Mau Jadi Project Manager? Ketahui Tugas, Gaji, Skill, Dll.

Ketika mendengar atau melihat “Project Manager” atau “Manajer Proyek” di sebuah posting pekerjaan, apa yang langsung muncul di benakmu?

Mungkin terlintas di pikiranmu bahwa ini adalah pekerjaan seseorang di tingkat manajer dan pekerjaan sehari-harinya adalah mengelola proyek-proyek.

Benar sekali, deskripsi tersebut merupakan penjelasan singkat untuk orang awam tentang pekerjaan manajer proyek.

Namun, pekerjaan project manager lebih dari sekedar mengelola proyek yang sedang berlangsung, lho! Project manager adalah kunci keberhasilan sebuah proyek dengan lingkup proyek, jadwal proyek, dan budget proyek yang sudah disepakati dengan para pemangku kepentingan proyek sebelum sebuah proyek berlangsung.

Apakah kamu tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang project manager, beserta tugas dan tanggung jawabnya, skill yang dibutuhkan, dan tips-tips untuk menjadi seorang project manager?

Simak artikel ini untuk segudang informasi mengenai project manager yang perlu kamu ketahui!

Melansir situs Association of Project Manager, project manager adalah seseorang yang bertanggung jawab atas manajemen proyek sehari-hari dan harus berkompeten dalam mengelola enam aspek proyek, yaitu:

1. Ruang lingkup (Scope) 
2. Jadwal (Schedule)
3. Keuangan (Finance)
4. Risiko (Risk)
5. Kualitas (Quality)
6. Sumber daya (Resources)

Seorang manager project harus memiliki tanggung jawab atas keseluruhan untuk keberhasilan inisiasi, perencanaan, desain, pelaksanaan, pemantauan, pengendalian dan penutupan proyek.

Skill yang dibutuhkan untuk menjadi project manager yang sukses tidak semua berupa keterampilan teknis, melainkan kombinasi antara soft skills dan technical skills. Skill project manager bersifat universal dan transferable, ini artinya keterampilan yang kamu pernah gunakan dalam sehari-hari, dan relevan di semua industri. 

Namun, skill ini dikembangkan lebih jauh melalui pendidikan atau pelatihan, seperti penggunaan software project management dengan Microsoft Project, Asana, Trello, dan Jira.

Perkembangan karir (career progression) seorang project manager biasanya dimulai dari posisi:

1. Project Administrator/(PMO) Project Management Officer (pengalaman kerja 1-2 tahun),
2. Senior Project Support (pengalaman kerja 3-4 tahun), 
3. Project Manager (pengalaman kerja lebih dari 5 tahun),
4. Project Director (pengalaman lebih dari 10 tahun).

💰 Kisaran Gaji Project Manager: Rp 4.000.000 - 17.000.000/bulan

Tugas dan tanggung jawab project manager adalah memastikan proyek berjalan tepat waktu (Time), sesuai anggaran (Budget), dan dalam ruang lingkup (Scope). Job desk project manager melibatkan dirinya pada seluruh “Project Life Cycle” atau siklus proyek yang akan dibahas lebih lanjut disini.


Berikut adalah tahapan dari siklus sebuah proyek:

Tahap Inisiasi proyek adalah fase pertama dari siklus hidup proyek.

Informasi-informasi tersebut akan dimuat di sebuah dokumen Project Charter untuk memberi wewenang kepada manajer proyek sehingga proyek dapat disetujui dan dimulai. Selain itu, ini juga merupakan tanda izin resmi untuk menggunakan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan proyek.

Setelah dokumen Project Charter telah disetujui, perencanaan proyek adalah salah satu fase paling penting dalam siklus hidup proyek. Project manager akan membuat sebuah dokumen rencana proyek (project plan) dimana deliverables dan timeline proyek, tugas-tugas yang harus diselesaikan, serta waktu untuk menyelesaikan masing-masing tugas akan diidentifikasi. 

Sebuah proyek tidak bisa berjalan dengan lancar tanpa perencanaan yang memadai. Dengan adanya perencanaan yang tepat, project manager dapat mengatur aktivitas dalam seluruh proyek menjadi serangkaian deliverables dengan memetakan timeline dan memastikan ketersediaan sumber daya perusahaan.

Rencana proyek (project plan) adalah sebuah dokumen hidup yang dapat terus berkembang dan berubah sepanjang proyek berlangsung. 

Setelah semua telah direncanakan dengan baik pada fase perencanaan sebelumnya, ini saatnya anggota tim menempatkan rencana proyek ke tindakan nyata. Anggota tim akan menyelesaikan pekerjaan yang telah diidentifikasi dalam rencana proyek untuk mencapai tujuan proyek. 

Pekerjaan project manager pada fase pelaksanaan juga dapat termasuk untuk memfasilitasi penyelesaian masalah yang timbul saat proyek berlangsung, mengkomunikasikan progres dan status projek kepada para pemangku kepentingan dan anggota tim.

Proses pemantauan ini sebenarnya terjadi di setiap tahap proyek, dimulai dari awal proyek dan berlanjut selama fase perencanaan, pelaksanaan, dan penutupan. 

Pemantauan proyek oleh project manager  juga akan didokumentasikan dalam dokumen laporan untuk menggambarkan kemajuan proyek dan memastikan setiap aktivitas dalam proyek dapat selesai dengan baik dan tepat waktu.

Selain itu, pertemuan mingguan juga akan dijadwalkan untuk menyampaikan kemajuan proyek, isu yang timbul saat proyek berlangsung, dan rencana penyelesaian isu tersebut.

Tahap penutupan adalah tahap akhir dari siklus hidup manajemen proyek yang menandakan selesainya proyek.

