Quy tắc 5S tại nơi làm việc - Giải quyết “lỗ hổng” quản trị!

Được khởi xướng tại Toyota vào năm 1950, quy tắc 5S tại nơi làm việc dần lan tỏa và trở thành biểu tượng trong quản trị tổ chức toàn cầu, thiết lập một thế giới công nghiệp đề cao hiệu suất và con người.

Vậy quy tắc 5S là gì? Lợi ích của 5S trong quản trị và vận hành sản xuất ra sao? Các bước thực hiện 5S theo tuần tự thế nào để đảm bảo sự “đồng tâm nhất trí” của toàn thể đội ngũ nhân sự? Hãy cùng Cake giải mã ngay trong bài viết dưới đây!

Quy tắc 5S là một phương pháp quản trị bắt nguồn từ Nhật Bản, chú trọng đến việc quản lý, sắp xếp không gian làm việc và thiết lập các tiêu chuẩn trong quản trị, vận hành sản xuất. Việc thực hiện 5S tại nơi làm việc sẽ giúp tối đa hóa hiệu suất lao động, gia tăng sự kết nối, hợp tác giữa các nhân sự trong tổ chức.

1. Seiri – Sàng lọc

Tiêu chuẩn 5S trong doanh nghiệp bắt đầu bằng việc liệt kê, phân loại các tài nguyên công ty theo mức độ cần thiết và liên quan đến công việc, từ đó loại bỏ các vật dụng thừa thãi, không cần thiết.

Chế độ sàng lọc trong 5S tại văn phòng được chia theo 3 cấp độ:

• Cần thiết ➞ Bảo quản, lưu giữ.
• Không cần thiết ➞ Tiến hành loại bỏ.
• Chưa xác định ➞ Giữ thêm một thời gian, nếu tiếp tục không sử dụng sẽ tiến hành loại bỏ.

Việc áp dụng phương pháp sàng lọc sẽ giúp:

• Tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm các vật dụng phục vụ công việc.
• Tinh gọn không gian và gia tăng diện tích làm việc.
• Giảm thiểu chi phí mua sắm các đồ dùng không cần thiết.

2. Seiton – Sắp xếp

Sau khi tiến hành sàng lọc, bước tiếp theo trong phương pháp 5S là sắp xếp lại các vật dụng cho gọn gàng. Dựa theo tần suất sử dụng, bạn sẽ đưa ra phương án bố trí khu vực lưu trữ từng nhóm vật dụng sao cho hợp lý nhất.

• Thường xuyên sử dụng ➞ Đặt gần bạn nhất, để ở nơi dễ lấy, dễ thấy.
• Ít sử dụng ➞ Sắp xếp ở nơi dễ tìm.
• Lâu ngày sử dụng: Cất trong kho hoặc một nơi riêng biệt.

3. Seiso – Sạch sẽ

Vệ sinh định kỳ không gian làm việc và các vật dụng, máy móc thiết bị là điều cần thiết trong phương pháp 5S giúp gia tăng hiệu suất lao động, tạo môi trường sáng tạo, thoải mái cho nhân sự.

Để thực hiện “Sạch sẽ” 5S tại nơi làm việc hiệu quả, công ty cần có lịch trình phân chia thời gian vệ sinh văn phòng tới từng cá nhân, đảm bảo hoạt động được duy trì liên tục và bền bỉ.

4. Seiketsu – Săn sóc 

Seiketsu (Săn sóc) trong phương pháp 5S có tác dụng “giữ lửa”, duy trì các hoạt động của 3S ở trên được tiến hành hiệu quả và dễ dàng hơn. Đồng thời, tạo tiền đề cho sự thành công của chữ S thứ 5 “Sẵn sàng”.

Với phương pháp này, các nhà quản trị sẽ xây dựng bộ kế hoạch hành động gồm: thời gian, quy trình, quy định 5S tại nơi làm việc, các tiêu chuẩn đánh giá, theo dõi tiến độ thực hiện và đốc thúc nhân sự tuân thủ…

5. Shitsuke – Sẵn sàng 

Phương pháp “Shitsuke” được hiểu là quá trình đào tạo tổng quát cho toàn bộ nhân sự tạo sự đồng thuận, sẵn sàng tham gia hoạt động 5S trong doanh nghiệp. Hoạt động truyền thông nội bộ này có tác dụng phổ biến mục tiêu, ý nghĩa và hướng triển khai công việc, giúp nhân sự thấu hiểu và tự nguyện tham gia hoạt động.

