Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn, tối ưu cho doanh nghiệp

Mục đích cuối cùng của mọi quy trình tuyển dụng nhân sự là thu hút ứng viên phù hợp và khuyến khích nhiều người nộp đơn. Các bước tuyển chọn khoa học, và chuyên nghiệp còn giúp công ty nâng cao danh tiếng, và giữ chân nhân tài lâu dài.

Đó là lý do các quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp lớn như Unilever, Vinamilk, Viettel,... nổi tiếng là hiệu quả, và giúp họ có mặt trong “top” môi trường làm việc tốt nhất Việt Nam. Sau đây, Cake sẽ bật mí cho bạn bí quyết “săn người tài” của các tập đoàn này, để rút kinh nghiệm và hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả của riêng bạn.

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự

Quá trình tuyển dụng nguồn nhân lực luôn bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu, bao gồm xác định các vị trí còn trống/cần bổ sung, số lượng tuyển dụng, kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm cần thiết ở ứng viên,... 

Dưới đây là những cách đánh giá nhu cầu tuyển dụng dành cho doanh nghiệp:

• Nghiên cứu những vấn đề chưa được giải quyết trong nhóm/phòng ban, từ đó, xác định xem ứng viên mới cần có trình độ chuyên môn như thế nào để trở thành mảnh ghép hoàn hảo. 
• Theo dõi hiệu suất, khối lượng công việc đã xử lý của nhóm trước và sau quá trình tuyển chọn nhân lực, để quyết định có nên tuyển thêm người.
• Phân tích năng lực của từng thành viên trong nhóm. Kỹ năng hoặc tính cách nào còn thiếu sẽ cần đưa vào yêu cầu công việc về sau.
• Phân tích tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, ngân sách trả lương/phúc lợi của công ty, và tình hình tuyển dụng trong ngành để xác định số lượng cần tuyển hợp lý.

2. Lập bản mô tả công việc chi tiết

Trong các bước tuyển dụng nhân sự, chuẩn bị bản mô tả công việc (JD) là bước quan trọng nhất, bởi đây là nền tảng đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên, làm cơ sở để phân bổ lương thưởng và khối lượng công việc. Còn nếu xem xét ở khía cạnh người tìm việc, JD giúp họ sàng lọc nhanh những vị trí công việc phù hợp với năng lực trước khi ứng tuyển. 

Một bản JD đầy đủ không thể thiếu 5 phần: 

• Tiêu đề; 
• Thông tin về doanh nghiệp;
• Mô tả vị trí tuyển dụng;
• Yêu cầu;
• Cách thức ứng tuyển.

3. Thu hút ứng viên tiềm năng

Tuyển dụng cũng giống như bán hàng. Để thu hút nhiều ứng viên nộp đơn, doanh nghiệp cần đưa “Marketing” vào quy trình tuyển dụng nhân sự. Cô Hannah Fleishman - Giám đốc điều hành doanh nghiệp HubSpot nổi tiếng toàn cầu chia sẻ:

Bí quyết Marketing quan trọng nhất trong quy trình tuyển chọn nhân sự là đặt câu hỏi như một Marketer:

• Ứng viên lý tưởng của doanh nghiệp là ai?
• Họ thích loại nội dung nào?
• Làm sao để tiếp cận họ?

4. Sàng lọc đơn ứng tuyển

52% các nhà tuyển dụng cho biết việc lựa chọn hồ sơ phù hợp từ một lượng lớn đơn gửi về là thử thách khó nhất trong quá trình tuyển dụng nguồn nhân lực. 

Tuy nhiên, Cake sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giải quyết điều này trong 4 bước sau:

1. Lọc ra những hồ sơ đáp ứng yêu cầu tối thiểu.
2. Ưu tiên các ứng viên có chứng chỉ, kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức chuyên môn liên quan.
3. Lập danh sách những ứng viên đạt hai tiêu chí trên.
4. Ghi chú hoặc đánh dấu các điểm cần làm rõ trong CV để đặt câu hỏi cho ứng viên trong buổi phỏng vấn.

