Apa itu Purchasing Staff: Tugas, Skill Set, Jenjang Karir

Perusahaan tentunya membutuhkan kebutuhan akan barang atau jasa yang harus dipenuhi untuk melaksanakan proses kerjanya. Maka, perusahaan manufaktur membutuhkan tenaga bagian purchasing atau yang biasanya juga disebut sebagai purchasing staff atau buyer. 

Apa itu purchasing staff?

Secara umum, staff purchasing adalah pihak dari perusahaan yang bertanggung jawab dalam pembelian barang atau jasa untuk perusahaan.

Bagi kamu yang penasaran arti purchasing staff, gaji purchasing staff, job desk purchasing staff, alur kerja, skill, dan cara menjadi purchasing staff, kamu sedang membaca artikel yang tepat!

Pengertian Purchasing Staff

Purchasing adalah divisi yang memiliki peran penting dalam sebuah perusahaan. Divisi ini bertugas membeli barang atau jasa dari pihak ketiga untuk kebutuhan operasional perusahaan. 

Purchasing officer atau purchasing staff adalah karyawan yang bertanggung jawab dalam mengurus pembelian material yang dibutuhkan di perusahaan. Pembelian yang dilakukan staff purchasing yaitu barang-barang yang mendukung kinerja perusahaan. Barang tersebut bisa berupa:

• Perlengkapan kantor
• Bahan baku, dan material lainnya yang dibutuhkan oleh divisi lainnya. 

Oleh karena itu, purchasing staff perlu mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan, seberapa besar anggaran, dan apa rencana perusahaan untuk kedepannya. 

Gaji Purchasing Staff

Bagi kamu yang ingin berkarir menjadi staff purchasing, kamu tidak perlu khawatir karena gaji purchasing staff cukup menggiurkan.

Namun, besarnya gaji purchasing staff bergantung pada jabatan dan lokasi. Besarnya tugas dan tanggung jawab purchasing staff pun juga menentukan tingginya gaji. Selain itu, sektor-sektor industri besar seperti konstruksi dan tekstil juga menawarkan gaji yang besar. 

Profesi purchasing staff memiliki jenjang karir yang menjanjikan. Berikut adalah gaji purchasing staff berdasarkan jabatannya:

• Purchasing Staff perusahaan skala kecil: Rp. 2.000.000 - 2.500.000
• Staff Junior Purchasing: Rp. 3.782.061
• Staff Purchasing: Rp. 4.312.000
• Senior Purchasing: Rp. 4.891.159
• Manager Purchasing: Rp. 12.054.086 - Rp. 18.840.877

Tergiur untuk menjadi purchasing staff? Yuk, pelajari lebih lanjut tentang job desc purchasing staff!

Ada banyak tugas purchasing staff yang harus dikerjakan setiap harinya. Job desk staff purchasing meliputi tugas yang dipercayakan oleh purchasing manager seperti melakukan riset akan pemasok dan vendor, memeriksa barang, dan memeriksa laporan. 

Dari sini bisa dilihat bahwa, purchasing officer adalah seseorang yang mampu multitasking dan mengevaluasi produk dan vendor. 

Di bawah ini adalah tugas purchasing staff dengan lebih detail, yaitu:

• Melakukan riset barang dan mencari supplier baru.
• Melakukan analisa Total Cost of Ownership (TCO).
• Membuat daftar pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Misalnya, peralatan kantor, komputer baru, pembelian bahan baku, dll.
• Melakukan kategorisasi barang supaya mudah dipahami. Misalnya, berdasarkan langganan, jenis Purchase Order (PO), periode pembelian, dll.
• Membuat daftar nama supplier.
• Membangun hubungan profesional dengan klien dan supplier.
• Mengajukan persetujuan Purchase Order (PO) pada kepala divisi keuangan untuk memesan barang atau bahan baku. 
• Melakukan proses pemesanan barang kepada supplier.
• Melakukan negosiasi kepada supplier untuk mendapatkan harga yang terbaik dan profitable.
• Memantau agar pengiriman barang berjalan sesuai jadwal yang direncanakan.
• Memastikan kondisi dan kualitas barang yang dipesan sudah memenuhi kebutuhan perusahaan. 
• Mencatat faktur Purchase Order (PO) dan menghubungi divisi keuangan tentang pembayaran barang yang telah dipesan. 
• Bekerja sama dengan tim gudang tentang penyimpanan barang.

