Cara Screening CV Efektif di 2024: Proses, Metode, dan Tips

Screening CV adalah tahapan penting dalam proses rekrutmen. Screening CV turut menentukan kualitas dan keakuratan pemilihan kandidat agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Pasar kerja yang kompetitif membuat proses screening CV memakan banyak waktu dan tenaga. Survei TestGorilla menunjukkan bahwa 56% rekruter merasa kesulitan saat menilai apakah kandidat memiliki keterampilan yang dibutuhkan dalam proses screening CV.

Untuk menghadapi tantangan tersebut, rekruter perlu memahami proses dan metode yang lebih efektif. Di artikel ini, Cake akan membahas pengertian, proses, metode, hingga tips terbaik yang dapat membantu perusahaan Anda mendapat kandidat berkualitas.

Screening CV adalah proses evaluasi dan penyaringan kandidat untuk menilai apakah mereka memenuhi kriteria minimum yang ditetapkan untuk posisi atau jabatan yang dibuka. Proses ini mempertimbangkan beberapa elemen penting dalam CV, termasuk pengalaman kerja, kualifikasi pendidikan, skill, pengalaman kerja, hingga sertifikasi.

Screening CV bertujuan untuk mengidentifikasi kandidat terbaik yang layak melanjutkan ke tahap rekrutmen berikutnya, seperti interview atau tes keterampilan. Pelaksanaan screening CV yang efektif dapat menyeleksi kandidat terbaik dari puluhan bahkan ratusan pelamar dalam waktu singkat, sehingga mempercepat proses rekrutmen.

Screening CV umumnya dilakukan oleh HRD sesuai dengan kriteria minimal yang telah ditetapkan sebelumnya bersama user atau manajer terkait. Lalu, berapa lama waktu screening CV? Durasi atau rentang waktu screening CV cukup bervariasi, tergantung dengan metode yang digunakan.

Dikutip dari Forbes, banyak studi menunjukkan bahwa screening CV secara manual memakan waktu rata-rata 60 detik per CV. Menurut riset The Ladder, rekruter hanya butuh waktu 7,4 detik untuk membuat keputusan awal dalam screening CV.

Sementara itu, screening CV ATS (Applicant Tracking System) membutuhkan waktu sekitar 15 - 30 detik per CV. Berbeda dengan metode manual, screening CV online dengan software ATS memiliki keunggulan dari segi konsistensi dan memberikan penilaian yang lebih objektif berdasarkan kualifikasi yang dimiliki kandidat.

Proses screening CV berperan krusial dalam menentukan efektivitas rekrutmen. Secara umum, screening CV mencakup aktivitas penentuan kriteria, pengumpulan CV, seleksi, kategorisasi, dan dokumentasi.

Langkah-langkah dalam proses screening CV membantu rekruter memilih kandidat yang memenuhi kualifikasi secara objektif. Selain itu, proses yang terstruktur juga menghemat waktu dan meningkatkan peluang perusahaan menemukan kandidat paling tepat sesuai kebutuhan. Di bawah ini merupakan penjelasan tentang langkah-langkah dalam proses screening CV.

1. Tentukan Kriteria

Langkah pertama dalam proses skrining adalah menentukan kriteria minimal yang harus dipenuhi kandidat. Kriteria ini dapat berupa pengalaman kerja, keterampilan teknis, pendidikan, atau sertifikasi tertentu yang diperlukan mengisi posisi atau jabatan tersebut. 

Daftar kriteria yang digunakan dapat diambil dari job description lowongan kerja yang telah disusun sebelumnya bersama user atau manajer posisi terkait. 

2. Pengumpulan CV

Proses screening CV berikutnya mencakup pengumpulan CV dari berbagai platform, termasuk email, situs web, referral, dan job portal. Semua CV lamaran yang masuk perlu dikumpulkan dan diorganisir dengan baik, sehingga proses screening bisa dilakukan secara menyeluruh tanpa ada yang terlewatkan.

3. Seleksi Kandidat berdasarkan Kriteria

Penyeleksian kandidat adalah proses inti screening CV. Proses ini dapat dilakukan secara manual dengan membaca CV per kandidat, atau dilakukan dengan bantuan software ATS (Applicant Tracking System). 

Jika kandidat yang melamar lebih dari 50 orang, ada baiknya untuk memanfaatkan screening CV ATS. Dengan bantuan tools ATS, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga untuk menyeleksi CV kandidat. Screening CV ATS sendiri dapat menyeleksi kualifikasi kandidat berdasarkan kata kunci, pengalaman, dan keterampilan yang relevan.

