Pahami 7 Proses Rekrutmen dan Tips Merekrut Efektif di 2024

Proses rekrutmen adalah salah satu elemen vital dalam kelancaran operasional perusahaan. Menurut studi, biaya penggantian karyawan dapat mencapai 6-9 kali dari gaji bulanan. Sehingga, penting untuk melaksanakan rekrutmen yang efektif.

Untuk mengurangi turnover karyawan dan biaya terkait, perusahaan perlu mengoptimalkan proses rekrutmen. Ini mencakup pemasangan iklan lowongan kerja, seleksi CV, wawancara kandidat, pemilihan kandidat, hingga orientasi karyawan baru.

Bagaimana cara merekrut karyawan yang tepat? Simak langkah-langkah rekrutmen yang efektif berikut ini.

Memang pada praktiknya dalam mencari karyawan terbaik untuk perusahaan dibutuhkan alur rekrutmen yang jelas dan efektif. Tak heran bila perusahaan memberikan fokus yang penuh pada prosedur rekrutmen agar berjalan dengan baik.

Bagaimana cara merekrut karyawan? Bagaimana langkah langkah rekrutmen yang efektif? Dibawah ini Cake akan membahas beberapa tahapan rekrutmen beserta contoh proses rekrutmen dan seleksi karyawan. 

1. Identifikasi Kebutuhan Posisi dan Perencanaan Rekrutmen

Hal pertama yang perlu diperhatikan dalam sistem rekrutmen karyawan adalah mengidentifikasi posisi yang dibutuhkan dan merencanakan seleksi SDM. Posisi yang perlu diidentifikasi adalah posisi yang membutuhkan skill baru, mengisi di departemen baru, atau posisi yang kosong dalam waktu lama. 

Tahap awal perekrutan tenaga kerja dimulai dari perencanaan rekrutmen yang melibatkan analisis dan deskripsi spesifikasi pekerjaan, kualifikasi, pengalaman, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi yang dibutuhkan.

2. Menyiapkan Iklan Lowongan Kerja

Setelah menentukan posisi yang dibutuhkan, maka saatnya mempersiapkan iklan lowongan kerja beserta deskripsi pekerjaan yang komprehensif. Deskripsi pekerjaan ini menjelaskan tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh karyawan dengan posisi tersebut serta ekspektasi pekerjaannya. 

Sehingga kandidat bisa menilai sendiri, apakah mereka termasuk dalam kualifikasi tersebut atau tidak. Hanya kandidat yang sesuai kualifikasi yang akan mendaftar lowongan tersebut.

Nah, apa saja yang perlu dicantumkan pada iklan loker?

• Nama jabatan/Judul pekerjaan beserta jenis kontrak
• Profil perusahaan
• Tugas dan tanggung jawab
• Kualifikasi dan skill
• Lokasi penempatan
• Kompensasi, dan fasilitas yang didapatkan
• Informasi cara melamar kerja

Untuk menulis deskripsi pekerjaan dalam tahapan rekrutmen ini sedikit rumit. Ini dia Do and Don’ts saat menulis deskripsi pekerjaan. 

3. Publikasi Lowongan Pekerjaan

Setelah semua siap, saatnya mempublikasikan lowongan pekerjaan. Ada beberapa metode rekrutmen yang bisa dilakukan di berbagai channel. Apa saja itu?

1. Job Portal/Website Lowongan Kerja
   Website lowongan kerja menjadi channel yang paling penting untuk mencari kandidat dengan cakupan yang lebih luas. Pasalnya job portal ini dikhususkan untuk pencari kerja, sehingga perusahaan akan lebih mudah mendapatkan kandidat yang sesuai. Beberapa website lowongan kerja yang ternama di Indonesia: CakeResume, JobStreet, Glints, dll.
   
2. Website Perusahaan
   Biasanya pada laman website perusahaan akan ada halaman khusus untuk karir. Dimana perusahaan bisa memposting lamaran pekerjaan pada laman khusus karir. Pastikan laman ini mudah diakses, sehingga memudahkan pelamar untuk melamar pekerjaan. Selain untuk menjaring pelamar terbaik, website perusahaan bisa menjadi branding bagi perusahaan itu sendiri. 
   
