Orientation Training là gì? Làm sao để triển khai hiệu quả?
Tổng quan về Đào tạo định hướng nhân sự (Orientation Training)Mục lục:
Orientation Training là gì?6 lợi ích mà Orientation Training mang lạicho doanh nghiệpQuy trình triển khai Orientation TrainingTheo thống kê của Finance, 77% nhân viên tham gia Employee Orientation đều đạt được mục tiêu công việc ngay trong năm đầu tiên. Bên cạnh đó, tỷ lệ giữ chân nhân sự cũng tăng 25% nhờ vào việc công ty chú trọng đầu tư vào Orientation Training. Vậy Orientation Training là gì và làm thế nào để triển khai hiệu quả trong doanh nghiệp? Hãy cùng Cake khám phá trong bài viết dưới đây.Orientation Training là gì?Khái niệm Orientation Training
Trước khi tìm hiểu Orientation Training là gì, chúng ta cần nắm rõ khái niệm “Orientation là gì?” và “Training là gì?”. Orientation theo định nghĩa của từ điển Cambridge là “training or preparation for a new job or activity”, hiểu nôm na trong tiếng Việt là “sự định hướng, chuẩn bị cho công việc hay hoạt động mới”. Trong khi đó, training trong tiếng Anh là “the process of learning (the practical side of) a job”, có nghĩa là “huấn luyện, đào tạo”.
Vậy, Orientation Training có thể hiểu là “đào tạo định hướng”. Khái niệm này xuất hiện từ cuối thế kỷ 19, khi đại học Harvard nhận ra sự cần thiết trong việc giới thiệu thông tin cơ bản cho sinh viên để họ thích nghi nhanh chóng với môi trường học tập mới. Cho đến đầu thế kỷ 20, cụm từ này đã vượt khỏi phạm vi trường học và trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình chào đón nhân viên mới ở các công ty trên toàn thế giới.
Orientation Training vừa là cơ hội để giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu của doanh nghiệp, vừa tạo nền tảng cho mối quan hệ hợp tác lâu dài, hiệu quả giữa người lao động và tổ chức.Sự khác biệt giữa Onboarding và Orientation Training
Hiện nay, có khá nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa Orientation Training và Onboarding. Tuy nhiên, trên thực tế, hai khái niệm này có một vài điểm khác nhau.
OnboardingOrientation TrainingKhái niệmLà quá trình giúp nhân viên mới hòa nhập với công việc, văn hóa và môi trường làm việc của công ty, bao gồm cả việc Orientation.Là chương trình đào tạo định hướng nhằm cung cấp thông tin cơ bản cho người lao động, giúp giảm bớt sự ngượng ngùng trong ngày đầu đi làm.Mục tiêu- Giúp nhân viên hiểu rõ các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp để từ đó ý thức được vai trò của bản thân trong việc đạt mục tiêu chung.- Gắn kết nhân viên với đội nhóm.- Hỗ trợ nhân viên nhanh chóng làm quen với phong cách làm việc của công ty, hiểu rõ trách nhiệm và kỳ vọng của doanh nghiệp dành cho mình.- Cung cấp thông tin cơ bản về công ty, giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan về nơi làm việc.- Tạo ấn tượng tốt ban đầu và giúp nhân viên cảm thấy được chào đón.Phạm viPhạm vi rộng hơn, bao gồm cả Orientation và các hoạt động đào tạo, phát triển khác.Phạm vi hẹp hơn, là một phần của quá trình onboarding, tập trung vào việc cung cấp thông tin ban đầu và giải quyết các thủ tục hành chính.Thời lượngCó thể kéo dài từ vài tuần đến nửa năm.Có thể chỉ cần vài giờ đến một hoặc hai ngày.6 lợi ích mà Orientation Training mang lạicho doanh nghiệpViệc đào tạo nhân sự về mặt định hướng mang lại nhiều lợi ích, không chỉ cho doanh nghiệp mà cả nhân viên, cụ thể là:Đối với nhân viên
1. Giảm bớt lo lắng và căng thẳng.
Đa phần người lao động khi bắt đầu ở một môi trường mới sẽ cảm thấy hồi hộp, lo lắng. Họ không biết mình có được chào đón hay không, công ty có hỗ trợ mình nhiệt tình không,... Lúc này, Orientation Training không chỉ đóng vai trò cung cấp thông tin thiết yếu mà còn tạo nên bầu không khí nơi người lao động cảm thấy bản thân được chào đón, từ đó khiến họ thoải mái và tự tin hơn. Khi đó, họ có thể tập trung vào phát huy tối đa năng lực của mình.