Untuk mengerti lebih dalam tentang tugas staff purchasing, Cake telah menyediakan penjelasan tentang alur pekerjaan purchasing staff.

1. Melakukan Perencanaan

Sebelum melakukan pembelian, purchasing staff harus membuat perencanaan untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan. 

Ketika melakukan perencanaan, purchasing staff harus mengetahui anggaran yang disetujui oleh perusahaan. Selain itu, biasanya staff purchasing menggunakan Total Cost of Ownership (TCO) untuk menganalisa beberapa pilihan akan rincian biaya yang akan dikeluarkan. 

Saat melakukan analisa Total Cost of Ownership (TCO), ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

• Apakah barang atau jasa tersebut harus dibeli atau sewa?
• Apa tujuan dari penggunaan barang atau jasa tersebut?
• Berapa total biaya yang dibutuhkan untuk pembelian barang tersebut?
• Kapan supplier bisa menyediakan barang atau jasa tersebut?
• Bagaimana reputasi supplier?

2. Memilih Supplier

Langkah berikutnya adalah pemilihan pemasok/supplier. Pilihlah supplier yang memiliki reputasi bagus, tidak pernah ada masalah keuangan, tidak ada masalah selama proses pemesanan atau pengiriman, dan menyediakan bantuan teknis yang baik jika diperlukan.

Disarankan untuk memilih supplier yang lokasinya dekat dengan perusahaan. Tujuan dari hal ini adalah untuk menghemat biaya transportasi pengiriman barang yang dipesan. 

Keuntungan memiliki supplier langganan:

• Hemat waktu
• Bisa mendapatkan harga yang lebih murah
• Pembayaran lebih fleksibel
• Tidak perlu melakukan riset supplier baru

3. Melakukan Penawaran dan Negosiasi

Selain dua hal di atas, purchasing staff juga harus melakukan penawaran berdasarkan dokumen Request for Information (RFI). Dokumen ini berisi tentang: 

• Kemampuan supplier yang dibandingkan dengan biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan
• Rincian barang yang akan dipesan
• Lama waktu pengiriman
• Jatuh tempo pembayaran

Setelah penawaran, hal berikutnya yang perlu dilakukan adalah negosiasi. Negosiasi dilakukan untuk mendiskusikan harga, fitur, servis, dan waktu. Langkah ini dilakukan supaya kamu dan supplier bisa saling memahami kebutuhan. 

1. Komunikasi 

Karena salah satu tugas dan tanggung jawab purchasing staff adalah mencari supplier, pelanggan, dan rekan kerja perusahaan dari divisi lain, maka seorang purchasing staff harus pandai berkomunikasi. 

Skill komunikasi yang dimaksud disini tidak hanya secara verbal, namun juga secara tertulis. Hal ini akan membantu tim bagian purchasing untuk membangun hubungan yang baik dengan supplier dan anggota divisi lain di perusahaan. 

2. Negosiasi

Selain skill berkomunikasi, kemampuan negosiasi juga sangat penting, karena purchasing officer adalah seseorang yang bertugas untuk mendapatkan barang dan jasa dengan harga dan kualitas yang terbaik. 

Purchasing staff harus sebisa mungkin memperkecil dana yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. 

3. Networking

Networking sangat membantu pekerjaan purchasing staff dalam melaksanakan tugasnya. Alangkah baiknya jika purchasing staff memiliki koneksi supplier yang luas, baik itu dari industri bahan baku, jasa ekspor-impor, catering makanan, event organizer, maupun digital agency. Hal ini akan mempermudah staff purchasing untuk mendapatkan supplier baru yang menawarkan harga yang lebih murah dan kualitas barang atau jasa yang lebih bagus.