3. Sosial Media
   Sosial Media tak luput sebagai channel proses rekrutmen terbaik untuk menjaring calon karyawan. Dengan banyaknya pengguna users internet, sosial media seperti LinkedIn, Facebook, dan Twitter memberikan peluang untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai. 
   
4. Job Fair
   Job Fair merupakan event yang memberikan ruang pada perusahaan untuk menjaring pelamar dalam satu waktu. Perusahaan bisa mendaftar ke job fair yang akan berlangsung untuk menarik kandidat pelamar kerja.
   
5. Rerkutmen Kampus
   Bisa dikatakan bahwa proses rekrutmen dari kampus memakan waktu yang cepat dan murah dalam menjaring pelamar untuk mengisi posisi tersebut. Pada dasarnya fresh graduate sangat antusias dalam mencari pekerjaan. 

4. Screening dan Shortlisting

Survey membuktikan bahwa 46% dari recruiter cukup struggle untuk menarik kandidat terbaik, dan hal yang paling menantang bagi recruiter dalam tahapan rekrutmen karyawan adalah mengidentifikasi kandidat yang tepat. 

Cara merekrut karyawan yang berkualitas antara lain dengan melakukan screening dan shortlisting kandidat dengan efektif dan efisien.

Nah, ini dia empat langkah-langkah rekrutmen untuk memilih kandidat terbaik:

1. Seleksi kandidat dengan kualifikasi minimum dari perusahaan
2. Menyeleksi dengan melihat sertifikasi, pengalaman kerja yang relevan, expertise, skill teknis, dan soft skill yang dimiliki oleh kandidat
3. Shortlist kandidat yang mencapai kualifikasi minimum dan skill yang mendukung untuk posisi yang dicari
4. Apabila ada informasi yang kurang jelas dalam CV, recruiter bisa mencatatnya dan menanyakan langsung pada kandidat saat interview

5. Interview

Setelah memiliki list kandidat yang dipilih, tahapan rekrutmen selanjutnya adalah proses interview. Interview dalam proses rekrutmen untuk mengenal kandidat lebih jauh dan melakukan pencocokan informasi CV yang di submit pada perusahaan. 

Nah, ternyata alur rekrutmen interview ada beberapa tahapan, lho. Yuk, simak dibawah ini: 

• Interview HRD: 
  Setelah lolos administrasi, calon karyawan akan diundang menghadiri interview dengan HRD sebagai proses rekrutmen selanjutnya. Pada tahapan interview HRD ini pertanyaan yang sering muncul antara lain pengalaman kerja, kegiatan sehari-hari, dan potensi diri dari kandidat. 
• Interview User
  Berbeda dengan interview HRD, pada interview user akan berfokus seputar teknis pekerjaan dan skill yang dimiliki. Tujuan  interview user ini untuk menggali lebih dalam apakah kandidat skill teknis yang dimiliki cocok untuk posisi yang dibutuhkan. 
• Psikotes
  Apabila kandidat lolos dua tahapan wawancara, maka tahapan rekrutmen selanjutnya adalah tes psikotes. Pada umumnya, kandidat akan diberikan beberapa soal dan tes psikologi untuk melihat potensi dan bakat yang dimilki oleh kandidat.
• Interview dengan Manager 
  Interview dengan manager adalah rangkaian terakhir proses rekrutmen. Pada tahapan rekrutmen ini akan dilakukan oleh manajer langsung untuk mengetahui kelayakan kandidat pada posisi pekerjaan yang dicari. Interview dengan manager adalah rangkaian terakhir proses rekrutmen. Pada tahapan rekrutmen ini akan dilakukan oleh manajer langsung untuk mengetahui kelayakan kandidat pada posisi pekerjaan yang dicari. 

6. Evaluasi dan Offering

Tahap selanjutnya setelah calon tenaga kerja melakukan wawancara terakhir adalah evaluasi dan offering. Pada proses rekrutmen ini perusahaan memastikan informasi yang tertulis pada lamaran. 

Kerap kali perusahaan menghubungi orang-orang yang dijadikan referensi kandidat seperti dosen, atau supervisor di perusahaan sebelumnya. Tahapan rekrutmen karyawan ini bertujuan untuk mengetahui informasi detail kandidat. Apabila merasa cocok, maka proses rekrutmen selanjutnya adalah memberikan offer letter kepada kandidat. 