4. Kategorisasi dan Pemeringkatan Kandidat

Setelah proses seleksi usai, kandidat yang lolos kemudian dikelompokkan ke dalam kategori tertentu berdasarkan relevansi dan kecocokan mereka dengan posisi yang dibuka. Rekruter juga dapat melakukan pemeringkatan untuk menentukan kandidat yang paling unggul, hingga kandidat yang standar. Kandidat peringkat tertinggi biasanya diprioritaskan untuk melanjutkan ke tahap interview.

5. Dokumentasi dan Pencatatan

Dokumentasi dan pencatatan adalah proses penting dalam screening CV yang tidak boleh dilupakan. HRD perlu mencatat alasan pemilihan atau penolakan kandidat, sehingga keputusan yang dibuat selama proses rekrutmen dapat dipertanggungjawabkan dan dievaluasi. Hal ini menjaga transparansi dan memudahkan pencarian referensi di masa mendatang.

Terdapat 3 metode yang kerap digunakan dalam proses screening CV di perusahaan profesional, yaitu manual, otomatis, dan dengan bantuan AI. Masing-masing metode memiliki keunggulannya masing-masing. Berikut merupakan penjelasan masing-masing metode screening CV:

Screening CV Manual

Screening CV manual adalah metode tradisional di mana perekrut secara langsung membaca dan mengevaluasi setiap CV yang diterima. Perekrut membandingkan informasi yang disajikan kandidat dengan kriteria minimal yang ditetapkan untuk posisi tersebut. 

Metode screening CV manual memungkinkan perekrut untuk melihat keunggulan dan kekurangan kandidat secara lebih detail yang mungkin tidak dikenali oleh sistem screening otomatis. Kendati demikian, screening CV manual dapat memakan waktu dan tenaga yang lebih besar.

Ada beberapa teknik yang digunakan dalam screening CV manual, termasuk penggunaan scorecard, tool asesmen, hingga pengecekan referensi untuk meminimalisir bias.

Screening CV ATS

ATS adalah software yang membantu perusahaan melakukan screening CV secara otomatis. Software ini dapat memindai CV untuk menemukan kandidat yang memenuhi kriteria minimum berdasarkan pengalaman, pendidikan, keterampilan, atau kriteria lain. 

Metode screening CV ATS telah diadopsi oleh banyak perusahaan top global karena lebih cepat dan efisien memproses ratusan CV dalam waktu singkat. Selain itu, metode ini juga dipilih karena mampu mengurangi bias dan human error.

Kendati demikian, metode screening CV ATS tidak dapat menilai aspek soft skills atau potensi kandidat secara keseluruhan. Selain itu, sistem ATS juga mungkin melewatkan CV yang tidak menggunakan keyword yang tepat, meskipun sebenarnya kandidat tersebut memenuhi syarat.

Screening CV ATS sendiri dapat dilakukan secara online dan offline tergantung kebutuhan rekruter. 

Screening CV dengan AI

Metode screening CV dengan AI dapat membantu rekruter untuk melakukan penilaian lebih mendalam terhadap kandidat. Teknologi AI tidak hanya bisa memindai keyword, tapi juga mampu memahami konteks CV secara keseluruhan.

Meski lebih cerdas dibandingkan sistem ATS, teknologi AI memerlukan investasi awal yang tinggi dan pelatihan agar sistem dapat bekerja secara optimal. Selain itu, masih ada ruang kesalahan atau error ketika menggunakan metode screening CV dengan AI.

Untuk memastikan proses screening CV berjalan secara efektif, rekruter perlu memperhatikan beberapa faktor kunci yang mempengaruhi kualitas penyeleksian kandidat. Berikut penjelasan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam screening CV.

1. Kesesuaian dengan Kriteria Pekerjaan

Prioritas utama dalam screening CV adalah memastikan kandidat sesuai dengan kriteria pekerjaan. Pastikan setiap CV yang akan lanjut ke proses berikutnya telah memenuhi kriteria minimal yang ditetapkan pada deskripsi pekerjaan, mulai dari aspek pengalaman kerja, pendidikan, hingga keterampilan.

2. Kebenaran dan Konsistensi Informasi

HRD perlu memeriksa kebenaran dan konsistensi informasi yang ada dalam CV. Salah satu cara pengecekannya adalah dengan membandingkan informasi dari CV dengan akun profil profesional lain seperti LinkedIn. Ketidaksesuaian informasi yang termuat dalam CV bisa menjadi indikasi ketidakjujuran kandidat, atau kesalahan informasi dalam CV.

3. Timeline Karir dan Career Break

Perhatikan bagaimana timeline pengalaman kerja dan karir kandidat. Hal ini bisa dilihat dari peningkatan posisi atau jabatan kandidat dari pekerjaan sebelumnya, atau kemampuan mereka untuk terus berkembang dalam industri.