4. Pengetahuan tentang Perpajakan

Purchasing staff artinya staff yang bertugas mengenai pembelian barang. Ketika kita membeli barang, tentu juga ada pajak yang harus dibayar. Jadi, purchasing staff harus mengetahui bagaimana sistem perpajakan, setidaknya kamu harus paham dasar sistem perpajakan. 

Ada tiga hal yang perlu diperhatikan yaitu, “Berapa, Kemana, dan Kapan” pajak tersebut harus dibayar. 

5. Skill dalam Menggunakan Microsoft Office dan Komputer

Setiap hari, pekerjaan purchasing staff berhubungan dengan dokumen, baik itu berupa dokumen digital ataupun kertas. Purchasing staff wajib memiliki keahlian dalam mengaplikasikan Word, Excel, dan PowerPoint. 

Meskipun terlihat sederhana, tetapi skill Microsoft Office dan komputer sangat dibutuhkan untuk mengerjakan pencatatan, pembuatan Purchase Order (PO), tracking pengiriman barang, dokumentasi pembelian, dan lain-lain. 

6. Mencatat dan Mengorganisir Dokumen

Proses pemesanan barang dan jasa yang dilakukan oleh staff purchasing tidaklah sedikit. Oleh karena itu, mencatat dan mengorganisir dokumen merupakan salah satu tugas staff purchasing. 

Dokumen staff purchasing ini termasuk aset perusahaan yang sifatnya konfidential. Maka, skill purchasing staff yang diperlukan yaitu mampu menyimpan dokumen-dokumen tersebut secara efisien dan tersusun rapi. 

1. Peroleh Gelar Sarjana

Untuk memperoleh pengetahuan yang relevan dalam pekerjaan purchasing, mungkin kamu bisa mengejar gelar sarjana di bidang: 

• Bisnis atau Manajemen
• Logistik
• Supply Chain Management, atau jurusan lainnya yang relevan.

2. Ambil Sertifikasi

Pertimbangkan untuk mengambil berbagai macam sertifikasi yang relevan dengan bagian purchasing, baik itu merupakan sertifikat yang membuktikan bahwa kamu mahir dalam mengaplikasikan software ataupun pengetahuan akan purchasing.

Contoh sertifikasi yang bisa kamu ambil, yaitu:

• Certified International Purchasing/Procurement Manager (CIPM, Level 2)
• Certificate IV in Procurement and Contracting
• Diploma Logistik
• Certified Procurement Specialist (CPSp)
• Microsoft Office Specialist (MOS)
  

3. Pengalaman Kerja

Tentunya kamu membutuhkan pengalaman kerja yang mirip dengan bagian purchasing untuk melaksanakan tugas dengan lancar. Pengalaman tersebut tidak harus merupakan pengalaman kerja full-time, tetapi kamu juga boleh mencantumkan pengalaman internship di CV kamu. 

Bagi kamu yang masih kuliah, internship dept purchasing adalah salah satu pilihan yang bisa kamu coba untuk mendapatkan training dan pengalaman dalam melaksanakan tugas purchasing staff. 

Dari pengalaman ini, kamu bisa mendapatkan pengetahuan akan proses pembelian barang dan jasa, dokumentasi, dan lain-lain.

4. Buat CV Purchasing Staff

Cara terakhir untuk menjadi purchasing staff adalah membuat CV yang baik dan menarik. Perhatikan contoh CV purchasing staff berikut ini!

Kesimpulan

• Staff purchasing adalah staf yang mengurus pemesanan barang atau jasa yang dibutuhkan untuk mendukung kinerja perusahaan. 
• Job desc purchasing staff: membuat daftar pembelian, negosiasi, tracking pengiriman barang, dll.
• 3 alur kerja bagian purchasing staff: melakukan perencanaan, memilih supplier, dan melakukan penawaran dan negosiasi.
• Skill yang diperlukan purchasing staff: komunikasi, negosiasi, networking, pengetahuan tentang perpajakan, Microsoft Office dan komputer, dokumentasi.
• Cara menjadi staff purchasing: peroleh gelar sarjana, ambil sertifikasi, pengalaman kerja, dan buat CV purchasing staff.

--- Ditulis Oleh Aileen Gabriella ---