2. Hiểu rõ trách nhiệm công việc.
Orientation Training đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên nắm rõ nhiệm vụ, tiêu chí đánh giá KPIs cũng như vai trò của họ trong mục tiêu chung của doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót do nhầm lẫn thông tin mà còn hạn chế những xung đột giữa nhân viên và quản lý trong tương lai. Lý do là vì kỳ vọng của hai bên đã được trao đổi rõ ràng ngay từ đầu.
3. Nhanh chóng hòa nhập với văn hóa công ty.
Theo nghiên cứu của Axonify, 92% nhân viên cảm thấy gắn kết hơn với công ty nhờ chương trình đào tạo định hướng.
Như vậy có thể thấy, Orientation Training là cầu nối giúp nhân viên mới hiểu rõ và nhanh chóng hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp, tránh những hành vi không phù hợp. Bên cạnh đó, Orientation còn tạo điều kiện để nhân viên kết nối, tạo dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, từ đó gia tăng sự gắn kết với tập thể, đội nhóm.Đối với nhân viên
1. Cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân sự.
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến tỷ lệ nhân viên nhảy việc (employee turnover rate) tăng cao chính là cảm giác thiếu sự hỗ trợ hoặc không hiểu rõ bản thân đóng vai trò gì trong tổ chức. Orientation Training hỗ trợ giải quyết bài toán này ngay từ những ngày đầu. Khi nhân viên cảm thấy bản thân được quan tâm, chào đón, họ sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp.
2. Tiết kiệm chi phí tuyển dụng.
Việc nhân viên vừa vào công ty đã nghỉ không chỉ ảnh hưởng tiến độ công việc, tốn thời gian đào tạo mà còn khiến tổ chức “mất trắng” khoản đầu tư của mình. Theo tập đoàn Brandon Hall, việc cải thiện trải nghiệm gia nhập tổ chức, bao gồm một chương trình Orientation tốt, có thể giúp giữ chân nhân viên mới đến hơn 82% và tăng năng suất làm việc lên tới 70%.
Triển khai Orientation Training hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm tối đa chi phí cho các hoạt động tuyển dụng (từ việc đăng tin, sàng lọc hồ sơ cho đến phỏng vấn) cũng như chi phí đào tạo bổ sung.LD là làm gì?
3. Tối ưu hóa hiệu suất làm việc của người lao động.
Bằng chứng rõ ràng nhất cho thấy tầm quan trọng của Orientation Training chính là trường hợp của Apple. Tập đoàn này rất chú trọng trong việc tạo ra các chương trình đào tạo định hướng chất lượng. Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần giúp mỗi nhân sự của Apple có thể tạo ra khoảng 2 triệu USD/năm.Quy trình triển khai Orientation TrainingMỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình triển khai Orientation Training khác nhau, tùy vào quy mô và độ khó của công việc. Tuy nhiên, thông thường quá trình này sẽ diễn ra theo ba giai đoạn dưới đây.Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị cho việc định hướng (Pre-Orientation)
Giai đoạn này tập trung vào việc tạo ấn tượng tích cực ban đầu và cung cấp cho nhân viên những thông tin cơ bản trước khi tham gia quy trình đào tạo định hướng.
Bước 1: Gửi thư chào mừng và cung cấp thông tin về doanh nghiệp.
Ngay sau khi nhân viên chấp nhận offer letter, bộ phận nhân sự cần gửi thư chào mừng, kết hợp với video giới thiệu về công ty, lời chào trực tiếp từ Line Manager (quản lý trực tiếp) cũng như cung cấp thêm thông tin chi tiết về doanh nghiệp thông qua cổng thông tin nhân viên hoặc ứng dụng di động (nếu có), bao gồm:
Lịch sử hình thành và phát triểnTầm nhìnSứ mệnhGiá trị cốt lõiVăn hóa doanh nghiệpCơ cấu tổ chứcChính sách nhân sự (giờ làm việc, nghỉ phép, trang phục, phúc lợi, chế độ đãi ngộ)Thông tin về các chương trình đào tạo và phát triểnThông tin liên hệ của các bộ phận hỗ trợ
Bước 2: Hoàn tất thủ tục hành chính.
Trước ngày làm việc đầu tiên, bộ phận nhân sự cần phối hợp với các bên liên quan để hỗ trợ người lao động hoàn tất các thủ tục hành chính cần thiết như thông tin cá nhân cho mục đích quản lý, đăng ký bảo hiểm.Giai đoạn 2: Giai đoạn định hướng (Orientation)
Giai đoạn này tập trung vào việc giúp nhân viên làm quen với đồng nghiệp, cơ cấu tổ chức, văn hóa công ty,... thông qua chương trình Orientation Training được cá nhân hóa với sự hỗ trợ từ mentor.
