Quy trình đào tạo nhân viên mới cho doanh nghiệp

Muốn phát triển bền vững và tuyển dụng được nhiều nhân tài, doanh nghiệp cần triển khai quy trình đào tạo nhân viên mới để giúp họ làm việc hiệu quả, rút ngắn thời gian làm quen với vai trò mới. Mục đích của quy trình đào tạo nhân viên mới bao gồm: hướng dẫn về chính sách của công ty, phác thảo mục tiêu kinh doanh, làm rõ nhiệm vụ của nhân viên, phân tích cấu trúc phòng ban và xây dựng nền tảng kiến ​​thức của tổ chức.

Là một phần của quy trình tuyển dụng, đồng thời là yếu tố quan trọng việc quản lý nhân sự, các chương trình đào tạo nhân viên mới sẽ cải thiện đáng kể thời gian làm quen với công việc, từ đó thúc đẩy năng suất của mỗi cá nhân, góp phần vào sự phát triển của công ty.

1. Hỗ trợ nhân viên phát triển kỹ năng.

Quy trình đào tạo nhân sự mới là nhiệm vụ rất cần thiết nhằm phát triển kỹ năng cứng và kỹ năng mềm, trang bị cho nhân viên kiến ​​thức và năng lực cần thiết để hoàn thành tốt vai trò của mình. Đồng thời, giúp thu hẹp khoảng cách giữa kiến ​​thức lý thuyết và ứng dụng thực tế, cho phép họ thực hiện công việc một cách hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên, đóng góp vào thành công của tổ chức.

2. Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.

Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới một cách bài bản cũng giúp doanh nghiệp tăng đáng kể năng suất và hiệu quả kinh doanh. 

Bằng cách cung cấp cho nhân viên các kỹ năng và thông tin quan trọng, quá trình đào tạo nhân viên mới giúp làm giảm “đường cong học tập”, giảm thiểu lỗi và thúc đẩy các quy trình chuẩn hóa. Nhờ đó, nhân viên mới sau khi onboarding có thể hoàn thành các đầu việc nhanh hơn, ít lỗi hơn, cuối cùng là nâng cao năng suất và hiệu quả chung.

3. Tạo ra sự tuân thủ, cùng cố nền móng văn hóa doanh nghiệp.

Đào tạo nhân viên mới là quy trình cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên nhận thức rõ văn hóa doanh nghiệp và tuân thủ các tiêu chuẩn chung, đạo đức và an toàn. Đào tạo giúp các tổ chức tránh các vấn đề pháp lý theo quy định và tổn hại đến danh tiếng bằng cách đảm bảo rằng nhân viên am hiểu các quy định cụ thể của ngành và chính sách của công ty, thúc đẩy văn hóa tuân thủ trong môi trường làm việc.

4. Cải thiện tinh thần và giảm tỷ lệ luân chuyển.

Quy trình đào tạo cho nhân viên mới nếu trơn tru cũng có tác động tích cực đến tinh thần làm việc và khả năng gắn bó của nhân viên. Khi được đào tạo toàn diện, họ sẽ tự tin vào khả năng của mình, cảm thấy hài lòng và cam kết với công việc hơn. 

Trên thực tế, quy trình training nhân viên mới có thể thúc đẩy việc giữ chân nhân sự, giảm chi phí luân chuyển và tạo ra lực lượng lao động ổn định, góp phần vào thành công lâu dài của công ty.

5. Tăng tỷ lệ “săn” được những nhân tài.

Trên thực tế, các doanh nghiệp đều mong muốn “săn” được những ứng viên có năng lực tốt. Và hầu hết những ứng viên này đều rất quan tâm đến lộ trình phát triển sự nghiệp, mong muốn được đào tạo để nâng cao chuyên môn. 

Do đó, việc triển khai chương trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp “ghi điểm” trong mắt ứng viên tiềm năng. Khi các ứng viên biết rằng doanh nghiệp sẵn sàng cung cấp cho chương trình đào tạo chất lượng cao, họ sẽ có hứng thú muốn nộp đơn ứng tuyển. 

Trên thực tế, có những doanh nghiệp rất đầu tư vào việc phát triển kỹ năng cho nhân sự mới, thông qua những buổi họp nhóm hoặc thậm chí là meeting 1-1. Đây là một điểm cộng rất lớn của doanh nghiệp trong mắt các ứng viên khi tìm kiếm cho mình một môi trường làm việc lý tưởng.

6. Giảm chi phí.

Đào tạo nhân viên mới ngay từ ban đầu cũng được xem là một trong những cách tốt nhất để công ty tiết kiệm chi phí. 

Trên thực tế, phần lớn chi phí dành cho đào tạo tuyển dụng bị “thất thoát” do quy trình không chuẩn, gây ra lỗi lặp đi lặp lại trong quá trình làm việc. Do đó, nếu quy trình training nhân viên mới được định hướng hiệu quả, nhân sự sẽ được đào tạo để thực hiện tốt công việc của mình, đồng thời công ty cũng có thể giải đáp mọi thắc mắc ngay từ đầu để tránh tái diễn lỗi trong tương lai.

1. Xác định nhu cầu của quy trình đào tạo nhân viên mới.

Đây là giai đoạn đầu tiên trong số các bước đào tạo nhân viên mới. Để xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới đạt thành công, trước tiên cần tiến hành phân tích nhu cầu bằng cách đánh giá hiệu suất hiện tại của nhân viên, so sánh với mức độ công ty mong muốn và tìm ra các khía cạnh cần được trau dồi.

