✍️ Tóm tắt nhanh:Một email chuyên nghiệp tốt được quyết định bởi 4 yếu tố: tiêu đề rõ ràng, mở đầu phù hợp, nội dung ngắn gọn-có CTA, và signature đầy đủ. Bài viết tổng hợp (1) nguyên tắc viết email chuyên nghiệp 2026 + 6 lỗi thường gặp, (2) 14 mẫu email tiếng Việt sẵn sàng sao chép cho mọi tình huống công
việc — từ ứng tuyển, phỏng vấn, đến nghỉ
việc, gửi đối tác, follow-up khách hàng, và (3) FAQ về văn hóa email tại Việt Nam.Mẫu email gửi sếpMục lục:
Cấu trúc email mẫu
Cách viết email chuyên nghiệp5 mẫu email
xin việc phỏng vấn5 mẫu email công
việc đối tácCâu hỏi thường gặp về
cách viết emailViết email không khó, nhưng để email rõ ràng – chuyên nghiệp – được phản
hồi nhanh thì bạn cần đúng cấu trúc và dùng đúng ngôn ngữ theo từng tình huống. Trong bài này, bạn sẽ nắm được
cách viết email, cấu trúc email chuẩn (tiêu đề, lời chào, nội dung, CTA, chữ ký) và tham khảo mẫu email sẵn theo các trường hợp phổ biến như để gửi cho đối tác, sếp, khách hàng, v.v.Cấu trúc email mẫu
1. Địa chỉ email
Điều đầu tiên để viết email chuyên nghiệp là một địa chỉ email chuẩn chỉnh. Bạn có thể dễ dàng tạo email công
việc miễn phí với Google để sử dụng, tránh lẫn lộn với email cá nhân.Lưu ý: Nên sử dụng tên thật để
làm địa chỉ email, tránh biệt danh hoặc số điện thoại nhé!
Ví dụ địa chỉ email chuyên nghiệp:
[email protected][email protected]í dụ địa chỉ email cần tránh:
[email protected]@gmail.com
2. Tiêu đề email
Cách viết mail trong công
việc hiệu quả cần bắt đầu bằng tiêu đề email phải đảm bảo súc tích, ngắn gọn. Bạn cần thể hiện được ý chính của toàn bộ nội dung bạn muốn truyền tải trong tiêu đề này. Bạn có thể sử dụng các keyword nêu bật được thứ quan trọng và dễ gây chú ý.Nếu viết tiêu đề email không chuẩn sẽ dễ gây hiểu nhầm hay khó đạt được sự chú ý của người nhận, từ đó email công
việc của bạn dễ bị bỏ qua, hoặc họ sẽ cảm thấy không quan trọng mà xóa bỏ.
Nếu là email khẩn cấp, có thể mở đầu bằng in hoa và để trong ngoặc, ví dụ (GẤP), [QUAN TRỌNG], | KHẨN |. Tuy nhiên không nên quá lạm dụng nếu trong trường hợp không quá cần thiết, tránh gây ảnh hưởng đến
việc duyệt email của người nhận.Nếu nội dung email đề cập đến các
hồ sơ hoặc có các mã theo dõi, đừng ngần ngại đưa vào tiêu đề email. Điều này giúp cho
việc tìm kiếm và theo dõi dễ dàng hơn, thể hiện kỹ năng viết email chuyên nghiệp và hiệu quả.
Ví dụ tiêu đề mẫu gửi thư cho đối tác:[QUAN TRỌNG] Hợp đồng đợi xét duyệt - Chương trình hợp tác Sama và MayGroup
3. Nội dung chính
Phần nội dung chính trong một email chuyên nghiệp cần bao gồm các mục và thông tin sau:
Lời chào: Tùy vào hoàn cảnh mà lời chào có thể sử dụng các
cách như sau:Kính chào anh/chị,
Xin chào anh/chị,Hi (tên người nhận),Dear anh/chị hoặc (tên người nhận),Mục đích viết email: Dùng gạch đầu dòng để chia nhỏ các ý chính, hoặc sử dụng câu văn ngắn gọn, súc tích. Có thể sử dụng xuống dòng để tách các nội dung khác nhau trong cùng một email để giúp người đọc dễ theo dõi hơn.Lời cảm ơn:Bạn có thể tham khảo các mẫu gửi thư dưới đây:Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc email này, mong có sự phản
hồi sớm từ phía anh/chị.Mong rằng những vấn đề tôi đề cập phía trên đều rõ ràng, nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần trợ giúp, đừng ngần ngại trả lời lại email này của tôi.Mong anh chị sẽ nhận được email này và phản
hồi chúng tôi sớm nhất có thể.
