Proposal là gì? Hướng dẫn viết Business/Marketing Proposal thuyết phục

Trong kinh doanh, proposal không chỉ là cầu nối giữa ý tưởng và hành động mà còn là bước khởi đầu quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch, dự án hoặc chiến lược bán hàng.

Tuy nhiên, việc viết một proposal ấn tượng không phải là điều dễ dàng vì văn bản này đòi hỏi sự kết hợp giữa kiến thức, kỹ năng viết, và khả năng trình bày ý tưởng.

Trong bài viết này, cùng tìm hiểu sâu hơn khái niệm proposal là gì, cách làm proposal hiệu quả và cách tiếp cận những proposal mẫu để có thêm ý tưởng cho các đề xuất kinh doanh sắp tới của bạn nhé!

Trước tiên, “propose” là gì trong môi trường kinh doanh? “Propose” là động từ chỉ việc đưa ra một ý tưởng, dự án, sản phẩm hoặc dịch vụ đến một đối tượng cụ thể như khách hàng, đối tác kinh doanh, hoặc bên quản lý.

Ngoài “propose”, các doanh nghiệp cũng sử dụng từ “pitch” để chỉ việc giới thiệu một sản phẩm, dịch vụ hoặc ý tưởng một cách ngắn gọn, súc tích. 

Vậy, không khó để bạn đoán được proposal nghĩa là gì. Đây là tài liệu (thường gồm nhiều trang) dùng để trình bày ý tưởng và thuyết phục người đọc chấp nhận đề xuất của bạn, từ đó trao cơ hội hợp tác hoặc đồng ý thực hiện dự án theo hướng mà bạn đề xuất. Mục tiêu chung của proposal có thể là: 

• Ghi lại các kế hoạch và dự đoán thực tế.
• Thu hút khách hàng và cơ hội kinh doanh mới.
• Kêu gọi tài trợ từ các nhà đầu tư. 
• Phác thảo cơ cấu cho kế hoạch tăng trưởng của công ty.
• Xác định điểm mạnh và điểm yếu của mô hình kinh doanh hiện tại.
• Giới thiệu các mô hình định giá mới và các số liệu liên quan.

Hai loại proposal thường gặp với mục đích cụ thể là:

• Business Proposal:  là loại đề xuất kinh doanh được sử dụng để giới thiệu một ý tưởng kinh doanh (business idea), sản phẩm hoặc dịch vụ mới cho một nhà đầu tư tiềm năng hoặc đối tác kinh doanh. Mục tiêu chính của business proposal là thể hiện tiềm năng mang lại lợi nhuận của ý tưởng kinh doanh.
• Marketing Proposal là loại đề xuất marketing được sử dụng để giới thiệu một chiến lược marketing cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Lập marketing proposal là một nhiệm vụ quan trọng của bộ phận account làm việc trong agency.
  Marketing proposal không chỉ là cầu nối giữa agency và khách hàng mà còn là công cụ định hình chiến lược và hướng hợp tác cho các chiến dịch quảng cáo và marketing sau này. 

Ngoài ra, các loại proposal khác như Project Proposal (Đề xuất dự án), Partnership Proposal (Đề xuất hợp tác), Financing Proposal (Đề xuất tài chính) cũng rất phổ biến trong kinh doanh. 

Đối với doanh nghiệp, một proposal “toàn năng” có thể giúp đảm bảo nguồn vốn hoặc phát triển một dự án hiện có. Còn đối với những công việc freelance, proposal là cơ hội đầu tiên để bạn tạo ra ấn tượng tích cực đối với client, từ đó “nhận job” thành công. 

Sau đây là các bước bạn có thể tham khảo để thiết kế proposal chuyên nghiệp. 

1. Nghiên cứu và phác thảo cấu trúc propose

Bạn cần chuẩn bị kỹ càng và kiểm tra các thông tin cần thiết trước khi bắt đầu viết proposal. Ở bước này, hãy đảm bảo rằng bạn có các case nghiên cứu và dữ liệu để làm ví dụ thuyết phục khách hàng hoặc nhà đầu tư.

2. Tạo tiêu đề proposal và mục lục

Trong phần giới thiệu proposal, bạn cần đưa ra một tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng, giúp người đọc hiểu ngay được ý tưởng propose, cũng như những gì họ có thể mong đợi khi xem xét bản đề xuất.

Ví dụ cho Marketing Proposal:

• Giải pháp marketing toàn diện cho thương hiệu SeTech
• Giải quyết bài toán thu hút khách hàng cho ngành bảo hiểm với chiến dịch Marketing số

Sau đó, hãy tạo phần mục lục để tóm tắt các phần của proposal, giúp người đọc tham khảo nhanh về ý tưởng, sản phẩm, chiến lược chính được đề xuất.