7. Negosiasi Gaji dan Orientasi

Tahapan rekrutmen selanjutnya adalah negosiasi gaji dengan kandidat yang terpilih. Biasanya perusahaan sudah memiliki standar gaji untuk setiap posisi yang dibutuhkan. 

Selanjutnya, recruiter akan melakukan onboarding karyawan, yakni memberikan pemaparan mengenai teknis pekerjaan seperti tugas dan tanggung jawab selama bekerja. Selain itu perusahaan akan menjelaskan sistem penggajian, jatah cuti, fasilitas kantor, asuransi kesehatan, dan lain-lain. 

Pastinya proses rekrutmen yang efektif memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan. Nah, apa saja benefit dari tahapan rekrutmen yang efektif? 

1. Hemat biaya perekrutan 

Proses rekrutmen yang efektif bisa menghemat biaya perekrutan. Mengapa demikian? Dengan aktif meng-hire karyawan baru akan meningkatkan profitabilitas dan performa bisnis. Serta membantu setiap departemen dengan karyawan yang dibutuhkan dalam meningkatkan performa. 

2. Kandidat lebih berkualitas

Dengan melakukan proses seleksi karyawan yang cepat akan menarik perhatian kandidat-kandidat terbaik. Ketika proses rekrutmen lambat, maka kandidat yang berkualitas akan mencari opportunity di perusahaan yang lain. Sehingga perusahaan akan kehilangan kandidat terbaik mereka. 

3. Meningkatkan produktivitas karyawan

Proses seleksi karyawan yang efektif akan meningkatkan produktivitas karyawan, terutama departemen HR. Departemen HR bisa berfokus untuk melakukan pelatihan kepada karyawan baru dan karyawan lama. Pastinya dengan pelatihan dan pengembangan, bisa meningkatkan performa karyawan lainnya. 

➡️ Otomatisasi

Gunakan applicant tracking system (ATS) untuk memaksimalkan otomatisasi proses rekrutmen. Sistem ini mampu melacak jumlah pelamar, serta menyeleksi resume pelamar yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan. 

Pastinya proses seleksi karyawan lebih cepat dan recruiter bisa berfokus untuk melakukan prosedur rekrutmen selanjutnya. 

➡️ Data-driven Decisions

Evaluasi dan pengembangan proses rekrutmen pada perusahaan bisa dilihat dari data atau statistik dari seleksi SDM sebelumnya. Pastinya perusahaan perlu membangun data analytic systems yang lengkap untuk melihat jumlah pelamar, jumlah pelamar yang diwawancara, universitas asal pelamar, dan lain-lain.

➡️ Membangun Employer Branding

Employer Branding sangat penting untuk menarik perhatian para kandidat-kandidat terbaik dalam proses rekrutmen. Branding perusahaan yang jelas dan informatif akan meningkatkan kredibilitas dan keprofesionalan perusahaan. 

Lakukanlah  branding  di website atau sosial media perusahaan agar lebih efektif. Jangan lupa untuk memberikan deskripsi perusahaan yang lengkap beserta visi dan misinya. 

➡️ Sesuaikan Proses Rekrutmen dengan Kebutuhan Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki proses rekrutmen yang berbeda-beda tergantung kebutuhan perusahaan. Seperti contoh proses rekrutmen dan seleksi karyawan Amazon yang menggunakan sistem peer-review atau penilaian dari karyawan internal.

Sistem peer-review ini melibatkan karyawan internal Amazon untuk turut andil pada proses rekrutmen. Hal ini dilakukan oleh Amazon karena mereka ingin mencari kandidat yang tepat dan sesuai dengan pekerjaan serta karyawan yang bekerja dalam departemen tersebut.  

Kesimpulan

Performa perusahaan di masa depan ditentukan dengan sumber daya manusia yang berkualitas. Untuk itu proses rekrutmen yang efektif dan efisien dalam menjaring kandidat terbaik menjadi tahapan yang sangat penting bagi perusahaan. 

Pastinya perencanaan rekrutmen perlu dipikirkan secara matang dan tepat, agar tidak membuang waktu dan biaya dalam proses rekrutmen. 

Semoga ulasan proses rekrutmen dari CakeResume bisa membantumu dalam pelaksanaan proses rekrutmen dan seleksi karyawan yang lebih baik.