Ví dụ mẫu email gửi báo cáo cho sếp:Như đã trao đổi trong cuộc họp hôm nay của phòng Marketing - ban Nội dung, em
xin gửi chị Khuê báo cáo kết quả hoạt động quý 2 năm 2024, đính kèm email này dưới dạng file word và pdf theo yêu cầu.Cần điều chỉnh hay có bất kỳ ý kiến, đóng góp gì, mong chị phản
hồi bằng
cách trả lời lại email này của em sớm nhất có thể để em kịp thời hoàn thành trong thời hạn đã định.Rất mong chị có thể dành thời gian đọc và phê duyệt báo cáo, em cảm ơn chị@
4. Chữ ký email
Rất nhiều bạn khi lập email công
việc mắc phải thiếu sót: không tạo chữ ký. Đây là điều tối kỵ vì khi nhìn vào chữ ký email chuyên nghiệp, người nhận sẽ đánh giá được sự nghiêm túc và phần nào thể hiện tác phong
làm việc chỉn chu.
Nhất là với những bạn đang
xin việc và gửi CV cho nhà tuyển dụng
online, cần đặc biệt lưu ý tạo chữ ký email chuyên nghiệp với đầy đủ mọi thông tin. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn khi họ duyệt
hồ sơ, và cũng có thể tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp với doanh nghiệp. Vì vậy,
cách gửi email đôi khi cũng ảnh hưởng đến hiệu quả công
việc hoặc trong quá trình
xin việc rất nhiều.
Ví dụ chữ ký email:Trân trọng,Trần Mai Ngọc Lan+94 923 345 722
[email protected]Thạc sĩ Quản trị Kinh Doanh - Đại học Ngoại Thương Hà Nội
Cách viết email chuyên nghiệp1. Sử dụng ngôn từ trang trọng, lịch sự
Một email chuẩn chỉnh nhất định phải đến từ văn phong và
cách sử dụng từ ngữ trang trọng, lịch sự. Càng cần lưu ý khi viết email cho sếp, đối tác, khách hàng, v.v., vì họ sẽ đánh giá thái độ và phần nào khả năng của bạn thông qua
cách viết email chuyên nghiệp hay không.
2. Kiểm tra file đính kèm
Cách gửi email thể hiện sự chuyên nghiệp là luôn kèm file đính kèm đúng với những gì đã trình bày. Để tránh nhầm lẫn, bạn nên đặt tiêu đề file sao cho dễ phân biệt và người nhận cũng dễ theo dõi. Ngoài ra, nhiều mail quên file đính kèm cũng dễ gây mất thời gian cho người nhận như gửi báo cáo công
việc cần thiết cho buổi họp các sếp tổng, hoặc gây cản trở cho
việc xử lý
hồ sơ, v.v.Ví dụ, bạn là nhân viên sales, khi gửi báo cáo công
việc cho sếp, bạn cần double-check các file như:Báo cáo doanh thu tuần/tháng...Danh sách khách hàng tiềm năng mớiĐọc thêm:Mẫu báo cáo công
việc cập nhật cho 2023 (kèm tips hữu dụng)
3. Trình bày rõ ràng, mạch lạc
Việc trình bày email công
việc một
cách khoa học sẽ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt được thông tin quan trọng và ý chính mà bạn muốn truyền tải. Nếu nội dung thư dài và nhiều chủ đề, bạn có thể chia thành các phần chính với những ý rõ ràng và sử dụng các từ nối sao cho logic.
4. Hạn chế viết tắt, lưu ý lỗi chính tả
Việc viết tắt sẽ có thể thông cảm nếu bạn viết email cho người quen hoặc mục đích cá nhân, nhưng nên hạn chế viết tắt nếu là email công
việc. Ngoài ra, cũng cần kiểm soát lỗi đánh máy, lỗi chính tả, những lỗi nhỏ này dễ gây thiếu chuyên nghiệp.
5. Luôn đọc lại email trước khi gửi
Thói quen này sẽ giúp bạn tránh được những lỗi đã đề cập phía trên, từ đó email sẽ luôn đảm bảo sự chuyên nghiệp, chỉn chu; cũng như là để người đọc nhanh chóng nắm được thông tin cần thiết.5 mẫu email
xin việc phỏng vấn
1. Mẫu email gửi CV ứng tuyển
Tiêu đề email (Subject):Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] - [Họ tên đầy đủ]
Nội dung email:
Kính gửi anh/chị [Tên người tuyển dụng / Phòng Nhân sự công ty XYZ],
Tôi là [Họ tên], hiện đang là [chức danh/sinh viên năm cuối] tại [công ty/trường]. Qua tin tuyển dụng trên [nguồn — Cake.me / website công ty / LinkedIn], tôi rất quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] mà công ty đang tuyển.