5. Tổ chức kiểm tra năng lực - phỏng vấn

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự ở bước này có thể khác nhau tùy vào từng công ty và quy mô tuyển dụng. Một số doanh nghiệp sẽ trực tiếp phỏng vấn sau vòng nộp đơn. Nhưng đa phần các tập đoàn lớn như Unilever, Nestlé, Masan,... sẽ kiểm tra thêm ở ứng viên thông qua:

• Aptitude Test (kiểm tra năng lực) giúp đánh giá tư duy và tính cách.
• Initial Interview (phỏng vấn sơ bộ) thường qua điện thoại hoặc họp video trực tuyến, và chỉ cần ngắn gọn để sàng lọc nhanh.
• Assessment Center (trung tâm đánh giá) kết hợp giữa Group discussion (Thảo luận nhóm) và Final Interview (Phỏng vấn chuyên sâu). 

6. Đánh giá và mời nhận việc

Đây là bước cuối cùng để hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự. Lúc này, đa phần các chuyên viên tuyển dụng đã chọn được ứng viên phù hợp nhất. Những việc còn lại bao gồm: xác minh thông tin, soạn thảo các giấy tờ cần thiết, và gửi thư mời nhận việc.

Nếu ứng viên đã kiên nhẫn vượt qua các vòng của quá trình tuyển chọn nhân lực, cũng như hoàn tất thủ tục giấy tờ, khả năng họ chấp nhận lời mời nhận việc thường rất cao. 

7. Giới thiệu nhân viên mới

Sau khi kết thúc quy trình tuyển dụng nhân lực, nhân viên mới sẽ khó tránh khỏi bị quá tải thông tin trong ngày đầu nhận việc, vì có nhiều thứ cần thích nghi. Do đó, nhà tuyển dụng nên sắp xếp lịch trình hợp lý cho từng hoạt động.

Ví dụ, bạn có thể gửi tài liệu liên quan đến công việc, hướng dẫn “onboard”, nội quy,... cho ứng viên trước ngày bắt đầu. Trong ngày nhận việc, bạn chỉ gửi quà chào mừng (sổ, bút, áo phông,...) và đề cập sơ thông tin về ngành, vị thế công ty hiện nay,...

Quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp lớn nổi tiếng là khó. Nhưng đổi lại, chất lượng đầu vào cao. Dưới đây là 3 case điển hình cho các nhà tuyển dụng tham khảo.

🔎 Quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự chung cho hầu hết các vị trí của Viettel gồm 6 vòng:

🔎 Quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk

Tham khảo 6 vòng cơ bản của quy trình tuyển chọn nhân lực tại Vinamilk:

🔎 Quy trình tuyển dụng nhân sự của Unilever

Tham khảo quy trình tuyển dụng nhân sự của Unilever trong chương trình UFresh diễn ra hàng năm, với 4 vòng chính:

📍 Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng

Đây là một trong những bí quyết xây dựng quy trình tuyển chọn nhân lực thành công, khiến nhiều ứng viên chủ động tìm đến bạn. Hãy thường xuyên cập nhật văn hóa, môi trường làm việc, hồ sơ công ty,... 

📍 Trả lời các câu hỏi của ứng viên

Tổng hợp các câu hỏi thường gặp của ứng viên và tạo một trang web (hoặc viết một bài đăng trên mạng xã hội) để giải thích chi tiết. Dù JD là một trong các bước tuyển dụng nhân sự không thể thiếu, nhưng nó thường không cung cấp mọi thông tin mà người tìm việc muốn biết.

📍 Tuyển dụng từ nhiều nguồn

• Tuyển nội bộ: khuyến khích nhân viên trong công ty ứng tuyển hoặc gửi lời mời đến những người từng nộp CV trước đây để họ tham gia quy trình tuyển dụng nhân sự đang diễn ra.
• Tuyển bên ngoài: đăng tin lên trang web nghề nghiệp của công ty, mạng xã hội, tổ chức hội chợ việc làm, thông qua các trường đại học,...

--- Tác giả: Vera Le ---