Perusahaan Outsourcing: Pengertian, Jenis, Manfaat, dan Regulasinya

Perusahaan outsourcing saat ini semakin populer dipilih oleh banyak bisnis sebagai solusi mengoptimalkan efisiensi operasional. Baik perusahaan kecil maupun besar mulai menyadari manfaat signifikan model bisnis ini, terutama dalam efisiensi biaya dan akses tenaga kerja profesional yang lebih fleksibel.

Tren outsourcing di Indonesia diprediksi terus mengalami pertumbuhan yang konsisten dalam beberapa tahun mendatang. Menurut data Statista, keuntungan business process outsourcing (BPO) Indonesia pada 2023 mencapai USD 1,58 miliar, dan diproyeksikan mengalami peningkatan tahunan sebesar 7,32% hingga tahun 2029 mendatang.

Namun, sebelum memutuskan untuk menggunakan layanan outsourcing, penting bagi perusahaan untuk memahami apa itu perusahaan outsourcing, manfaat, jenis, hingga regulasinya. Mari simak artikel selengkapnya untuk memahami lebih dalam seputar perusahaan outsourcing.

Perusahaan outsourcing adalah perusahaan yang menyediakan layanan untuk menangani tugas atau pekerjaan tertentu dari perusahaan lain. Dalam sistem outsourcing, perusahaan pengguna jasa (user) menyerahkan sebagian operasional atau proses bisnis non-inti kepada perusahaan outsourcing yang memiliki keahlian di bidang tersebut.

Fungsi perusahaan outsourcing memastikan tugas-tugas yang dialihkan oleh perusahaan pengguna dapat diselesaikan dengan efisien dan tepat waktu oleh tenaga kerja yang ahli di bidangnya. Perusahaan outsourcing bertanggung jawab atas tenaga kerja, pengelolaan sumber daya, dan pengawasan operasional untuk tugas-tugas yang dipercayakan kepada mereka.

Dengan menyerahkan sebagian pekerjaan kepada layanan outsourcing, perusahaan dapat berfokus pada kegiatan inti yang memberikan nilai tambah utama, sementara pekerjaan non-teknis diserahkan kepada pihak ketiga yang lebih berpengalaman.

Apa saja perusahaan outsourcing? Beberapa contoh perusahaan outsourcing terbaik di Indonesia dengan portofolio yang kuat adalah PT Mitra Berkat Abadi, Alfa Reka Usaha, Bermuda Advertising, Artha Kreasi Utama, dan Propac Facility Service.

Ketika sistem outsourcing pertama kali dikenalkan pada bisnis modern tahun 1981, beberapa pihak mempertanyakan apa keuntungan outsourcing bagi perusahaan? Pertanyaan ini terjawab setelah beberapa perusahaan Amerika Serikat menerima manfaat signifikan seperti peningkatan efisiensi operasional, pengurangan biaya tenaga kerja, dan kemampuan untuk fokus pada pengembangan produk inti.

Berikut merupakan penjelasan 4 manfaat menggunakan jasa outsourcing.

1. Menghemat Biaya Perusahaan

Perusahaan yang menggunakan layanan outsourcing dapat menerima manfaat efisiensi biaya operasional. Cost tenaga kerja outsourcing cenderung lebih murah karena perusahaan tidak perlu menyediakan tunjangan, benefit, dan jenjang karir khusus jangka panjang untuk mereka. 

Lantas, siapa yang membayar gaji karyawan outsourcing? Gaji, tunjangan, benefit, dan jenjang karir menjadi tanggung jawab dari perusahaan outsourcing. Perusahaan pengguna jasa outsourcing hanya perlu membayar biaya layanan yang disepakati tanpa harus memikirkan pengelolaan SDM secara langsung, seperti pelatihan, asuransi, dan pengelolaan karir.

2. Praktis dan Fleksibel

Perusahaan pengguna dapat menyerahkan sebagian pekerjaan kepada perusahaan outsourcing tanpa perlu melakukan rekrutmen, pelatihan, dan pengelolaan SDM. Selain itu, perusahaan juga lebih fleksibel karena bisa menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan kondisi bisnis.

3. Mendorong Efisiensi Operasional dan Produktivitas

Perusahaan outsourcing umumnya memiliki proses yang lebih efisien karena fokus pada bidang tertentu. Hal ini memungkinkan perusahaan pengguna jasa mendapatkan hasil yang lebih cepat dan lebih baik karena tugas dikerjakan oleh pihak ketiga yang kompeten di bidang tersebut.

Dengan menyerahkan tugas non-inti kepada perusahaan outsourcing, perusahaan pengguna jasa outsourcing dapat mengalokasikan lebih banyak waktu, sumber daya, dan tenaga kerja untuk mengembangkan aspek-aspek penting yang mendorong pertumbuhan bisnis. 

4. Meningkatkan Layanan Pelanggan

Beberapa perusahaan menggunakan layanan outsourcing untuk meningkatkan layanan pelanggan mereka. Misalnya, perusahaan menyerahkan tugas call center atau customer support kepada perusahaan outsourcing yang ahli di bidang tersebut. Dengan cara ini, perusahaan bisa memberikan layanan yang lebih cepat dan optimal, tanpa membebani tim internal.

