Mengenal Prosedur Sistem Penggajian Karyawan yang Efektif! [+Contoh]

Sistem penggajian karyawan pada perusahaan tentu merupakan hal yang sangat penting. Kamu sebagai karyawan tentunya tidak mau jika perusahaan membayar gaji terlambat ataupun tidak sesuai dengan jumlah yang seharusnya. 

Oleh karena itu, sistem penggajian dan pengupahan yang baik diperlukan perusahaan untuk menjalankan fungsi secara efisien, meminimalisir kesalahan penggajian, dan diharapkan dapat dijalankan tanpa waktu dan tenaga kerja yang banyak. 

Nah, tanpa berlama-lama lagi, di artikel Cake kali ini kita akan membahas mengenai sistem penggajian pegawai secara detail hingga melihat contoh sistem penggajian.

Sistem gaji karyawan atau bisa disebut juga payroll adalah sistem yang membantu perusahaan untuk mengelola prosedur penggajian. Gaji merupakan hak utama karyawan, sehingga perusahaan harus benar-benar memastikan bahwa semua karyawan telah mendapatkan jumlah gaji yang sesuai dan tepat pada waktunya. 

Sistem penggajian pegawai secara otomatis mencakup perhitungan gaji sesuai jam kerja, uang makan, uang lembur, pemotongan asuransi dan pajak, hingga uang pensiun. Proses penggajian karyawan yang dilakukan secara efektif dan efisien, juga akan membantu divisi HR untuk bisa fokus pada aspek pekerjaan yang lain.

Berikut beberapa alasan pentingnya sistem penggajian dan pengupahan:

1. Efisiensi Waktu

Manfaat pertama sistem penggajian adalah menghemat waktu kerja. Sistem gaji akan membantu perhitungan gaji secara otomatis, sehingga dapat mengurangi kesalahan input data, dan membuat divisi HR dapat mengerjakan tugas lainnya secara lebih optimal. 

2. Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Alasan penting lain penggajian adalah memberikan upah yang seharusnya diterima tepat waktu. Hal ini tentu akan meningkatkan kepuasaan dan kepercayaan karyawan pada perusahaan, menciptakan budaya perusahaan positif, serta membuat kinerja karyawan menjadi lebih maksimal.

Tentunya, kamu juga akan merasa khawatir atau tidak senang jika perusahaan tempat kamu bekerja belum memberikan gaji/ memberikan gaji yang tidak sesuai dengan hak yang seharusnya kamu terima. 

3. Mempertahankan Reputasi Perusahaan

Selanjutnya, hal terpenting penggajian adalah memastikan bahwa aktivitas sistem gaji sudah sesuai dengan undang-undang pajak dan ketenagakerjaan negara. Penggajian karyawan yang baik tentu akan meningkatkan reputasi perusahaan, di mana hal ini selanjutnya akan menarik bakat-bakat karyawan potensial.

4. Mempermudah Catatan Pelaporan

Perusahaan wajib melaporkan pembayaran gaji, pemotongan pajak, hingga status karyawan kepada pemerintah secara berkala. Hal ini untuk memastikan bahwa perusahaan telah memberikan hak-hak yang sesuai dengan undang-undang kepada karyawan mereka. Maka, dalam hal ini sistem penggajian pegawai akan sangat membantu proses pelaporan.

Selanjutnya, mari kita cari tahu apa saja sistem penggajian karyawan pada perusahaan.

1. Sistem Penggajian Berbasis Excel

Jenis sistem penggajian karyawan pada perusahaan ini bisa dikatakan paling awal. Divisi HR menjalankan sistem penggajian dan pengupahan dengan menggunakan Microsoft Excel. 

Prosedur penggajian berbasis excel ini meliputi penggunaan formula yang disediakan excel untuk melakukan perhitungan upah akhir. Namun, metode ini dianggap memiliki berbagai kekurangan, seperti:

• Kesalahan input data yang dilakukan secara manual
• Kesulitan menambahkan atau mengurangi data karyawan
• Kemungkinan duplikasi data
• Perubahan jumlah pajak atau asuransi harus dilakukan secara manual

2. Sistem Penggajian Outsourcing

Sistem penggajian outsourcing adalah penggunaan jasa agen untuk melakukan fungsi penggajian karyawan. Beberapa perusahaan yang tidak memiliki karyawan khusus untuk menjalankan tugas payroll biasanya akan menggunakan jenis sistem penggajian ini.