Ketika menemukan kandidat yang menempuh masa rehat tidak bekerja atau career break, penting bagi rekruter untuk menanyakan alasan di baliknya. Career break dapat terjadi karena banyak alasan, seperti melanjutkan pendidikan, masalah kesehatan, atau tanggung jawab keluarga. Rekruter perlu mengevaluasi alasan tersebut dalam konteks bagaimana pengalaman dan keterampilan kandidat dapat terus relevan dengan pekerjaan.

4. Format dan Struktur CV

Rekruter perlu melihat format dan struktur CV yang digunakan oleh kandidat. Pertimbangkan untuk hanya meloloskan CV yang memiliki format dan struktur profesional sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Hal ini menjadi penting karena struktur dan format CV yang digunakan dapat mencerminkan kemampuan dan kepribadian kandidat. CV dengan format dan struktur yang berantakan bisa menjadi tanda bahwa kandidat kurang memperhatikan detail atau tidak mempersiapkan dokumen mereka dengan baik.

5. Cek Referensi dan Rekomendasi

Meski kadang diabaikan dalam tahap awal screening, referensi dan rekomendasi kandidat bisa menjadi faktor penentu dalam proses rekrutmen. Rekruter perlu memastikan bahwa referensi yang disertakan dalam CV bisa dipercaya dan valid. Anda dapat melakukan pengecekan awal dengan memanfaatkan platform LinkedIn atau laman job portal lainnya. Cari tahu hubungan profesional kandidat dengan pihak yang memberi referensi.

Setiap rekruter tentu mendambakan proses screening CV yang efektif, mendapat kandidat terbaik dengan mengeluarkan sedikit waktu dan tenaga. Untuk meningkatkan efektivitas proses screening CV, Anda dapat mencoba beberapa tips berikut ini.

1. Fokus pada Informasi Kunci

Rekruter tidak perlu membaca CV berulang kali secara keseluruhan karena memakan banyak waktu. Sebaliknya, Anda bisa berfokus pada informasi kunci yang penting untuk mengevaluasi kecocokan kandidat dengan lowongan pekerjaan. 

Dikutip dari LinkedIn, Informasi kunci dalam CV mencakup detail kontak, pengalaman kerja, pencapaian, pendidikan, dan keterampilan. Jika CV tersebut lolos screening awal, Anda bisa membacanya lebih detail lagi.

2. Manfaatkan Teknologi

Menggunakan metode screening CV online atau screening CV ATS dapat mempercepat proses screening awal kandidat. Seperti yang telah dibahas sebelumnya, screening CV ATS dapat mengotomatisasi proses seleksi berdasarkan keyword, skill, kualifikasi dan kriteria lain yang relevan. Anda dapat mengatur filter dan sistem penilaian untuk menentukan peringkat dan mengeliminasi kandidat yang tidak memenuhi kriteria minimal.

3. Waspadai Keyword Stuffing

Keyword stuffing adalah istilah yang merujuk pada praktik memasukkan kata kunci secara berlebihan ke dalam CV. Dalam beberapa kasus, kandidat menggunakan keyword stuffing untuk ‘memaksakan diri’ masuk ke dalam kualifikasi minimum atau menyembunyikan minimnya keterampilan dan pengalaman yang memadai.

Penggunaan keyword stuffing biasanya bertujuan untuk mengakali sistem ATS agar kandidat lolos pada proses screening CV. Oleh karena itu, rekruter wajib mewaspadai praktik-praktik semacam ini agar mendapat kandidat terbaik.

4. Identifikasi Pengalaman Kerja Tak Relevan

Rekruter perlu mempertimbangkan mengeliminasi CV yang memuat pengalaman kerja yang tidak relevan dari segi waktu maupun posisi. Langkah ini dapat membantu rekruter mendapatkan kandidat dengan keterampilan dan pengalaman kerja yang relevan di pasar kerja saat ini.

5. Gunakan Strategi yang Sesuai

Pastikan untuk menggunakan strategi screening yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan rekrutmen. Penyusunan strategi perlu disesuaikan dengan jenis posisi, level kandidat yang dibutuhkan, jumlah pelamar, serta tingkat urgensi pengisian posisi tersebut.

Cake adalah platform rekrutmen global yang menghubungkan perusahaan dengan +7 juta kandidat berkualitas. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertama atau mulai tingkatkan Employer Branding lebih efektif bersama Cake. Percayakan kami sebagai Recruitment Consultant Anda untuk membantu menemukan talenta spesifik lebih baik, konsultasi hari ini!

Dapatkan wawasan mendalam dan konten informatif terkait rekrutmen, manajemen SDM, employer branding, serta tren terbaru di dunia HR hanya di Cake. Jadikan kami sumber terpercaya Anda untuk strategi perekrutan yang efektif dan solusi SDM yang inovatif.

--- Ditulis Oleh Gama Prabowo ---