Với [số năm] năm kinh nghiệm trong [lĩnh vực] và các thành tích nổi bật như [1 thành tích cụ thể có số liệu], tôi tin mình có thể đóng góp vào [mục tiêu của công ty/đội ngũ].
Đính kèm email là CV và portfolio của tôi để anh/chị tham khảo. Tôi rất mong nhận được phản
hồi từ anh/chị và sẵn sàng phỏng vấn vào thời gian phù hợp.
Trân trọng,[Họ tên đầy đủ][Số điện thoại] · [Email] · [LinkedIn]
2. Mẫu email follow-up sau khi nộp CV
Nội dung email:
Kính gửi anh/chị [Tên],
Tôi viết email này để hỏi thăm về tình trạng
hồ sơ ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] mà tôi đã nộp ngày [Ngày]. Tôi vẫn rất quan tâm đến cơ hội này và mong muốn được tham gia đội ngũ của [Công ty].
Trong thời gian chờ, tôi đã hoàn thành [dự án/khóa học/chứng chỉ liên quan] để chuẩn bị tốt nhất cho vai trò. Nếu cần thêm thông tin gì, anh/chị vui lòng cho tôi biết.
Xin cảm ơn anh/chị và mong sớm nhận được phản
hồi.
Trân trọng,[Họ tên][Số điện thoại] · [Email]
3. Mẫu email phản
hồi mời phỏng vấn
Nội dung email:
Kính gửi anh/chị [Tên],
Cảm ơn anh/chị đã mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Công ty]. Tôi xác nhận sẽ có mặt vào [thời gian + địa điểm anh/chị đề xuất / link Google Meet].
Trước buổi phỏng vấn, nếu cần tôi chuẩn bị thêm tài liệu hoặc bài tập tình huống nào, anh/chị vui lòng cho biết. Tôi cũng đã đọc kỹ thông tin về [dự án/sản phẩm gần đây của công ty] và rất mong được trao đổi sâu hơn.
Trân trọng,[Họ tên][Số điện thoại] · [Email]
4. Mẫu email cảm ơn sau phỏng vấn
Nội dung email:
Kính gửi anh/chị [Tên người phỏng vấn],
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian phỏng vấn tôi cho vị trí [Tên vị trí] sáng/chiều nay. Buổi trao đổi rất hữu ích và giúp tôi hiểu rõ hơn về [văn hóa công ty / dự án ABC / vai trò].
Đặc biệt, tôi rất ấn tượng với [một điểm cụ thể anh/chị nói trong buổi phỏng vấn — thể hiện đã lắng nghe]. Sau khi trò chuyện với anh/chị, tôi càng tin rằng [Công ty] là môi trường phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của tôi.
Nếu anh/chị cần thêm thông tin gì để hỗ trợ quá trình quyết định, đừng ngần ngại liên hệ với tôi. Tôi rất mong sớm nhận được tin từ anh/chị.
Trân trọng,[Họ tên][Số điện thoại] · [Email]
5. Mẫu email từ chối offer
Nội dung email:
Kính gửi anh/chị [Tên],
Cảm ơn anh/chị và toàn bộ đội ngũ [Công ty] vì lời mời nhận
việc cho vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất vinh dự được lựa chọn và đánh giá cao quá trình tuyển dụng chuyên nghiệp của công ty.
Tuy nhiên, sau khi cân nhắc kỹ, tôi
xin phép không nhận lời mời này vì [lý do — đã nhận offer khác (hoặc: phạm vi công
việc chưa phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp]. Tôi rất tiếc và hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác với [Công ty] trong tương lai.
Một lần nữa,
xin cảm ơn anh/chị và đội ngũ. Chúc [Công ty] tiếp tục thành công.
Trân trọng,[Họ tên]
5 mẫu email công
việc đối tác1. Mẫu email
xin nghỉ phép
Tiêu đề email (Subject):
Xin nghỉ phép từ [Ngày] đến [Ngày] - [Họ tên]
Nội dung email:
Kính gửi anh/chị [Tên quản lý trực tiếp],
Em viết email này để
xin phép nghỉ phép từ ngày [DD/MM/YYYY] đến ngày [DD/MM/YYYY] (tổng [X] ngày
làm việc) vì lý do [lý do — du lịch gia đình /
việc cá nhân / sức khỏe]. Đây là [phép năm/phép không lương] đã được tích lũy.
