績效不佳怎麼辦？雇主可用 PIP 績效改善計畫幫助員工！

當企業遇到績效不佳或有狀況的員工時，除了軟性勸說或直接解雇之外，還有一種方法稱為「績效改進計畫」 (PIP) ，讓員工和雇主還有溝通的時間，一起面對問題。本文將介紹績效改進計畫的流程和具體內容，以及員工若是在 PIP 後仍然沒有進步該怎麼辦。

PIP 能夠精確指出員工在工作中哪些特定技能表現不佳，例如操作軟體不熟練、語言能力不足以致無法流暢與客戶溝通等等，或者哪些軟性技能有所不足，例如領導能力和團隊合作。相對的，當表現良好的員工希望晉升至新職位時，PIP 也能成為一個有用的評判標準，確定員工的優劣勢。

然而，當員工持續表現不佳或遇到重大問題時，就需要啟動 PIP 流程。 PIP 通常由員工的主管制定，接著提交給人力資源部門，進行面談和輔導。在面談中，管理者與員工將合作討論其表現問題，明確指出不足之處，並確定改進的具體目標和行動計劃。員工必須在規定的截止日期之前實現 PIP 列出的目標，否則可能面臨潛在的失業風險。

為了確保透明度和法律合規性，整個 PIP 過程都要有詳細的書面記錄。這些文件應包括面談內容、確定的目標和時間表，以及雙方的簽名，以表示他們都理解並同意 PIP 的內容和目標。這樣的書面紀錄不僅有助於形成當事人之間的共識，還提供未來參考的依據。

總而言之，PIP 可以確保員工的表現符合公司的期望，同時也提供改進的具體時程和未來發展的機會，維護積極的工作關係。由於資遣和重新招募對企業而言既耗時又費錢，還可能引發勞資糾紛，因此透過優良的 PIP 設計，改善現有員工的表現，將他們的優勢最大化，無疑是一種雙贏且符合法規的做法。

在發出 PIP 通知之前，記得提前給予員工警示和做足前期準備。警示應具體而中立客觀，提供具體的事實和數據，以確保員工理解其績效不佳的原因。

同時，應明確列出改進的目標和期望，讓員工知道他們需要達到什麼標準，避免過於籠統的說法，例如「態度散漫」、「主觀意識太強」等等，可以改成「KPI 未達」、「某次專案與團隊合作時不接受他人意見，態度專斷導致失敗」，才有助於員工理解和承認。

另外，面談過程應該保持開放並鼓勵員工參與對話，提出問題和意見，以建立建設性的對話。這樣可以確保 PIP  過程的透明度和公平性，有助於員工接受評估，並共同努力改進表現。

在設定 PIP 時，我們應給予員工合理的改善機會和時間，績效改善期間通常訂在 30 至 90 天之間，而第 30 天、第 60 天 和第 90 天的檢視是關鍵，以確保員工在正確的方向上進行改善，主管也要提供必要的反饋和支持，並傾聽員工的意見。制定的目標應透明且清晰，包括時程、改善目標、評估標準，以及任何相關的文件或資訊。此外，還要設定明確的截止日期，讓雙方知道停損點。

PIP 是一個合作的過程，需要開放的溝通、定期檢視和持續支持，以確保員工的表現達到公司的期望。如果員工在 PIP 期間達到改善目標，可以考慮結束計畫，並繼續監督其表現。如果員工未能達到目標，則可能需要進一步的措施，例如解僱。

在執行 PIP 時，至關重要的是確保雙方達成共識，並設定明確的里程碑和可實現的目標。績效目標應使用明確可量化的指標，例如應確保目標符合比例原則，不能要求員工達到不切實際或超越能力的目標，以及符合 SMART 原則。

以下是 SMART 原則的五個元素的詳細說明：

1. 具體（Specific）：
   目標應該清晰地描述想要實現的事物，包含「是什麼」和「為什麼」。

2. 可衡量（Measurable）：
   目標應該通過具體的指標或標準來評估進度和成就，避免流於個人喜好與心證。

3. 可實現（Achievable）：
   不要設定過於困難或不切實際的目標，例如要求員工一個月內開發一套新產品、要求基層員工達到跟主管一樣的業績成效等等。先檢視員工可用的資源和能力，才能使其保持動力和信心。

4. 有關聯性（Relevant）：
   目標應扣合整體目標和策略，並與組織的使命和價值觀保持一致，才能實現更大的目標。

5. 有時間性（Time-bound）：
   目標應有明確的時程或截止日期，確保目標在特定時間內完成。這有助於建立時間壓力，促使行動和計劃的實施。

使用 SMART 原則可以確保目標設定清晰，易於實現，並能夠有效地評估進展。這對於個人、團隊和組織的目標管理和績效改進都非常有價值。

 PIP 的重點在於建立符合比例原則和 SMART 原則的目標，才能幫助員工理解改進和實現目標的方向。

人資和主管的角色必須切割，不應該發生角色混淆或重疊。

在 PIP 中，主管負責與績效需要改善的員工溝通，人資部門則負責降低溝通過程的摩擦，並協調、保障、平衡各方的權益。人資可以提供有關 PIP 程序的指導，確保過程合法合規，同時為被評估的員工提供支持和資源。

人資部門應該充當中立的調解者，協助解決可能出現的爭議，並確保程序的公平性。

主管在 PIP 的主要責任是進行績效評估，並根據這些評估做出主要決策。他們需要確保評估的客觀性和公正性，同時制定具體的改進計劃，以幫助員工提高績效。主管應該運用 Coaching 和引導技巧，通過提出問題、聆聽員工的觀點，找出雙方共識，並確保員工明白他們需要改進的地方。

此外，為確保流程順暢，公司應該在日常公告中明確規定公司內部的 PIP 處理辦法，確保相關人士都了解 PIP 的運作方式，從而降低混淆和不確定性，而不是等到問題發生時才開始制定相關政策。事先制訂並公布完善的流程有助於建立信任，也確保程序的公平性和合法性。最終，這將有助於提高員工績效，使組織能夠實現更好的結果。

若經過完整的 PIP 流程後，員工的表現仍無法改善，公司可以考慮採取以下機制，包括資遣、降職減薪、調動職位、內部轉調。

每個 PIP 個案的情況都有所不同，因此公司需要謹慎處理，以免造成誤會。人資作為中間者必須保持敏銳，並採取細膩的處理方式。即使主管對員工的表現感到不滿，也應展現尊重的態度，降低情緒因素的影響。

此外，在通知員工參與 PIP 時，人資和主管應注意到員工可能有即將被解雇的預期心理。因此，別忘記提供員工情緒支持、關懷心理健康和福祉，以及確保他們感到尊重和被聆聽，上述作為都能有效減輕這一困難時期的壓力，才能鼓勵他們積極參與 PIP 以改善其表現。

績效改善計畫是協助員工提升表現的關鍵工具，為員工克服職涯上的挑戰，提升自我技能。成功的 PIP 需要勞資雙方的合作與溝通，不只員工要積極參與，管理層也要提供協助和資源，才得以讓 PIP 成為促進個人和公司達成共同目標的有力工具。