Umumnya tugas yang dikerjakan oleh perusahaan outsourcing adalah jenis-jenis pekerjaan non-inti seperti kebersihan, customer care, keamanan, dll. Selain itu, outsourcing juga mencakup beberapa pekerjaan lain yang lebih kompleks seperti pengelolaan IT, keuangan, logistik, hingga pengembangan SDM.

1. Outsourcing SDM

Outsourcing SDM adalah penyerahan pengelolaan fungsi-fungsi HRD kepada perusahaan outsourcing pihak ketiga. Layanan ini mencakup berbagai tugas seperti rekrutmen, pelatihan, penggajian, manajemen karyawan, dan administrasi HR. Contoh perusahaan outsourcing SDM meliputi penyedia jasa rekrutmen, recruitment process outsourcing (RPO), pengelolaan kontrak kerja, dll.

Dikutip dari Forbes, menyerahkan outsourcing HR kepada perusahaan outsourcing rekrutmen dapat memberi berbagai keuntungan dari aspek biaya, pertumbuhan perusahaan, dan retensi karyawan bagi perusahaan kecil dan menengah.

2. Outsourcing IT

Dikutip dari SALT Indonesia, outsourcing IT adalah proses pengalihdayaan pekerjaan yang berkaitan dengan pengelolaan bidang IT kepada perusahaan pihak ketiga. Perusahaan outsourcing IT menyediakan SDM profesional yang memiliki keahlian dan pengalaman di bidang teknologi, sehingga perusahaan pengguna jasa mendapat solusi IT tanpa harus merekrut karyawan baru atau melatih tim internal.

Contoh layanan outsourcing IT adalah perusahaan penyedia layanan cloud computing, app development, pembuatan dan pengelolaan website, pemeliharaan jaringan dan infrastruktur IT, dll.

3. Outsourcing Keuangan dan Akuntansi

Outsourcing di bidang keuangan dan akuntansi meliputi pengalihdayaan pekerjaan keuangan seperti pembukuan, penggajian karyawan, manajemen pajak, audit, hingga laporan keuangan. Perusahaan outsourcing di bidang ini mencakup penyedia jasa pengelolaan keuangan, konsultasi pajak, dan layanan audit eksternal.

Contoh perusahaan outsourcing di Jakarta yang melayani pengelolaan keuangan dan akuntansi adalah Forde Indonesia, Tilyanpristka, Jakarta Strategic Consulting, MRB Finance, dll.

4. Outsourcing Penjualan dan Pemasaran

Layanan outsourcing juga tersedia di bidang sales dan marketing. Perusahaan outsourcing pemasaran dan penjualan menyediakan layanan strategi pemasaran, kampanye iklan, promosi, hingga penjualan produk. Layanan ini membantu perusahaan pengguna jasa outsourcing menjangkau target pasar mereka dengan lebih efektif tanpa harus membangun tim sales dan marketing internal yang besar.

Contoh perusahaan outsourcing penjualan dan pemasaran meliputi agensi digital marketing, penyedia SPG, agensi telemarketing, dll.

Perusahaan outsourcing beroperasi sebagai penyedia layanan untuk membantu perusahaan lain dalam menangani tugas atau pekerjaan tertentu. Mereka menyediakan tenaga kerja profesional khusus di bidang yang dibutuhkan, sehingga perusahaan pengguna jasa outsourcing tidak perlu melakukan rekrutmen atau pelatihan internal.

Perusahaan outsourcing berhubungan dengan dua pihak yaitu perusahaan pengguna (user) yang membutuhkan layanan outsourcing dan tenaga kerja outsourcing. Awalnya, perusahaan outsourcing akan melakukan kesepakatan kontrak dengan perusahaan user tentang biaya dan detail layanan yang akan diberikan, termasuk kualitas dan target yang diharapkan.

Setelah kontrak disepakati, perusahaan outsourcing mulai menugaskan tenaga kerja profesional untuk menjalankan tugas-tugas di perusahaan pengguna jasa. Tenaga kerja ini diatur dan dikelola oleh perusahaan outsourcing, termasuk dari segi gaji, tunjangan, dan benefit lainnya.

Bagi perusahaan yang baru pertama kali menggunakan sistem outsourcing, memilih mitra perusahaan outsourcing yang tepat bisa menjadi tantangan tersendiri. Keputusan yang diambil akan berdampak langsung pada efisiensi operasional dan kualitas layanan yang diterima.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan dalam mempertimbangkan aspek-aspek penting sebelum menentukan perusahaan outsourcing yang sesuai dengan kebutuhan. Berikut 5 tips memilih perusahaan outsourcing yang tepat untuk perusahaan Anda.

