Cách viết hồ sơ xin việc và các câu hỏi thường gặp

Bên cạnh hình thức ứng tuyển online thì việc chuẩn bị hồ sơ theo cách truyền thống vẫn còn khá phổ biến ở một vài công ty và ngành nghề đặc thù. Vì thế, nắm được cách viết hồ sơ xin việc làm chuẩn chỉnh sẽ giúp bạn tiếp cận nhiều cơ hội nghề nghiệp khác nhau.

Cùng Cake tìm hiểu bộ hồ sơ xin việc gồm những gì, cách viết đơn xin việc và sơ yếu lý lịch như thế nào cho chuyên nghiệp nhé!

CV là viết tắt của Curriculum Vitae, được hiểu như một bản tóm tắt thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc, học vấn cùng kỹ năng chuyên môn của ứng viên.

Đơn xin việc (tiếng Anh là Cover Letter) hiểu đơn giản như bức thư giới thiệu đôi nét về điểm mạnh của bản thân, có đề cập lý do ứng tuyển và khát khao được cống hiến, nhằm thuyết phục nhà tuyển dụng mời bạn về làm việc cho công ty của họ.

Trong khi đó, hồ sơ xin việc là một tập hồ sơ tóm tắt về thông tin của ứng viên ứng tuyển, các thông tin này được xác thực bởi cơ quan có thẩm quyền. Đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam, thông thường họ sẽ yêu cầu ứng viên trúng tuyển bổ sung hồ sơ xin việc bản gốc bằng giấy, có công chứng sau khi trúng tuyển để tiến hành ký hợp đồng lao động.

Thế nên việc nắm được cách viết hồ sơ xin việc là rất quan trọng, nhất là khi bạn ứng tuyển vào các ngành nghề truyền thống như đầu bếp, thợ xưởng, nhân viên hành chính cơ quan nhà nước hoặc công ty có mẫu đơn xin việc riêng!

• Sơ yếu lý lịch (có xác nhận của cơ quan địa phương)
• Đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy)
• CV xin việc
• Giấy khám sức khoẻ (trong 6 tháng gần nhất)
• Bản photo chứng minh thư, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh có công chứng
• Ảnh chân dung (kích thước 3×4 hoặc 4×6)
• Các loại bằng cấp, chứng chỉ (nếu có)

ChatGPT said:

💡Cách viết bìa hồ sơ xin việc

Bạn cần điền chính xác thông tin in sẵn trên bìa hồ sơ xin việc và liệt kê các loại giấy tờ được đựng bên trong. Vì công ty có thể tuyển nhiều vị trí cùng lúc nên tốt nhất bạn hãy viết họ tên và vị trí ứng tuyển bằng chữ in hoa để họ dễ nhận biết hơn. 

Dưới đây là 4 quy tắc hướng dẫn viết bìa hồ sơ xin việc chuẩn chỉnh:

• Hạn chế dùng nhiều kiểu chữ/màu mực.
• Đảm bảo thông tin bạn cung cấp là chính xác.
• Kiểm tra chính tả sau khi điền hồ sơ.
• Sắp xếp giấy tờ bên trong bì đựng theo thứ tự danh sách của nhà tuyển dụng.

💡Cách chọn ảnh cho hồ sơ xin việc

Đa số ảnh hồ sơ xin việc có kích cỡ là 3x4 hoặc 4x6, vì thế bạn nên chuẩn bị đúng kích cỡ ảnh theo khung có sẵn. Một bức ảnh chân dung gây thiện cảm yêu cầu nét mặt tươi tắn, trang phục lịch sự và có phông nền đơn giản như nền trắng hoặc xanh lam.

💡Cách viết sơ yếu lý lịch xin việc

Khi viết sơ yếu lý lịch trong hồ sơ xin việc, bạn chỉ cần điền chính xác hoàn cảnh và thông tin gia đình y như trong sổ hộ khẩu, cùng với đó là quá trình học tập, công tác của bản thân.

💡Cách viết đơn xin việc 

Đơn xin việc (tiếng Anh là cover letter) đóng vai trò là tài liệu bổ trợ, giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng qua những chia sẻ về mục đích ứng tuyển và điểm mạnh của bản thân. Vì thế, bên cạnh mẫu có sẵn, nhiều người chọn cách viết bằng tay để thể hiện khát khao được cống hiến cho công ty. 

Tuy nhiên, lưu ý: hướng dẫn viết đơn xin việc này chỉ đáng cân nhắc khi bạn có nét chữ đẹp, gọn gàng, nếu không cách này sẽ khiến bạn bị trừ “điểm thanh lịch” đấy!

💡Cách viết CV xin việc 

Dưới đây là các thông tin bạn cần cung cấp khi tạo CV online:

• Thông tin cá nhân: Họ tên, số điện thoại, email hoặc các ứng dụng liên lạc khác
• Giới thiệu bản thân: Bạn nên kết hợp cùng mục tiêu nghề nghiệp trong hồ sơ xin việc để thể hiện sự nghiêm túc của bản thân
• Tiêu đề hồ sơ xin việc: Hãy viết trong 1 câu để thể hiện điểm nổi bật của bạn, giúp nhà tuyển dụng phân biệt và có ấn tượng với bạn hơn các ứng viên khác 
• Kinh nghiệm làm việc: Bạn nên chắt lọc thông tin và tuyệt đối không ghi hết tất cả kinh nghiệm để tránh CV trở nên lan man.
• Trình độ văn hóa: Nêu tên trường và chuyên ngành tốt nghiệp. Nếu có thành tích xuất sắc thì bạn hãy thêm vào phần “Học vấn" trong hồ sơ xin việc nhé!
• Kỹ năng: Bạn hãy ghi các kỹ năng cần thiết cho vị trí ứng tuyển mà bản thân sở hữu. Ngoài ra có thể ghi thêm 1-2 kỹ năng bổ trợ để được điểm cộng.
• Điểm mạnh & Điểm yếu: Hãy áp dụng quy tắc 80/20 cho phần này. Tuyệt đối đừng ghi quá nhiều điểm yếu vì tuy trông có vẻ trung thực nhưng thật chất sẽ gây bất lợi cho bạn khi cạnh tranh với CV của các ứng viên khác!
• Khác: Chứng chỉ, bằng cấp, dự án cá nhân, người tham chiếu, v.v. - nếu có.

Làm sao để biết cách viết hồ sơ xin việc làm của bạn đã "chuẩn chỉnh" hay chưa? Vậy hãy kiểm tra xem bạn đạt được bao nhiêu tiêu chí trong danh sách dưới đây nhé!

1. Mua đúng bộ hồ sơ xin việc. 

Bạn có thể tìm mua bộ hồ sơ xin việc tại các cửa hàng văn phòng phẩm hoặc nhà sách và nhớ kiểm tra mẫu viết hồ sơ xin việc có bao gồm đầy đủ các tài liệu như sơ yếu lý lịch, đơn xin việc,...mà chúng mình đã liệt kê ở đầu bài hay không nhé!

2. Cần công chứng đủ các giấy tờ như được yêu cầu.

Sở dĩ nhiều công ty yêu cầu ứng viên công chứng các giấy tờ trong bộ hồ sơ xin việc là để đảm bảo tính xác thực, thế nên hãy làm đúng yêu cầu để quá trình xin việc diễn ra suôn sẻ nhé!

Khi đi công chứng, bạn nhớ mang theo bản gốc như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh,...để cơ quan thẩm quyền đối chiếu.

3. Sử dụng một loại màu mực. 

Khi viết hồ sơ xin việc bằng tay, bạn chỉ nên sử dụng cùng một loại màu mực để điền thông tin. Ghi hồ sơ xin việc bằng nhiều màu mực khác nhau sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn thiếu chỉn chu và chuyên nghiệp đấy!

4. Tránh lỗi sai chính tả hoặc viết sai thông tin.

Đây là lỗi cơ bản nhất mà nhiều ứng viên hay gặp khi viết hồ sơ xin việc. Hãy đảm bảo bạn đã kiểm tra lỗi chính tả cũng như cung cấp thông tin chính xác. Bạn nên nhớ rằng hồ sơ xin việc cũng chính là “bộ mặt” đại diện cho bạn khi tiếp xúc với nhà tuyển dụng, vì vậy, hãy cố gắng để lại ấn tượng ban đầu thật tốt!

5. Viết rõ ràng, không viết tắt.

Đảm bảo chữ viết gọn gàng, dễ đọc khi viết hồ sơ xin việc bằng tay. Hạn chế viết chữ kiểu, viết tắt khiến người đọc khó hiểu. Chắc chắn không nhà tuyển dụng nào muốn mình phải đoán ứng viên viết gì khi đọc hồ sơ đâu!

6. Chuẩn bị 3-5 bộ hồ sơ xin việc.

Có thể bạn sẽ gặp nhiều trường hợp công ty không trả lại hồ sơ xin việc, vì thế, bạn nên chuẩn bị từ 3 đến 5 bộ hồ sơ dự phòng để đỡ mất thời gian và công sức viết lại và công chứng lại các loại giấy tờ khi cần.

1. Nên viết tay hay đánh máy hồ sơ xin việc?

Hồ sơ xin việc hiện nay thường được đánh máy để thể hiện sự chuyên nghiệp, rõ ràng và dễ đọc. Tuy nhiên, một số công ty nhà nước hoặc vị trí đặc thù có thể yêu cầu viết tay để đánh giá chữ viết và sự nghiêm túc của ứng viên.

2. Sinh viên mới ra trường nên chuẩn bị hồ sơ xin việc như thế nào?

Sinh viên mới ra trường nên chuẩn bị đầy đủ: CV, thư xin việc, bằng tốt nghiệp (hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời), bảng điểm và các chứng chỉ liên quan. Nội dung nên tập trung vào kỹ năng, thành tích học tập, hoạt động ngoại khóa và thực tập để làm nổi bật năng lực.

3. Gửi hồ sơ xin việc qua email có khác gì so với bản in?

Bạn nên nhớ chuyển các file thành PDF để giữ định dạng và tránh lỗi font. Ngoài ra, cần viết nội dung email ngắn gọn, chuyên nghiệp và đặt tên file rõ ràng như “HoSo_NguyenVanA.pdf” để gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng nhé!

Kết luận

Vậy là bạn đã biết cách viết hồ sơ xin việc làm công ty rồi phải không? Thế thì hãy chuẩn bị một bộ hồ sơ chuyên nghiệp và đầy đủ để xin việc thành công nhé!

Ngoài ra, do kinh nghiệm và đặc thù công việc, Cake cũng sẽ hướng dẫn thêm về mẹo viết bìa hồ sơ xin việc, cách viết hồ sơ xin việc cho sinh viên và cách viết hồ sơ xin việc cho công nhân để bạn có mẫu viết hồ sơ xin việc phù hợp nhất!