Chi tiết từ A đến Z về quy trình nghỉ việc cho nhân viên



Đối với nhân viên, để hoàn tất một quy trình nghỉ việc chưa bao giờ là dễ dàng. Chắc chắn khi bạn đưa ra quyết định rời công ty thì bạn cần giải quyết “1001 thứ” như các thủ tục nghỉ việc hay giải quyết các vấn đề liên quan đến lương bổng và phúc lợi.

Cùng Cake tìm hiểu chi tiết hơn để có một quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp và suôn sẻ!

Về cơ bản, chấm dứt hợp đồng lao động là một hành động pháp lý diễn ra trong quy trình nghỉ việc của một nhân viên. Mối quan hệ giữa bạn và công ty sẽ được chấm dứt và giải quyết dựa theo các điều khoản đã ký kết trước đó.

Theo Điều 34 trong Bộ luật lao động 2019, thông tin quy định về các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động bao gồm:

Trước khi thực hiện quy trình cho nhân viên thôi việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, đôi bên bao gồm công ty và bạn cần tuân thủ và đảm bảo thời gian báo trước theo Điều 35 và Điều 36 Bộ luật Lao động năm 2019. Cụ thể là:

• Hợp đồng lao động ký từ 12 đến 36 tháng: Báo trước ít nhất 30 ngày.
• Hợp đồng lao động dưới 12 tháng: Báo trước ít nhất 3 ngày.
• Hợp đồng không thời hạn: Báo trước ít nhất 45 ngày.

Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề đặc thù sẽ có thêm quy định khác trong hợp đồng lao động được ký kết nhằm duy trì hoạt động ổn định cho tổ chức. 

Để bạn có thể thực hiện đúng và đủ quy trình giải quyết nghỉ việc, dưới đây là các thông tin mới nhất về quy trình này:

Bước 1: Viết và nộp đơn xin nghỉ việc.

Đây là bước đầu tiên cần có trong một quy trình nghỉ việc. Nếu bạn đang lăn tăn không biết soạn một đơn xin nghỉ việc như thế nào thì hãy tham khảo ngay các mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp và dễ dàng áp dụng tại đây.

Bên cạnh tờ đơn đảm bảo đủ các nội dung theo thủ tục xin nghỉ việc, bạn cần báo trước thời gian xin nghỉ đúng theo quy định đã cam kết và được công ty xét duyệt thành công. Trong trường hợp, thời gian báo trước của bạn quá ngắn, khả năng cao bạn sẽ không được hưởng lương và phải bồi thường cho doanh nghiệp. 

Bước 2: Xét duyệt đơn xin nghỉ việc.

Sau khi hoàn tất đơn xin nghỉ việc và các giấy tờ thủ tục nghỉ việc, bạn phải nộp đơn đến ban quản lý, người có thẩm quyền xem xét như trưởng nhóm, trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận. 

Tại bước này, bạn có thể chủ động trao đổi và trò chuyện trực tiếp với nhà quản lý để có thể nêu rõ lý do xin nghỉ cũng như nguyện vọng phát triển cho sự nghiệp cá nhân để đôi bên đều có thể hiểu và thống nhất tình huống này.

Điều này sẽ giúp đẩy nhanh quá trình xét duyệt, ký xác nhận chấp thuận và chuyển giao các thủ tục nghỉ việc tiếp theo sang cho phòng nhân sự giải quyết.

Bước 3: Bàn giao công việc và tài sản của công ty.

Quy trình giải quyết nghỉ việc tiếp theo chính là bạn có trách nhiệm bàn giao tất cả công việc, tài liệu đang phụ trách cho người thay thế.

Thông thường, doanh nghiệp sẽ yêu cầu bạn hướng dẫn, đào tạo người mới sao cho mọi công việc được diễn ra suôn sẻ và không cản trở năng suất làm việc của các cá nhân liên quan đến vị trí bạn đã đảm nhận này. 

Thêm vào đó, bạn cũng cần bàn giao một số tài sản như đồng phục, máy tính, các giấy tờ liên quan và ký xác nhận đã bàn giao cho công ty.

Bước 4: Thanh lý hợp đồng lao động.

Trong khi thực hiện quy trình nghỉ việc của nhân viên, phòng nhân sự của công ty chịu trách nhiệm những nội dung chính sau:

• Hoàn thành trọn vẹn công việc được giao trước khi nghỉ việc hoặc chuyển giao toàn bộ cho nhân sự mới. 
• Ký biên bản bàn giao trang thiết bị làm việc như máy tính, điện thoại, xe di chuyển…
• Ký biên bản giao lại tài liệu, hồ sơ. 
• Nộp bản cam kết nghỉ việc. 

Bước 5: Nhận giấy xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động.