Trong thời gian em nghỉ, em đã sắp xếp:Các đầu
việc đang xử lý sẽ được bàn giao cho [tên đồng nghiệp].Email và tin nhắn quan trọng em sẽ kiểm tra mỗi sáng để xử lý gấp.[Tên đồng nghiệp backup] sẽ là người liên hệ chính khi anh/chị cần hỗ trợ.
Em mong anh/chị xem xét và phê duyệt. Cảm ơn anh/chị.
Trân trọng,[Họ tên][Phòng ban]
2. Mẫu email báo cáo tiến độ công
việc
Tiêu đề email (Subject):Báo cáo tiến độ [Dự án/Tuần] - [Họ tên]
Nội dung email:
Kính gửi anh/chị [Tên quản lý],
Em
xin gửi báo cáo tiến độ tuần [Số tuần] / [Tên dự án] như sau:
ĐÃ HOÀN THÀNH:[Đầu
việc 1] — kết quả: [số liệu/output cụ thể].[Đầu
việc 2] — kết quả: [số liệu/output cụ thể].
ĐANG TIẾN HÀNH: [Đầu
việc 3] — tiến độ [X]%, dự kiến hoàn thành [ngày].
VẤN ĐỀ CẦN HỖ TRỢ:[Vấn đề 1] — cần anh/chị approve / cần thêm resource].
KẾ HOẠCH TUẦN TỚI:[Đầu
việc ưu tiên 1][Đầu
việc ưu tiên 2]
Em rất mong nhận được phản
hồi của anh/chị về các vấn đề trên. Cảm ơn anh/chị.
Trân trọng,[Họ tên]
3. Mẫu email giới thiệu bản thân (nhân sự mới)
Tiêu đề email (Subject):Thân chào team! - [Họ tên] - [Vị trí mới]
Nội dung email:
Chào cả team,
Em
xin tự giới thiệu — em là [Họ tên], [vị trí] mới gia nhập đội ngũ [Phòng/Team] từ ngày [Ngày] vừa qua. Em sẽ phụ trách [phạm vi công
việc cụ thể].
Một chút thông tin về bản thân em ạ:Trước khi đến với [Công ty], em
làm [công ty cũ — vị trí cũ] trong [số năm] năm.Chuyên môn của em là [lĩnh vực cụ thể].Sở thích cá nhân: [1–2 sở thích thú vị để break the ice].
Trong những ngày đầu, em sẽ dành thời gian học về [sản phẩm/quy trình của team]. Em rất mong sớm có cơ hội trò chuyện và
làm việc cùng từng anh/chị. Nếu có thời gian, mong anh/chị giới thiệu thêm về team / công
việc đang
làm — em rất biết ơn.
Cảm ơn cả team đã chào đón em!
Thân mến,[Họ tên][Vị trí] · [Số điện thoại]
4. Mẫu email gửi đối tác / khách hàng B2B
Tiêu đề email (Subject):[Đề xuất hợp tác] [Tên dự án/dịch vụ] giữa [Công ty A] và [Công ty B]
Nội dung email:
Kính gửi anh/chị [Họ tên đầy đủ],
Tôi là [Họ tên], [chức danh] tại [Công ty]. Qua [nguồn — sự kiện X / giới thiệu của anh Y / website công ty], tôi được biết [Công ty đối tác] đang [hoạt động/dự án cụ thể].
Hiện tại, [Công ty của tôi] đang triển khai [sản phẩm/dịch vụ] phù hợp với [nhu cầu cụ thể của đối tác]. Cụ thể, chúng tôi có thể [3 điểm value cụ thể]:[Value 1 — quantifiable][Value 2 — quantifiable][Value 3 — quantifiable]
Tôi rất mong có cơ hội trao đổi 30 phút với anh/chị về khả năng hợp tác. Nếu thuận tiện, anh/chị có thể đề xuất 2–3 khung giờ phù hợp trong tuần tới?
Đính kèm là tài liệu giới thiệu công ty và case study tham khảo để anh/chị có thêm thông tin.
Trân trọng,[Họ tên đầy đủ][Chức danh] · [Công ty][Số điện thoại] · [Email] · [Website]
5. Mẫu email
xin lỗi / xử lý khiếu nại
Tiêu đề email (Subject):[Công ty] trân trọng
xin lỗi - [Vấn đề cụ thể] Phương án xử lý
Nội dung email:
Kính gửi anh/chị [Tên],
Tôi
xin lỗi anh/chị vì [vấn đề cụ thể — sự cố/lỗi hệ thống/giao hàng chậm] đã xảy ra vào [ngày]. Đây là sự cố ngoài mong muốn và tôi hoàn toàn nhận trách nhiệm về phía [Công ty].
