3 Program Kerja HRD untuk Perusahaan yang Optimal dan Cara Menyusunnya [+Template]

Pandemi COVID-19 tentunya mengubah banyak dinamika kerja, baik secara internal maupun eksternal. Salah satu bagian internal yang terkena imbasnya adalah bagian HR (Human Resources) terutama karena perubahan dinamika kerja yang menjurus ke arah kerja secara remote. Perubahan dinamika kerja ini tentunya menyebabkan bagian HR beradaptasi dengan situasi kerja yang terus berubah, baik saat kondisi pandemik atau kondisi pemulihan dari pandemi.

Maka dari itu, bagian HR juga harus melakukan penyesuaian program kerja HRD. Penyesuaian ini dapat dilakukan baik dengan perubahan metode yang dilakukan dalam berbagai rencana kerja HRD, maupun perombakan total dari rencana kerja HRD tersebut. Artikel ini akan membahas mengenai perencanaan beserta contoh program kerja HRD.

1. Tetapkan Gol dari Program Kerja HRD

Dalam membuat program kerja HRD baik tahunan maupun program kerja HRD bulanan, dalam perusahaan, ada baiknya untuk mengatur beberapa parameter. Sebelum menciptakan program kerja HRD untuk karyawan, hal pertama yang harus ditentukan adalah tujuan dan sasaran dari program kerja HRD tersebut. 

Pengaturan tujuan program kerja HRD ini contohnya adalah fokus dalam menarik dan mempertahankan tenaga kerja untuk perusahaan tersebut, meningkatkan motivasi pegawai dalam perusahaan, atau meningkatkan produktivitas dan mempertahankan budaya perusahaan.

2. Delegasikan Tugas

Setelah menentukan tujuan dan sasaran dari program kerja HRD, setiap bagian dari perusahaan tentunya akan bertanggung jawab dalam membantu memenuhi tujuan tersebut. Tim HRD sebaiknya mengkomunikasikan tujuan dan sasaran dari program kerja HRD kepada setiap bagian perusahaan, agar bagian-bagian perusahaan dapat bekerjasama untuk memenuhi tujuan bersama tersebut. 

Setelah membagi tanggung jawab dari setiap bagian perusahaan, tim HRD juga sebaiknya membantu setiap tim lebih lanjut dalam proses pelaksanaan program kerja tersebut.

3. Buat Kebijakan

Setelah membagi tanggung jawab kepada setiap bagian perusahaan, tim HRD akan membuat rencana yang lebih konkrit untuk bagian perusahaan yang lain. Dalam pembuatan rencana untuk bagian-bagian lain, sebaiknya ada pedoman-pedoman yang dimiliki terlebih dahulu dalam bentuk kebijakan HRD. 

Kebijakan-kebijakan HRD ini akan membantu bagian lain dalam perusahaan untuk memastikan bahwa rencana kerja yang mereka lakukan sesuai dengan rencana kerja yang dibuat oleh tim HRD. Kebijakan-kebijakan ini juga berperan dalam memastikan bahwa rencana yang dilakukan oleh bagian lain dalam perusahaan tetap sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

4. Menganalisis dan Melaksanakan Program Kerja HRD

Pelaksanaan dari program kerja HRD tentunya adalah salah satu bagian yang paling penting setelah proses perencanaan kerja. Proses pelaksanaan program kerja HRD, walaupun akan dilakukan oleh bagian-bagian departemen masing-masing, akan dilaporkan ke bagian HRD. Program kerja HRD yang sudah dilakukan akan dilaporkan ke bagian HRD atau perusahaan secara umum, dan bagian HRD akan nantinya menganalisa keefektifan dari program tersebut, dan perencanaan lanjutan untuk program kerja HRD di tahun selanjutnya.

Akhirnya, hasil rencana kerja HRD tersebut tentunya harus dianalisa. Proses analisis ini sebaiknya dilakukan bersama, baik dari tim HRD atau dari tim lainnya dalam perusahaan yang melaksanakan program kerja tersebut. Inti dari analisis ini adalah untuk melihat peningkatan KPI (key performance index) dari pegawai, serta kepuasan pegawai mengenai program kerja HRD tersebut. Indikator-indikator tersebut nantinya akan digunakan untuk mengukur kesuksesan program kerja HRD tersebut dan mempengaruhi rencana kerja HRD di periode selanjutnya.

Walaupun mungkin terdengar sederhana di awal, pembuatan program kerja HRD mungkin terkesan sedikit membingungkan. Untuk membantu dalam proses pembuatan rencana kerja HRD, berikut adalah beberapa contoh program kerja bidang personalia yang dapat digunakan sebagai basis program kerja HRD:

1. Perekrutan Pegawai dengan Efektif

Perekrutan pegawai tentunya adalah salah satu program kerja HRD yang sangat umum ditemukan di berbagai jenis industri. Walaupun begitu, perekrutan ini tidak dapat dilakukan dengan mudah. Tim HRD harus bekerja sama dengan bagian-bagian lain di perusahaan untuk melakukan perencanaan sumber daya manusia terlebih dahulu.