Dokumen lesson learned yang dibuat project manager/project leader adalah untuk menggambarkan apa yang berjalan dengan baik, apa yang tidak berjalan dengan baik, apa yang dapat dilakukan secara berbeda untuk meningkatkan praktik manajemen proyek yang akan datang.

Nah, setelah kamu sudah paham seputar apa tugas seorang project manager, pada bagian ini Cake akan membantu kamu untuk mengetahui skill yang harus dimiliki project manager agar kamu bisa memulai mempertimbangkan karir sebagai project manager.

Berikut merupakan beberapa skill penting yang harus dimiliki seorang project manager:

➡️ Komunikasi (Communication)

Komunikasi merupakan hal yang penting karena manajer proyek adalah seseorang yang akan berkomunikasi dan memimpin anggota tim proyek, para pemangku kepentingan, dan klien proyek tersebut. 

Tugas tersebut mengharuskan manajer proyek menjadi orang utama (key person) yang menghubungkan komunikasi proyek antar tim. Dari sini, manajer proyek ada baiknya berlatih untuk mengasah keterampilan komunikasi mereka.

➡️ Kepemimpinan (Leadership)

Seperti yang sudah dijelaskan di poin sebelumnya, project manager akan memimpin tim dari berbagai pihak dan mereka harus tahu kapan waktunya untuk mendelegasikan tugas kepada anggota tim dan kapan harus mengambil kendali. Tugas dan tanggung jawab project manager adalah untuk memberdayakan dan menginspirasi anggota tim karena kerjasama dalam tim sangat dipertaruhkan di sebuah proyek. 

➡️ Pemecahan Masalah (Problem Solving)

Saat sebuah proyek sedang berlangsung, tidak jarang bahwa masalah atau isu akan muncul. Ini bisa meliputi masalah mengenai ruang lingkup, anggaran, alokasi sumber daya, dan masalah lainnya. Peran project manager adalah untuk memastikan bahwa masalah ini diselesaikan secara efektif untuk menjaga proyek tetap pada jadwal yang direncanakan. 

Masalah yang muncul ini biasanya akan dikomunikasikan dengan baik tanpa menghindar dari konflik, melainkan menghadapinya secara transparan dalam sebuah tim sehingga tim dapat melanjutkan pekerjaan dengan efektif dan produktif. 

➡️ Negosiasi (Negotiation)

Setiap pemangku kepentingan proyek memiliki agenda nya masing-masing. Job desk project manager adalah untuk menegosiasikan persyaratan yang dapat diterima oleh semua orang dan dapat menciptakan situasi yang saling menguntungkan bagi semua orang. Manager project harus tahu kapan harus berkompromi dan kapan harus bertahan.

Ketika project manager dapat memperoleh hasil yang diinginkan dari setiap negosiasi yang dilakukan tanpa berpihak kepada siapapun, ini merupakan pertanda baik.

➡️ Manajemen Waktu (Time Management)

Waktu merupakan elemen yang penting dalam keberhasilan sebuah proyek selain ruang lingkup dan biaya anggaran proyek. Waktu pengerjaan setiap aktivitas dalam proyek akan dilacak oleh project manager untuk mengetahui tugas mana yang dapat dikerjakan secara bersamaan dan tugas mana yang bergantung dengan satu sama lain.

Dengan membagi tugas seperti ini, kinerja tim akan semakin efektif dan dapat penggunaan waktu akan menjadi lebih efisien.

Sampai disini, apakah kamu mulai tertarik untuk menjadi seorang project leader/project manager? Berikut adalah tips tambahan yang dapat membantu kamu mengambil aksi yang nyata:

✅ Ambil Sertifikasi

Skill yang kamu punya tentunya akan lebih baik jika ada sertifikasi khusus untuk bisa membuktikan bahwa kamu mampu dan berpengalaman dalam lingkup manajemen proyek (project management). Kamu bisa mengambil sertifikasi seperti:

1. Project Management Professional (PMP)
   ▸ Sertifikasi yang paling populer dan sudah diakui dunia
   ▸ Pelatihan mengenai cara merencanakan dan mengelola ruang lingkup proyek yang melibatkan pemangku kepentingan, mengelola sumber daya manusia dalam proyek, dan membuat keputusan bisnis yang baik.
2. Certified Associate in Project Management (CAPM)
   ▸ Cocok untuk yang baru ingin memulai karir di bidang project management
   ▸ Pelatihan ini mencakup project communication management dan project risk management
3. PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP) 
   ▸ Sertifikasi untuk teori dan praktik manajemen proyek secara cerdas.

✅ Pelajari Tools untuk Project Management

Ada berbagai macam tools yang tersedia di luar sana yang akan membantu kamu menjelajah dan memahami tugas project manager. Kamu bisa mencoba untuk membuat timeline sebuah proyek yang akan disusun dengan sumber daya yang kamu punya dalam proyek, serta membuat anggaran untuk keseluruhan proyek. 

Tools ini akan mempermudah tugas dan tanggung jawab project manager untuk mengelola aktivitas dalam proyek, memonitor sebuah proyek, melihat aktivitas yang sedang berjalan, dan mengevaluasi masalah yang muncul ketika proyek berlangsung.

✅ Membuat CV yang Menarik

Curriculum Vitae (CV) akan menjadi pintu masuk di awal tahap perekrutan. Pastikan kamu mempunyai CV yang berbobot dan bisa menunjukkan keterampilanmu. Sebagai contoh, Cake sudah menyediakan contohnya untuk menjadi bahan referensi kamu!

Semoga sukses dalam menemukan pekerjaan project manager yang cocok dengan kemampuan dan pengalaman kamu! 

--- Ditulis Oleh Priscilia Octaviani ---