3. Xây dựng proposal

Mỗi loại proposal có cấu trúc và nội dung khác nhau, nhưng cấu trúc của một mẫu proposal dự án thường bao gồm:

• Trang bìa: Bao gồm logo công ty hoặc cá nhân, tên dự án, tên khách hàng, ngày tháng.
• Giới thiệu: Giới thiệu ngắn gọn về công ty hoặc cá nhân, kinh nghiệm và năng lực của người làm proposal liên quan đến dự án, lý do propose. 
• Phân tích thị trường: Phân tích nhu cầu và mong muốn của khách hàng, mô hình SWOT,...
• Mục tiêu dự án: Xác định mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được (doanh thu, số lượng khách hàng, tỷ lệ phản hồi tích cực, tiêu cực).
• Giải pháp: Mô tả chi tiết giải pháp đề xuất, cách thức giải quyết vấn đề của khách hàng, điểm khác biệt so với các giải pháp truyền thống hoặc của đối thủ cạnh tranh. 
• Kế hoạch thực hiện: Lịch trình, các mốc thời gian quan trọng, phân công nhiệm vụ, bộ phận đảm nhiệm.
• Dự toán chi phí: Liệt kê chi tiết các khoản chi phí, bảng giá dịch vụ.
• Kết luận: Tóm tắt lại nội dung chính của project/business proposal là gì và kêu gọi hành động. 

4. Chỉnh sửa và thiết kế proposal

Thiết kế đẹp mắt sẽ giúp proposal nổi bật và tạo ra ấn tượng tích cực về sự chuyên nghiệp, tính thẩm mỹ,... ngay từ cái nhìn đầu tiên. Để chuẩn bị cho bước này, bạn có thể tham khảo các proposal template trên các nền tảng design. 

Một số lưu ý để làm proposal chuyên nghiệp, ấn tượng là:

• Với proposal online, hãy bổ sung biểu đồ, bảng giá, liên kết và tệp đính kèm để nâng cao trải nghiệm tổng thể cho người đọc.
• Đảm bảo proposal không có lỗi chính tả và ngữ pháp.
• Tùy chỉnh nội dung proposal cho phù hợp với từng doanh nghiệp, khách hàng.
• Thiết kế proposal sao cho nổi bật được thương hiệu của cá nhân/doanh nghiệp.
• Không nên sao chép toàn bộ nội dung của proposal mẫu, mà cần điều chỉnh phù hợp với kế hoạch, sản phẩm/dịch vụ cung cấp và tập trung vào những điểm quan trọng.

Bạn có thể tải file proposal mẫu trên các nền tảng miễn phí, sau đó tùy chỉnh để phản ánh đúng nội dung và yêu cầu của dự án hoặc đề xuất của mình. Sau đây là một số nguồn tham khảo proposal mẫu:

1. Canva

Canva cung cấp nhiều mẫu proposal miễn phí và trả phí với nhiều phong cách và loại đề xuất khác nhau. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa mẫu theo nhu cầu của mình bằng chính công cụ design của nền tảng này. 

Canva là nền tảng design dễ sử dụng, với nhiều thiết kế proposal đa dạng, nhưng điểm hạn chế là bạn phải trả phí để có quyền chỉnh sửa một số mẫu độc quyền. 

2. Adobe Express

Adobe Express là một ứng dụng web và di động giúp bạn tạo nội dung trực quan một cách dễ dàng và chuyên nghiệp. Tương tự như Canva, trang này này cũng cung cấp nhiều template proposal đẹp mắt và sáng tạo để bạn tham khảo và chỉnh sửa. 

Template của Adobe phù hợp cho nhiều đối tượng sử dụng, từ cá nhân cho đến đội nhóm, doanh nghiệp nhỏ đến vừa. Người dùng còn có thể truy cập và sử dụng các tài nguyên từ các ứng dụng Adobe khác khi viết proposal. Một nhược điểm nhỏ của nguồn này là các template tiếng Việt đều chưa có sẵn. 

3. Các cộng đồng freelancer trực tuyến

Riêng với những ai làm việc tự do, các diễn đàn và cộng đồng freelancer như Upwork, Freelancer hoặc các nhóm trên Facebook, LinkedIn cũng có thể là nguồn tham khảo hiệu quả.

Những cộng đồng này là nơi người dùng là freelancer từ mọi ngành nghề chia sẻ lời khuyên và các file proposal mẫu mà họ đã sử dụng thành công trong quá trình làm việc.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ proposal của mình và nhận phản hồi hoặc ý kiến đóng góp của các freelancer khác cùng ngành nghề.

4. Trang web của các tổ chức chuyên về kinh doanh và tiếp thị

Những website như Hubspot hoặc Microsoft cung cấp các mẫu proposal được thiết kế bởi chuyên gia, đảm bảo tính chuyên nghiệp và phù hợp với các tiêu chuẩn ngành cụ thể. Các template trên những nền tảng này thường tối giản và dễ áp dụng, phù hợp cho các doanh nghiệp và tổ chức. 

📍 Kết luận

Cake hy vọng qua bài viết này, bạn đọc đã hiểu thêm về khái niệm proposal là gì và tầm quan trọng của tài liệu này trong môi trường kinh doanh.

Một proposal chuyên nghiệp không chỉ là cơ hội để trình bày ý tưởng và dự án một cách đầy đủ, trực quan; mà còn là bước quan trọng để tạo dựng niềm tin từ phía khách hàng, từ đó xây dựng thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp một cách hiệu quả.

--- Tác giả: Dasie Pham ---