Perusahaan akan memberikan data informasi gaji, absensi, uang lembur, dll. kepada pihak agen. Selanjutnya, pihak agen akan melakukan perhitungan gaji. Kekurangan dari sistem penggajian ini adalah perusahaan tidak bisa mengontrol atau mengetahui transparansi data.

3. Aplikasi Penggajian Karyawan

Penggunaan aplikasi penggajian karyawan adalah jenis terakhir sistem gaji. Penggunaan aplikasi payroll berbasis web tentunya membuat pekerjaan HR menjadi lebih efisien serta mengurangi kemungkinan kesalahan input data. 

Salah satu contoh aplikasi payroll terpercaya yang bisa kamu gunakan adalah LinovHR.

Lalu, bagaimana cara memilih sistem penggajian karyawan pada perusahaan yang baik? 

Beberapa pertanyaan berikut dapat menjadi pertimbangan perusahaan kamu sebelum memilih prosedur penggajian karyawan. Mari kita simak!

✏️ Berapa budget yang dimiliki perusahaan?

Perusahaan kecil yang tidak memiliki anggaran biaya yang banyak, akan lebih cocok untuk menerapkan sistem gaji karyawan berbasis excel. Sedangkan perusahaan besar dengan anggaran biaya berlebih dapat mempertimbangkan sistem gaji outsourcing atau aplikasi payroll berbasis web.

✏️ Bagaimana reputasi agen outsourcing?

Jika kamu ingin bekerjasama dengan agen outsourcing untuk membantu prosedur penggajian, maka hal pertama yang wajib dilakukan adalah mencari tahu detail informasi berkaitan dengan agen outsourcing.

Sudah berapa tahun mereka bekerja, berapa banyak perusahaan yang sudah mereka tangani, bagaimana feedback dari perusahaan lain terhadap hasil pekerjaan agen, seberapa banyak jumlah karyawan yang dapat ditangani, hingga bagaimana agen mengelola keamanan data perusahaan. 

✏️ Apa saja servis yang dapat diberikan agen outsourcing?

Beberapa agen outsourcing biasanya juga akan membantu untuk memberikan laporan karyawan baru, laporan tahunan, hingga menyediakan laporan untuk pelaporan pajak atau dokumen lain berkaitan dengan pemerintahan.

Hal ini tentunya juga menjadi hal penting bagi perusahaan untuk menentukan agen outsourcing mana yang paling baik. 

✏️ Apakah aplikasi pembuatan slip gaji mudah digunakan?

Sebelum memilih aplikasi penggajian karyawan tertentu, ada baiknya kamu memastikan apakah aplikasi tersebut mudah digunakan untuk karyawan HR, apakah aplikasi tersebut terintegrasi dengan baik dengan sistem/aplikasi perusahaan lain yang sudah ada. 

Semoga pertanyaan-pertanyaan di atas dapat membantu kamu/perusahaan kamu menentukan jenis sistem penggajian karyawan swasta yang paling sesuai, ya.

Salah satu hal penting dalam sistem penggajian karyawan pada perusahaan tentunya adalah pemasukan data. Tahukah kamu, data apa saja yang diperlukan dalam sistem gaji karyawan? Data karyawan dalam sistem penggajian dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

1. Data konstan

Data konstan atau disebut juga data tetap adalah data yang selalu ada dan tidak perlu dirubah setiap kali menjalankan fungsi sistem gaji. Data ini hanya akan dirubah jika dalam perusahaan memiliki pembaruan data karyawan. Data konstan meliputi:

• Nama karyawan
• Nomor pokok wajib pajak (NPWP)
• Divisi tempat bekerja
• Status pernikahan dan jumlah tanggungan
• Jumlah gaji pokok
• Jumlah penghasilan tidak kena pajak 
• Iuran BPJS

2. Data variabel

Sebaliknya, data variabel merupakan data yang tidak tetap atau selalu berubah setiap bulan. Data-data variabel meliputi:

• Jumlah jam atau hari kerja
• Jumlah hari izin, cuti, atau sakit
• Hari libur
• Penghasilan dan potongan pajak kumulatif

Pada dasarnya, sistem penggajian karyawan swasta tidak semudah kelihatannya. Sistem penggajian dan pengupahan selalu membutuhkan keakuratan data serta harus dilakukan pengawasan secara mendetail. Maka, dalam hal ini sistem penggajian karyawan yang baik dan efektif dapat dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu:

1. Pengumpulan dan Validasi Data

Tahapan pertama penggajian adalah berkomunikasi dengan departemen lain untuk mengumpulkan data gaji pokok, bonus, uang lembur, serta data absensi karyawan. Bagi perusahaan yang sudah menerapkan sistem digital, maka pekerjaan ini tentu sangat mudah. Namun, akan menjadi pekerjaan yang banyak dan berat jika dilakukan secara manual. 

Setelah mendapatkan data, maka divisi HR wajib melakukan proses validasi, apakah data sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan, apakah semua karyawan aktif sudah dimasukkan, dan memastikan bahwa tidak ada karyawan non-aktif masuk ke dalam daftar sistem gaji karyawan. 

2. Proses Perhitungan Gaji

Tahapan berikutnya penggajian adalah proses perhitungan gaji akhir setelah dilakukan proses pertambahan dan pengurangan. Setelah gaji bersih selesai dihitung, maka divisi HR wajib melakukan pengecekan ulang untuk memastikan tidak ada kesalahan terjadi. 

3. Pemotongan Gaji dan Pendataan

Perhitungan pemotongan gaji untuk pembayaran pajak atau asuransi telah dilakukan dalam tahapan sistem gaji sebelumnya. Maka, selanjutnya divisi HR akan melakukan pembayaran kepada pemerintahan, serta membuat laporan untuk mencatat seluruh proses penggajian karyawan. Prosedur penggajian ini juga harus dipastikan sudah sesuai dengan aturan undang-undang yang ada. 

4. Pembayaran Gaji Karyawan

Pembayaran gaji karyawan dapat dilakukan secara tunai, cek, ataupun transfer. Biasanya, perusahaan akan memberikan fasilitas pembukaan rekening bank yang seragam antar karyawan sehingga proses transfer dapat berjalan lebih efisien. 

Tugas dan tanggung jawab HR dalam tahapan ini adalah memastikan rekening bank perusahaan memiliki dana sejumlah yang dibutuhkan, mendapatkan pernyataan bank berkaitan dengan gaji karyawan, memastikan data akun bank masing-masing karyawan sudah benar, memastikan jam berapa biasanya gaji ditransfer, serta pemberian slip gaji kepada karyawan. 

5. Pelaporan Penggajian ke Divisi Keuangan

Tahapan akhir sistem penggajian adalah membuat laporan seluruh proses pembayaran gaji dan melaporkannya divisi keuangan atau pimpinan perusahaan.

Untuk lebih memahami keseluruhan proses sistem penggajian karyawan swasta, mari kita simak contoh-contoh sistem penggajian berikut ini:

Di indonesia sendiri, ada banyak aplikasi pembuatan slip gaji yang paling sering digunakan dan terpercaya, diantaranya:

• Mekari Talenta
• GajiHub
• Gadjian
• Spenmo
• Axia Solusi
• GreatDay HR
• LinovHR

Nah, semoga sekarang kamu sudah paham ya bahwa sistem penggajian karyawan swasta perlu dijalankan dengan baik dan efisien. Mengapa? Karena sistem gaji karyawan yang baik memiliki beberapa manfaat positif, seperti: 

• Membuat kerja lebih efisien dan menghemat waktu
• Mempermudah dalam proses pelaporan
• Meningkatkan kepuasan karyawan
• Meningkatkan reputasi perusahaan

Selain itu, walaupun setiap perusahaan menerapkan metode sistem penggajian karyawan yang berbeda, namun pada dasarnya prosedur penggajian selalu sama. Dimulai dari pengumpulan dan validasi data, perhitungan gaji, pembayaran, hingga pelaporan.

Itulah penjelasan mengenai sistem penggajian pegawai beserta contoh sistem penggajian. Semoga bisa bermanfaat ya buat kamu!