Bước 3: Giới thiệu và hòa nhập văn hóa doanh nghiệp.Trong tuần đầu tiên nhận việc, ngoài những khía cạnh cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp, nhân viên Netflix còn được chia sẻ thêm các thông tin thiết yếu khác như giải thích về nền tảng công nghệ và những điều nhân viên mới cần biết về công việc. Những nỗ lực trong việc triển khai Orientation Training đã góp phần giúp tỷ lệ nghỉ việc ở doanh nghiệp này vào năm 2020 chỉ chạm mức 11%, thấp hơn nhiều so với Google, Facebook và Amazon.
Ngoài ra, trong ngày làm việc đầu tiên của nhân sự, doanh nghiệp đừng quên tổ chức buổi giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong nhóm, quản lý trực tiếp, đồng nghiệp từ các bộ phận khác. Công ty có thể tổ chức cáchoạt động team building nhỏ hoặc buổi ăn trưa thân mật để tăng tính tương tác và tạo không khí thoải mái.
Bước 4: Đào tạo công việc và nhiệm vụ cụ thể.
Vào tuần đầu tiên, nhân viên mới cần được hướng dẫn rõ ràng về công việc, bao gồm: chi tiết công việc, quy trình làm việc, cách sử dụng các công cụ và phần mềm cần thiết, mục tiêu và KPIs cụ thể cũng như các dự án đang triển khai.
Trước đó, doanh nghiệp nên phân công một mentor để hỗ trợ và giải đáp thắc mắc cho nhân viên mới, đồng thời theo dõi tiến độ và cung cấp phản hồi thường xuyên. Đặc biệt, kế hoạch đào tạo nên được cá nhân hóa dựa trên vai trò và kinh nghiệm của từng nhân viên.
Bước 5: Giới thiệu không gian làm việc.
Bước này thường bị nhiều doanh nghiệp bỏ qua vì họ cho rằng, nhân viên sẽ “tự biết”. Tuy nhiên, thực tế, nếu làm không tốt sẽ dễ khiến người lao động cảm thấy tổ chức không muốn gắn bó lâu dài với họ. Vì vậy, để tạo trải nghiệm “nhập gia” trọn vẹn trong ngày làm việc đầu tiên, bộ phận nhân sự nên tổ chức buổi tham quan văn phòng, giới thiệu các khu vực làm việc, phòng họp, khu vực nghỉ ngơi, căng tin, dịch vụ tiện ích (ví dụ: phòng gym, khu vực giải trí) cho nhân viên mới.Giai đoạn 3: Giai đoạn sau chương trình đào tạo định hướng (Post-Orientation)
Giai đoạn này tập trung vào việc theo dõi hiệu suất, cung cấp phản hồi, hỗ trợ nhân viên phát triển trong dài hạn và duy trì sự gắn kết.
Bước 6: Đánh giá hiệu suất, phản hồi.
Sau một thời gian làm việc, chẳng hạn như sau khi xong thử việc, sau 3 tháng, 6 tháng, người quản lý cần tổ chức buổi đánh giá hiệu suất bằng phương pháp 360 độ để hai bên có cái nhìn toàn diện.
Bên cạnh đó, cấp trên cũng nên cung cấp phản hồi mang tính xây dựng, giải đáp thắc mắc và cùng nhân viên xác định mục tiêu nghề nghiệp, xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân (IDP). Dựa trên kết quả đánh giá và IDP, doanh nghiệp có thể đưa ra những chương trình đào tạo bổ sung, luân chuyển công việc hoặc tạo các cơ hội phát triển khác.
Bước 7: Thu thập phản hồi và cải tiến chương trình.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần định kỳ thu thập phản hồi của nhân viên về trải nghiệm của họ trong quá trình này thông qua các khảo sát ẩn danh hoặc những buổi one-on-one meeting. Từ đó, công ty có thể xác định điểm mạnh, điểm yếu của chương trình và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả.
📍Kết luận
Hy vọng với những chia sẻ trên, doanh nghiệp đã nắm được khái niệm Orientation Training là gì cũng như cách triển khai chương trình Orientation một cách hiệu quả. Đây không đơn giản là một “thủ tục” giới thiệu nhân sự mới mà còn là cách giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc cho mối quan hệ cộng tác hiệu quả và bền vững với nhân viên.
Doanh nghiệp đang tìm kiếm các dịch vụ tuyển dụng phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của tổ chức?Đặt lịch tư vấn miễn phí với Cake ngay!--- Tác giả: Liesel Phan ---