2. Xác định mục tiêu học tập.

Sau khi đánh giá nhân sự và tìm ra nhu cầu của quy trình đào tạo nhân viên mới, doanh nghiệp cần xác định rõ đâu là mục tiêu mà nhân viên cần đạt được sau khi hoàn thành chương trình, tạo điều kiện cho họ không ngừng nâng cao về chuyên môn. 

3. Áp dụng các kỹ thuật đào tạo khác nhau.

Việc sử dụng nhiều kỹ thuật đào tạo nhân viên mới khác nhau không những giúp tăng hiệu quả cuối cùng, mà còn tạo nên sự hứng thú và giúp tăng hiệu quả của quy trình. 

4. Soạn nội dung đào tạo nhân viên mới.

Trước khi bắt tay vào tổ chức workshop đào tạo nhân viên mới, doanh nghiệp cần lên kế hoạch dựa trên những dữ liệu đã thu thập được từ 3 công đoạn trước đó, cụ thể là:

• Chia nhỏ từng chủ đề theo trình tự để tạo nền tảng cho bài học tiếp theo. Điều này cũng giúp nhân viên hiểu rõ hơn về nội dung.
• Kèm thêm các tài liệu đào tạo giúp nhân viên mới có trách nhiệm hơn với việc học của mình.
• Kết hợp lý thuyết và thực hành, cùng các định dạng khác nhau để giúp cho khóa đào tạo luôn hấp dẫn.
• Thu thập phản hồi của nhân viên mới sau quá trình đào tạo.

5. Lựa chọn hình thức đào tạo phù hợp.

Nội dung của quy trình đào tạo nhân viên mới có thể được triển khai theo nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như:

• Slide trình chiếu
• Biểu đồ hoặc đồ thị
• Các loại tài liệu chữ cơ bản, chẳng hạn như tờ rơi, tài liệu phát tay…
• Bộ e-learning dành cho các hoạt động nghiên cứu và đào tạo 
• Nền tảng đào tạo trực tuyến

6. Thông báo và triển khai quy trình đào tạo.

Yếu tố then chốt để triển khai thành công một quy trình đào tạo cho nhân viên mới chính là sự hiện diện của những người tham dự. Các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng toàn bộ các nhân sự mới đều có thể nhận thức được tầm quan trọng của việc tham dự đào tạo. Trước khi tiến hành quy trình training nhân viên mới, công ty nên thông báo cho mọi người được biết về nội dung, phương thức và mục tiêu học tập.

7. Đánh giá về chương trình đào tạo. 

Việc tiến hành đánh giá vào cuối buổi đào tạo có thể giúp bạn xác định mức độ thành công của quy trình. Vì vậy, đừng quên khảo sát nhân viên để biết thêm ý kiến của họ và có cơ sở để nâng cấp quy trình đào tạo nhân viên mới nhé!

1. Kế hoạch được chuẩn bị kỹ lưỡng dựa trên tình hình thực tế.

Trong mỗi doanh nghiệp, quy trình đào tạo nhân viên mới nên được thiết kế dựa trên những dữ liệu thông qua quá trình khảo sát, đánh giá năng lực nhân sự. Công ty cần tạo ra những biểu mẫu đào tạo nhân viên mới phù hợp với tình hình để mang đến hiệu quả tốt nhất.

Bên cạnh đó, mỗi phòng ban khác nhau cũng cần có kế hoạch đào tạo nhân viên mới khác nhau, tập trung vào việc trau dồi chuyên môn cho nhân viên, giúp nhân sự mới làm quen với văn hóa doanh nghiệp. 

2. Quy trình kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, trao đổi 2 chiều.

Trong một môi trường làm việc lý tưởng, những buổi hướng dẫn đào tạo nhân viên mới nên được thiết kế theo định hướng “2 chiều”, cho phép mọi người được trao đổi, đưa ra ý kiến và cùng bàn bạc dựa trên cơ sở tôn trọng ý kiến của nhau. Đồng thời, cần có sự kết hợp giữa nội dung lý thuyết và thực hành, giúp nhân viên mới vừa có thể ghi nhớ nội dung đào tạo, vừa hiểu cách vận dụng vào trong tình hình thực tế tại công ty. 

3. Quy trình được thử nghiệm trước khi “chạy” chính thức.

Trước khi triển khai quy trình đào tạo nhân viên mới chính thức, hãy tổ chức một vài buổi thử nghiệm nhỏ để tìm ra những vấn đề cần điều chỉnh. Việc xác định và giải quyết lỗi ở giai đoạn này sẽ dễ dàng hơn nhiều so với khi toàn bộ quy trình được đưa vào triển khai cho toàn bộ nhân sự mới. 

4. Kết quả đào tạo được đo lường thường xuyên.

Việc theo dõi và đánh giá liên tục quá trình đào tạo nhân viên mới đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nếu nhân viên mới có thể thích ứng nhanh với công ty, làm việc hiệu quả và năng suất hơn sau khi được đào tạo, điều này chứng minh rằng quy trình của doanh nghiệp đã thành công và đang đi đúng hướng. 

Kết luận

Hiện nay, bạn có thể tìm được rất nhiều dạng biểu mẫu đào tạo nhân viên mới phù hợp với doanh nghiệp tùy thuộc vào từng vị trí nhân sự. Những biểu mẫu này mang tính chất tham khảo, bộ phận HR cần điều chỉnh và áp dụng kế hoạch đào tạo dựa theo định hướng cụ thể.

Quy trình đào tạo nhân viên mới không chỉ là “công cụ” giúp các doanh nghiệp cải thiện năng suất làm việc của nhân sự, mà còn là cơ hội giúp nhân viên hiểu hơn về công ty, gắn kết với các thành viên khác và tạo nên môi trường làm việc lành mạnh.

--- Tác giả: Irene Nguyen ---