1. Periksa Reputasi dan Pengalaman

Pastikan perusahaan outsourcing mempunyai reputasi yang baik dan pengalaman menangani pekerjaan yang dibutuhkan perusahaan Anda. Periksa portofolio perusahaan outsourcing secara mendalam, review klien, dan track record keberhasilan proyek mereka. 

Dilansir dari Business.com, reputasi positif dan pengalaman yang kuat di berbagai industri menunjukkan bahwa perusahaan outsourcing dapat menangani kebutuhan bisnis Anda dengan baik.

2. Sesuaikan Biaya Layanan dengan Kebutuhan

Biaya layanan adalah salah satu faktor utama ketika memilih vendor outsourcing. Jika perusahaan Anda menginginkan kualitas layanan yang unggul, maka Anda wajib mempersiapkan biaya yang lebih tinggi.

Sebelum melakukan pendekatan kepada perusahaan outsourcing, Anda perlu melakukan riset biaya dan menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan. Pastikan anggaran Anda realistis dan sejalan dengan kebutuhan bisnis, serta pertimbangkan manfaat jangka panjang seperti peningkatan produktivitas atau penghematan operasional.

Anda juga dapat memilih vendor yang menawarkan fleksibilitas pembayaran untuk meringankan beban anggaran awal, seperti opsi pembayaran bertahan atau pembayaran berdasarkan target.

3. Periksa Keamanan dan Kepatuhan

Jika layanan outsourcing melibatkan data sensitif atau rahasia perusahaan, pastikan perusahaan outsourcing memiliki sistem keamanan data yang kuat. Selain itu, penting untuk memeriksa kepatuhan dan legalitas perusahaan outsourcing terhadap regulasi yang berlaku. Mempertimbangkan kedua hal ini membantu melindungi bisnis Anda dari potensi kebocoran data atau risiko hukum yang merugikan reputasi dan operasional perusahaan.

4. Prioritaskan Perusahaan Outsourcing yang Fleksibel

Prioritaskan untuk memilih perusahaan outsourcing yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan bisnis Anda, baik dalam konteks scalability maupun fleksibilitas layanan. Kemampuan untuk meningkatkan atau mengurangi volume layanan sesuai dengan perubahan kebutuhan bisnis sangat krusial terutama ketika perusahaan pengguna mengalami pertumbuhan atau perubahan strategi bisnis.

Perusahaan outsourcing yang fleksibel lebih baik karena mereka dapat menyesuaikan layanan sesuai proyek baru, tren pasar, atau perubahan teknologi, sehingga layanan yang ditawarkan tetap relevan dalam jangka panjang.

5. Kerja Sama dengan Konsultan

Jika masih ragu dalam memilih perusahaan outsourcing yang tepat, Anda dapat bekerja sama dengan konsultan yang memiliki keahlian di bidang outsourcing. Mereka dapat memberikan panduan profesional untuk memilih perusahaan outsourcing yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Beberapa konsultan biasanya juga memberi referensi yang lebih luas, serta membantu perusahaan Anda dalam merancang strategi outsourcing yang optimal. Dengan bantuan konsultan, Anda bisa meminimalisir risiko dan meningkatkan peluang kesuksesan outsourcing di perusahaan Anda.

Aturan outsourcing di Indonesia diatur dalam UU No.13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Pasal 64 UU Ketenagakerjaan menjelaskan, outsourcing adalah proses penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja yang dibuat secara tertulis.

Menurut pasal 65 dan pasal 66 UU Ketenagakerjaan, perusahaan outsourcing wajib memenuhi 4 persyaratan berikut untuk bisa beroperasi secara legal di Indonesia:

• Berbentuk badan hukum
• Memberikan perlindungan kerja dan syarat kerja sesuai peraturan yang berlaku
• Memiliki hubungan kerja legal dengan pekerja/buruh, baik itu PKWT maupun PKWTT
• Mematuhi perlindungan upah dan kesejahteraan
• Bertanggung jawab atas syarat kerja dan perselisihan yang timbul

Terkait dengan jenis pekerjaan yang diperbolehkan menggunakan sistem outsourcing, pemerintah Indonesia mengaturnya dalam UU Cipta Kerja No. 6 Tahun 2023. Menurut UU Cipta Kerja, sistem outsourcing dapat diterapkan secara luas di berbagai jenis pekerjaan, tidak hanya terbatas pada pekerjaan non-inti perusahaan.

Ingin mengetahui detail regulasi dalam penerapan outsourcing di berbagai industri?

Cake adalah platform rekrutmen global yang menghubungkan perusahaan dengan +7 juta kandidat berkualitas. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertama atau mulai tingkatkan Employer Branding lebih efektif bersama Cake. Percayakan kami sebagai Recruitment Consultant Anda untuk membantu menemukan talenta spesifik lebih baik, konsultasi hari ini!

Dapatkan wawasan mendalam dan konten informatif terkait rekrutmen, manajemen SDM, employer branding, serta tren terbaru di dunia HR hanya di Cake. Jadikan kami sumber terpercaya Anda untuk strategi perekrutan yang efektif dan solusi SDM yang inovatif.

--- Ditulis Oleh Gama Prabowo ---