Sau khi rà soát, nguyên nhân là do [lý do cụ thể, ngắn gọn — không đổ lỗi]. Để khắc phục, chúng tôi đã/sẽ:[Hành động khắc phục ngắn hạn — đã thực hiện].[Hành động cho lần này — sẽ
làm trong X giờ/ngày].[Biện pháp phòng ngừa lâu dài — quy trình mới].
Để bù đắp cho sự bất tiện, [Công ty]
xin gửi anh/chị [hỗ trợ/voucher/discount cụ thể]. Tôi rất mong anh/chị thông cảm và tiếp tục đồng hành với chúng tôi.
Nếu có bất kỳ điều gì khác tôi có thể hỗ trợ, vui lòng cho tôi biết trực tiếp.
Trân trọng,[Họ tên đầy đủ][Chức danh — phải có trách nhiệm thực, không phải intern][Số điện thoại]
Câu hỏi thường gặp về
cách viết email1.Có nên dùng emoji trong email chuyên nghiệp không?Trong hầu hết các trường hợp, bạn không nên sử dụng emoji (biểu tượng cảm xúc), đặc biệt là khi viết mail báo cáo công
việc hay khi gửi cho đối tác hoặc khách hàng. Emoji có thể gây hiểu nhầm về mức độ nghiêm túc hoặc
làm giảm tính chuyên nghiệp của nội dung đấy!2.Những lỗi phổ biến cần tránh khi viết email công
việc là gì?Viết sai chính tả.Không ghi tiêu đề email rõ ràng.Thiếu lời chào và lời kết.Nội dung quá dài dòng, thiếu trọng tâm. Trả lời email công
việc quá trễ hoặc forward nhầm người nhận.v.v.3.Email chuyên nghiệp nên dùng font chữ và định dạng như thế nào?Bạn nên sử dụng các font chữ cơ bản, dễ đọc như Arial, Calibri hoặc Times New Roman, cỡ chữ từ 11–12pt. Định dạng nên thống nhất: căn trái, giãn dòng hợp lý và tránh dùng quá nhiều màu sắc hoặc in đậm/in nghiêng không cần thiết.
Việc trình bày gọn gàng giúp email dễ theo dõi và tạo ấn tượng tốt.4, Khi nào nên xưng 'em' và khi nào xưng 'tôi' trong email công
việc?
Ở Việt Nam,
việc lựa chọn xưng hô phụ thuộc vào hoàn cảnh: Em - nếu gửi email cho cấp trên, người lớn tuổi rõ rệt, hoặc môi trường startup văn hóa thân thiện.Tôi - dùng với đối tác bên ngoài, khách hàng, người mới gặp lần đầu, hoặc khi viết email đối ngoại chính thức.5. Có nên gửi email vào cuối tuần hoặc sau giờ
làm không?
Hãy hạn chế tối đa, trừ khi thật khẩn cấp nhé! Nếu phải viết vào cuối tuần, bạn cót thể dùng tính năng "Schedule send" để gửi vào sáng thứ Hai. Văn hóa "right to disconnect" (quyền ngắt kết nối sau giờ
làm) đang được nhiều công ty Việt áp dụng từ năm 2026. Do vậy,
việc gửi email cuối tuần thường xuyên có thể bị nhìn nhận là không tôn trọng thời gian cá nhân của người nhận đấy!
📍Kết luậnNhư vậy, dù ở trong hoàn cảnh và đang
làm công
việc gì thì
việc nắm được
cách viết email là một kỹ năng nghề nghiệp vô cùng quan trọng.Để viết email chuyên nghiệp, bạn chỉ cần 3 thứ: đúng cấu trúc, đúng giọng điệu, và đúng mục đích. Trước khi bấm gửi, hãy kiểm tra lại tiêu đề, tên người nhận, nội dung chính (có đủ thông tin chưa) và một lời kêu gọi hành động rõ ràng. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy chọn một mẫu viết email trong bài, chỉnh theo tình huống của bạn và gửi thử — bạn sẽ thấy
việc viết email trở nên dễ hơn rất nhiều đấy!Với Cake Meet, bạn có thể SWIPE.MATCH.MEET với bất kỳ ai để mở rộng networking. Còn nếu đang tìm
việc, đây sẽ là một ứng dụng vô cùng hay ho cho bạn bởi có rất nhiều nhà tuyển dụng trên đó!Tải Meet