Sau khi tiến hành đào tạo 5S trong công ty, nhà quản trị cần thường xuyên theo dõi, đốc thúc, thưởng phạt và đánh giá định kỳ.

Với sự cải tiến đột phá trong quản trị và vận hành sản xuất, quy tắc 5S tại nơi làm việc không chỉ ứng dụng thành công tại các công ty Nhật Bản mà đã lan rộng ra toàn cầu. Vậy chương trình 5S đã đem lại những giá trị gì cho người lao động và doanh nghiệp?

• Nâng cao hiệu quả công việc: Giảm thiểu các yếu tố xao nhãng ảnh hưởng đến hiệu suất cá nhân, giúp nhân sự tập trung hơn vào công việc. Ngoài ra, môi trường làm việc gọn gàng, các vật dụng đặt đúng vị trí sẽ giảm thời gian tìm kiếm, việc hoàn thành các đầu việc diễn ra nhanh chóng hơn.

• 5S văn phòng giúp tối ưu chi phí: Giảm thiểu lãng phí nhờ việc loại bỏ các vật dụng không cần thiết. Ngoài ra, việc thường xuyên lau chùi, bảo dưỡng định kỳ máy móc giúp công ty giúp kịp thời phát hiện hỏng hóc và khắc phục, tránh tình trạng “chết máy”, hỏng nặng.

• Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng, đồng thời xây dựng thương hiệu tuyển dụng “có bản sắc”, nhằm thu hút và chiêu mộ nhiều nhân tài chất lượng cao cho doanh nghiệp.

• Đảm bảo an toàn cho nhân sự: Quy định 5S tại nơi làm việc giúp giảm thiểu các tai nạn không đáng có do sơ suất hoặc thiết bị sắc nhọn đặt để không đúng vị trí.

• Xây dựng văn hóa “tự giác” và tạo dựng môi trường làm việc lý tưởng, từ đó tạo động lực cho nhân sự nỗ lực cống hiến trong công việc.

Bước 1: Xây dựng kế hoạch bài bản, chi tiết.

Để triển khai chương trình 5S thành công, ban lãnh đạo và các cấp quản lý cần họp bàn và đưa ra bản kế hoạch và lộ trình hành động cụ thể. Đồng thời, khảo sát phản ứng của nhân sự, từ đó điều chỉnh để tạo sự thống nhất tối đa.

Bước 2: Phát động chiến dịch.

Để toàn thể cán bộ nhân viên nắm được ý nghĩa, mục tiêu và cách thức hoạt động của quy tắc 5S tại nơi làm việc, ban quản trị cần thực hiện truyền thông nội bộ, phổ biến chương trình để tạo sự đồng thuận cao nhất.

Bước 3: Đào tạo và hướng dẫn thực hiện.

Thực hiện đào tạo tổng thể cho nhân sự để nắm được cách thức thực hiện chương trình 5S một cách đầy đủ và chi tiết nhất. 

Bước 4: Tiến thành thực hiện 5S trong công ty.

Triển khai bài bản chương trình 5S theo các hạng mục: Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng.

Bước 5: Đánh giá định kỳ.

Dựa vào các thang đo đã thiết lập trong bản kế hoạch, ban quản trị sẽ đưa ra các đánh giá thực tế về quá trình triển khai quy tắc 5S tại nơi làm việc. Đồng thời, lắng nghe phản hồi, ý kiến đóng góp từ nhân sự để cải tiến liên tục.

Bước 6: Công bố kết quả và khen thưởng.

Ghi nhận sự cố gắng, nỗ lực của các cá nhân, đội nhóm đã hoàn thành tốt chương trình 5S thông qua việc tuyên dương, trao tặng bằng khen, giấy khen. Ngoài ra, kêu gọi nhân sự tiếp tục duy trì hoạt động 5S, tạo thói quen và sự chủ động cho nhân sự.

📍Kết luận

Quy tắc 5S tại nơi làm việc được xem như “nền tảng quản trị” quan trọng giúp hệ thống hóa quy trình vận hành và sản xuất, đồng thời xây dựng văn hóa doanh nghiệp có bản sắc, tạo dựng lợi thế cạnh tranh độc đáo cho tổ chức. Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng sử dụng công cụ sắc bén này để bứt phá thành công chưa?

--- Tác giả: Chloe Tran ---