Tim HRD harus berkomunikasi dengan bagian lain dan melihat rencana kerja dari masing-masing tim tersebut di periode selanjutnya, melihat alokasi sumber daya manusia yang dibutuhkan serta spesialisasi yang diperlukan dari bagian dan proyek tersebut, dan melakukan proses rekrut tenaga kerja yang memenuhi kebutuhan tersebut. 

Selain pertimbangan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dalam proyek atau bagian lain, tim HRD juga tentunya memiliki pertimbangan internal lainnya. Pertimbangan seperti jumlah budget, dan keselarasan dari kandidat-kandidat yang sedang diseleksi tentunya akan mempengaruhi hasil dari program kerja HRD ini.

2. Program Pelatihan Karyawan

Seiring perkembangan jaman, informasi baru dapat membantu pegawai untuk melakukan pekerjaannya dengan lebih mudah. Perkembangan teknologi dan peralatan baru harus dibarengi dengan pelatihan karyawan agar para karyawan dapat menggunakan teknologi tersebut secara maksimal dan secara aman juga. Walaupun peralatan yang digunakan bagian perusahaan berbeda, program pelatihan karyawan juga merupakan program kerja yang direncanakan HRD.

Program kerja ini direncanakan HRD karena walaupun utamanya pelatihan dilakukan mengenai peralatan baru, pelatihan kerja juga dapat dilakukan mengenai pelatihan personalia. Pelatihan dalam bidang personalia seperti pelatihan manajemen, pelatihan orientasi pegawai baru, atau bahkan program mentor merupakan beberapa contoh program kerja pelatihan personalia. Maka dari itu, tim HRD sebaiknya dapat mempersiapkan program pelatihan karyawan dalam berbagai bidang tersebut.

3. Program Evaluasi Karyawan

Selain program pelatihan, evaluasi pegawai juga merupakan salah satu program kerja oleh HRD. Program evaluasi umumnya dilakukan dalam periode tahunan dengan tujuan melihat performa dari karyawan secara umum dan pelaporan ke pihak manajemen. Indikator dari program evaluasi ini dapat menggunakan KPI (Key Performance Index), angka penjualan, atau indikator lainnya, tergantung dari perusahaan tersebut.

Hasil program kerja HRD ini dapat digunakan sebagai acuan rencana kerja HRD di tahun selanjutnya, seperti misalnya perencanaan program pelatihan karyawan di bidang tertentu atau perekrutan karyawan baru. Hasil program ini juga dapat digunakan sebagai acuan untuk pemberian bonus tahunan kepada karyawan, atau pengadaan promosi bagi karyawan dengan kinerja yang sangat baik.

Dalam penyusunan template rencana kerja HRD, umumnya ada beberapa bagian penting yang sebaiknya disebutkan, agar tujuan dari rencana kerja tersebut dapat terpenuhi. Beberapa bagian ini adalah bagian yang ingin diperbaiki, dasar masalah, solusi, ukuran kesuksesan, bagian yang bertanggung jawab, dan timeline dari penyelesaian masalah tersebut.

Berikut adalah contoh program kerja HRD:

Kesimpulan

Contoh-contoh program kerja HRD tahunan tersebut merupakan beberapa contoh sederhana dalam pembuatan rencana kerja HRD. Dalam pembuatan rencana kerja HRD, ada baiknya untuk mengingat beberapa aspek penting, terutama mengenai tujuan pembuatan rencana kerja HRD tersebut, solusinya, pihak yang bertanggung jawab, pengukur kesuksesan konkrit, beserta jadwal dari rencana tersebut. Dengan mengingat berbagai aspek tersebut, pembuatan rencana kerja HRD akan dapat dilakukan secara lebih efektif dan mencapai tujuan yang diinginkan.

Selain pembuatan rencana kerja, tim HRD juga bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan dan evaluasi dari program kerja HRD tersebut. Tanggung jawab ini tentunya dibagi dengan tim yang melakukan program kerja tersebut, namun ada baiknya untuk tim HRD untuk mengetahui hasil dari program kerja tersebut karena pembuatan rencana kerja HRD di tahun selanjutnya akan didasarkan pada rencana kerja HRD di tahun sebelumnya dan program apa saja yang efektif. 

Selain pembuatan rencana kerja HRD di tahun selanjutnya, tim HRD juga dapat melihat performa dari tim-tim lain dari hasil program tersebut untuk dilaporkan ke bagian manajemen untuk kepentingan pemberian bonus atau promosi.

--- Ditulis oleh Sasannaditya Surya Wang ---