Phòng nhân sự cũng cần tổng hợp đầy đủ các thông tin thanh lý hợp đồng và sẽ tiến hành soạn thảo quyết định nghỉ việc cho bạn. Chứng từ quyết định này được trình lên Giám đốc ký lần cuối và sẽ chuyển đến cho bạn. 

Bạn nên lưu ý tệp chứng từ quyết định này cần đính kèm bảng chấm công, đánh giá để phục vụ quy trình thanh toán lương nghỉ việc và chế độ phúc lợi về sau. 

Bước 6: Thanh toán các chế độ còn lại.

Bước cuối cùng trong quy trình nghỉ việc chính là “kết sổ” tất cả mọi thứ thuộc về bạn như chế độ lương thưởng, bảo hiểm và phúc lợi cam kết được hưởng trong quá trình công tác tại công ty. 

Trong suốt quy trình cho nhân viên thôi việc, phía bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm thanh toán các khoản trên trong khoảng từ 1 tuần đến 1 tháng. Trong trường hợp bạn có thắc mắc, bạn có thể khiếu nại trực tiếp với phòng nhân sự để giải quyết triệt để.

Nếu bạn thắc mắc xin nghỉ việc như thế nào, hãy tham khảo các cách xin nghỉ việc chuyên nghiệp sau:

🔖 Có lý do xin nghỉ việc chính đáng

Cách xin nghỉ việc chuyên nghiệp nhất chính là bạn phải chuẩn bị lý do xin nghỉ việc hợp lý và thuyết phục tới cấp trên.

Thông thường, các lý do xin nghỉ việc nên được truyền tải với những nội dung tích cực, có thể bao gồm:

• Mong muốn chuyển đổi công việc
• Thay đổi nhu cầu cá nhân
• Phát triển sự nghiệp

🔖 Chọn thời điểm thông báo hợp lý

Để bắt đầu một quy trình nghỉ việc suôn sẻ, bạn nên xác định chính xác về bước đi tiếp theo trong sự nghiệp và thông báo xin nghỉ việc vào một thời điểm thích hợp.

Trước khi ký kết hợp đồng lao động, bạn và công ty đã thống nhất thời hạn chi tiết tại các điều khoản. Như vậy, ngay từ khi nhận việc bạn đã nắm được thời gian cần thông báo thôi việc. Do đó, bạn nên tuân thủ theo thời gian quy định được đặt ra và có ý thức trách nhiệm cao hơn để chuẩn bị quy trình chuyển giao, đào tạo người thay thế. 

🔖 Viết đơn xin nghỉ việc

Sau khi bạn đã xác định được lý do và thông báo đến cấp quản lý, bước tiếp theo trong cách xin nghỉ việc chuyên nghiệp chính là viết đơn xin nghỉ việc. 

• Câu từ ngắn gọn, súc tích và rõ ràng.
• Nêu rõ lý do nghỉ việc (không bắt buộc), ngày làm việc cuối cùng, và lời cảm ơn đến công ty.
• Ký tên và ghi ngày tháng trên đơn.



🔖 Bàn giao công việc đầy đủ

Việc bàn giao công việc là một trong những bước quan trọng để đảm bảo sự liên tục và không gây ảnh hưởng đến công ty trong thời gian thực hiện quy trình xin nghỉ việc. 

Việc bàn giao công việc đầy đủ bao gồm:

• Liệt kê các đầu mục công việc mà vị trí của bạn đang đảm nhận trong biên bản bàn giao công việc.
• Chia sẻ kiến thức và kỹ năng cần thiết.
• Hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới.

🔖 Giữ thái độ tích cực và chuyên nghiệp

Việc giữ thái độ tích cực và chuyên nghiệp là điều rất quan trọng trong thời gian thực hiện quy trình xin nghỉ việc. Điều này sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty và đồng nghiệp cũ, tạo ấn tượng tốt đẹp, thể hiện sự trưởng thành và trách nhiệm và đặc biệt tránh những rắc rối không đáng có. 

Bên cạnh đó, trong khi xin thôi việc tại công ty, bạn cũng cần lưu ý một số điểm sau:

• Không nói xấu công ty hay đồng nghiệp: Điều này có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn và gây khó khăn cho bạn trong hành trình tìm kiếm việc làm mới.
• Cảm ơn công ty và đồng nghiệp: Thể hiện sự trân trọng đối với công ty và những người đã giúp đỡ bạn trong thời gian qua. Điều này có thể khiến công ty đánh giá cao bạn hơn và sẵn sàng hỗ trợ bạn trong tương lai.

Kết luận

Trên đây là tất tần tật về thủ tục xin nghỉ việc cho nhân viên, hy vọng những thông tin này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các bước cần thiết để xin nghỉ việc một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất nhé!

--- Tác giả: Layla Le ---