadi Personal Assistant? Tugas, Gaji, dan Caranya! [+Contoh CV]

Personal assistant adalah posisi pekerjaan yang penting untuk melancarkan kehidupan profesional atau kehidupan pribadi para pengusaha, direktur, manajer, selebriti, atau bahkan untuk seorang individu/keluarga. Tugas seorang personal assistant mencakup tugas-tugas administratif untuk memastikan pengorganisasian, penjadwalan, dan perencanaan yang tepat. Personal assistant pun dapat bekerja dalam lingkungan bisnis atau jarak jauh (remote work/WFH).

Di artikel Cake ini, kamu dapat memahami lebih dalam mengenai profesi personal assistant. Kamu akan mengetahui apa itu personal assistant, apa saja tugas personal assistant, cara menjadi personal assistant, dan tips lainnya.

Jika kamu pernah mendengar kata-kata aspri, aspri adalah singkatan dari asisten pribadi (personal assistant). Asisten pribadi adalah seseorang yang mengurus segala tugas administratif untuk individu tertentu. Pekerjaan sebagai personal assistant itu hanya berfokus untuk menangani satu individu saja. 

💰 Kisaran gaji personal assistant: Rp 4.700.000 - Rp 7.000.000

Kualifikasi Personal Assistant

Jenis Personal Assistant

Beda halnya dengan personal digital assistant (PDA). Personal digital assistant adalah alat elektronik berbasis komputer sebagai pengelola informasi pribadi. Sekarang fungsi PDA telah tergeser dengan adanya smartphone, terutama dengan Siri (Apple) atau Alexa (Amazon). Jangan sampai keliru, ya! 

Apakah personal assistant dan sekretaris itu sama?

Personal assistant memang dikenal juga sebagai sekretaris pribadi. Tapi, sekretaris pribadi (personal assistant) dan sekretaris itu berbeda. Ingat, sekretaris pribadi/asisten pribadi itu hanya bekerja untuk satu orang saja. Sedangkan sekretaris pada umumnya itu bekerja untuk suatu tim, departemen, atau organisasi. 

Personal assistant kerjanya apa, ya?

Peran personal assistant adalah untuk membebaskan waktu atasannya dari tugas-tugas administrasi sehingga mereka dapat menggunakan waktu secara maksimal untuk tugas-tugas prioritas mereka. Tugas dan tanggung jawab personal assistant biasanya meliputi:

• Menjawab panggilan telepon, memantau email atau pesan teks dan menjawabnya jika diperlukan
• Mengelola kalender, jadwal rapat, dan pertemuan
• Mengorganisir acara dan konferensi
• Mengatur keperluan perjalanan seperti transportasi dan akomodasi
• Membuat catatan yang akurat dan komprehensif ketika rapat
• Mengingatkan atasan mengenai tugas penting dan tenggat waktunya
• Mengelola database dan sistem pengarsipan
• Membantu tugas-tugas lainnya untuk mendukung atasan. Tugas ini dapat bervariasi tergantung sektor dan kewenangan atasannya.

1. Keterampilan Komunikasi

Kemampuan untuk berkomunikasi secara verbal dan tertulis itu sangat penting untuk dimiliki personal assistant, karena kamu harus bisa memahami instruksi dan menyampaikannya kepada yang berkepentingan secara jelas. 

Selain itu, salah satu tugas umum seorang personal assistant adalah untuk menjawab telepon atau email. Agar tidak adanya miskomunikasi, kamu perlu melatih kemampuan interpersonal/komunikasi kamu.

2. Keterampilan Teknologi

Sebagai seorang personal assistant, kamu perlu memahami berbagai software atau tools untuk mengelola data, membuat spreadsheet, presentasi, atau menggunakan kalender digital. Ini merupakan salah satu job desk asisten pribadi yang harus kamu jalani.

Beberapa software umum yang biasa digunakan untuk pekerjaan ini adalah Microsoft Word, Excel, dan Powerpoint. Selebihnya itu tergantung sektor yang kamu dan atasan kamu tekuni. Jika kamu dapat membantu atasan kamu dalam masalah teknis, ini akan membuat kamu lebih unggul.

3. Kemampuan Manajemen Waktu

Salah satu tugas utama personal assistant adalah mengatur waktu atasan agar setiap tugas dan target untuk hari itu tercapai. Tidak hanya kamu harus pintar mengelola waktu atasan kamu, kamu juga harus bisa mengatur waktu untuk urusan pribadi. 

Penting untuk memiliki keseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi kamu dan tetap memprioritaskan kebutuhan atasan ketika bekerja. Hal ini dapat membantu kamu menggunakan waktu lebih efisien, baik itu untuk atasan maupun diri sendiri.

4. Keterampilan Organisasi yang Kuat

Selain kemampuan manajemen waktu, personal assistant harus memiliki keterampilan organisasi yang kuat. Kalau kemampuan manajemen waktu itu fokus pada menggunakan waktu dengan efisien agar target dan tugas tercapai, keterampilan organisasi itu lebih fokus pada mengoordinasikan dan mengelola kalender serta acara atasannya. 

Contohnya, kamu sebagai personal assistant bertanggung jawab atas perencanaan meeting dan kamu harus mengetahui cara mengatur sebuah meeting.

5. Siap Menjaga Rahasia

Sebelum memulai pekerjaan kamu sebagai personal assistant, kamu harus menandatangani surat perjanjian tentang larangan pengungkapan informasi rahasia (non-disclosure agreement). Oleh karena itu, kamu sudah pasti harus siap dan bisa menjaga rahasia atasan kamu. Karena sebagai personal assistant kamu akan dihadapkan dengan data-data sensitif atau rahasia. 

✅ Perhatikan penampilan kamu

Sebagai personal assistant, kamu akan menjadi kontak pertama dan merepresentasikan atasan kamu. Maka, penting untuk kamu menjaga penampilan agar tetap rapih dan terlihat profesional.

✅ Jadilah orang yang proaktif

Kebanyakan rekruter akan mencari asisten pribadi yang memiliki sifat inisiatif. Ini berarti mereka ingin merekrut personal assistant yang dapat memenuhi kebutuhan mereka tanpa diminta. 

Misalnya, kamu dapat menyiapkan sebuah dokumen yang diperlukan oleh atasan kamu sebelum mereka memintanya. Jadi kamu tidak perlu selalu menunggu arahan atasan kamu. Sikap proaktif ini sangat dicari oleh perekrut.

✅ Siapkan Curriculum Vitae (CV) Personal Assistant yang Menarik 

Jika kamu sudah memiliki keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan untuk menjadi seorang asisten pribadi, hal terakhir yang perlu kamu siapkan adalah CV personal assistant yang menarik. Tanpa membuat CV asisten pribadi yang menarik, kamu akan susah mendapatkan pekerjaan sebagai personal assistant.

Pada CV personal assistant yang baik dan menarik, kamu harus bisa menunjukkan kepada perekrut bahwa kamu adalah kandidat yang cocok untuk mereka.

Yuk, simak contoh CV personal assistant yang baik dan menarik ini!

💡 Pro tip: Selain membuat CV personal assistant, kamu juga bisa membuat surat lamaran kerja personal assistant agar menjadi lebih unggul dari pelamar lainnya, lho!

Itulah beberapa hal mengenai personal assistant. Jika kamu tertarik untuk menjadi personal assistant, ingat tips-tips tadi dan teruslah asah keterampilan administratif kamu! Tetaplah semangat untuk mencapai pekerjaan impian kamu, ya ✨

--- Ditulis Oleh Cindy Graciella ---