🎁 Miễn phí trải nghiệmCAKE PREMIUMtrong 14 ngày: Tạo - sửa CV với AI không giới hạn, xoá logo Cake, và còn nhiều tính năng khác nữa!NÂNG CẤP NGAYMục lục:
Cấu trúc email
mẫuCách viết email chuyên nghiệp5
mẫu email chuyên nghiệpCâu hỏi thường gặp về cách viết email chuyên nghiệp
Việc nắm được cách viết email chuyên nghiệp vô cùng cần thiết và là yêu cầu mặc định của hầu hết các doanh nghiệp đối với mọi cấp bậc, vị trí công
việc. Một ví dụ điển hình là
việc các bạn sinh viên sắp/mới ra trường cần viết email gửi CV.
Mẫu email gửi sếpTrong bài viết này, Cake chỉ tập trung về cách viết email chuyên nghiệp trong môi trường công sở.Cấu trúc email
mẫu
1. Địa chỉ email
Điều đầu tiên để viết email chuyên nghiệp là một địa chỉ email chuẩn chỉnh. Bạn có thể dễ dàng tạo email công
việc miễn phí với Google để sử dụng, tránh lẫn lộn với email cá
nhân.Lưu ý: Nên sử dụng tên thật để làm địa chỉ email, tránh biệt danh hoặc số điện thoại nhé!
Ví dụ địa chỉ email chuyên nghiệp:
[email protected][email protected]í dụ địa chỉ email cần tránh:
[email protected]@gmail.com
2. Tiêu đề email
Cách viết email trong công
việc hiệu quả cần bắt đầu bằng tiêu đề email phải đảm bảo súc tích, ngắn gọn. Bạn cần thể hiện được ý chính của toàn bộ nội dung bạn muốn truyền tải trong tiêu đề này. Bạn có thể sử dụng các keyword nêu bật được thứ quan trọng và dễ gây chú ý.Nếu viết tiêu đề email không chuẩn sẽ dễ gây hiểu nhầm hay khó đạt được
sự chú ý của người nhận, từ đó email công
việc của bạn dễ bị bỏ qua, hoặc họ sẽ cảm thấy không quan trọng mà xóa bỏ.
Nếu là email khẩn cấp, có thể mở đầu bằng in hoa và để trong ngoặc, ví dụ (GẤP), [QUAN TRỌNG], | KHẨN |. Tuy nhiên không nên quá lạm dụng nếu trong trường hợp không quá cần thiết, tránh gây ảnh hưởng đến
việc duyệt email của người nhận.Nếu nội dung email đề cập đến các hồ sơ hoặc có các mã theo dõi, đừng ngần ngại đưa vào tiêu đề email. Điều này giúp cho
việc tìm kiếm và theo dõi dễ dàng hơn, thể hiện kỹ năng viết email chuyên nghiệp và hiệu quả.
Ví dụ tiêu đề
mẫu email gửi đối tác:[QUAN TRỌNG] Hợp đồng đợi xét duyệt - Chương trình hợp tác Sama và MayGroup
3. Nội dung chính
Phần nội dung chính trong một email chuyên nghiệp cần
bao gồm các mục và
thông tin sau:
Lời chào: Tùy vào hoàn cảnh mà lời chào có thể sử dụng các cách như sau:Kính chào anh/chị,Xin chào anh/chị,Hi (tên người nhận),Dear anh/chị hoặc (tên người nhận),Mục đích viết email: Dùng gạch đầu dòng để chia nhỏ các ý chính, hoặc sử dụng câu văn ngắn gọn, súc tích. Có thể sử dụng xuống dòng để tách các nội dung khác nhau trong cùng một email để giúp người đọc dễ theo dõi hơn.Lời cảm ơn:Bạn có thể tham khảo các
mẫu email chuyên nghiệp dưới đây:Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc email này, mong có
sự phản hồi sớm từ phía anh/chị.Mong rằng những vấn đề tôi đề cập phía trên đều rõ ràng, nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần trợ giúp, đừng ngần ngại trả lời lại email này của tôi.Mong anh chị sẽ nhận được email này và phản hồi chúng tôi sớm nhất có thể.
Ví dụ
mẫu email gửi báo cáo cho sếp:Như đã trao đổi trong cuộc họp hôm nay của phòng Marketing - ban Nội dung, em xin gửi chị Khuê báo cáo kết quả hoạt động quý 2 năm 2024, đính kèm email này dưới dạng file word và pdf theo yêu cầu.Cần điều chỉnh hay có bất kỳ ý kiến, đóng góp gì, mong chị phản hồi bằng cách trả lời lại email này của em sớm nhất có thể để em kịp thời hoàn thành trong thời hạn đã định.Rất mong chị có thể dành thời gian đọc và phê duyệt báo cáo, em cảm ơn chị@
4. Chữ ký email
Rất nhiều bạn khi lập email công
việc mắc phải thiếu sót: không tạo chữ ký email. Đây là điều tối kỵ vì khi nhìn vào chữ ký email chuyên nghiệp, người nhận sẽ đánh giá được
sự nghiêm túc và phần nào thể hiện tác phong làm
việc chỉn chu.
Nhất là với những bạn đang xin
việc và gửi CV cho nhà tuyển dụng qua email, cần đặc biệt lưu ý tạo chữ ký email chuyên nghiệp với đầy đủ mọi
thông tin. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn khi họ duyệt hồ sơ, và cũng có thể tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp với doanh nghiệp. Vì vậy, cách gửi email đôi khi cũng ảnh hưởng đến hiệu quả công
việc hoặc trong quá trình xin
việc rất nhiều.
Ví dụ chữ ký email:Trân trọng,Trần Mai Ngọc Lan+94 923 345 722
[email protected]Thạc sĩ Quản trị Kinh Doanh - Đại học Ngoại Thương Hà Nội
Cách viết email chuyên nghiệp1. Sử dụng ngôn từ trang trọng, lịch
sự
Một email chuẩn chỉnh nhất định phải đến từ văn phong và cách sử dụng từ ngữ trang trọng, lịch
sự. Càng cần lưu ý khi viết email cho sếp, đối tác, khách hàng, v.v., vì họ sẽ đánh giá thái độ và phần nào khả năng của bạn
thông qua cách viết email chuyên nghiệp hay không.
2. Kiểm tra file đính kèm
Cách gửi email thể hiện
sự chuyên nghiệp là luôn kèm file đính kèm đúng với những gì đã trình bày. Để tránh nhầm lẫn, bạn nên đặt tiêu đề file sao cho dễ phân biệt và người nhận cũng dễ theo dõi. Ngoài ra, nhiều mail quên file đính kèm cũng dễ gây mất thời gian cho người nhận như gửi báo cáo công
việc cần thiết cho buổi họp các sếp tổng, hoặc gây cản trở cho
việc xử lý hồ sơ, v.v.Ví dụ, bạn là
nhân viên sales, khi gửi báo cáo công
việc cho sếp, bạn cần double-check các file như:Báo cáo doanh thu tuần/tháng...Danh sách khách hàng tiềm năng mớiĐọc thêm:
Mẫu báo cáo công
việc cập nhật cho 2023 (kèm tips hữu dụng)
3. Trình bày rõ ràng, mạch lạc
Việc trình bày email công
việc một cách khoa học sẽ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt được
thông tin quan trọng và ý chính mà bạn muốn truyền tải. Nếu nội dung thư dài và nhiều chủ đề, bạn có thể chia cấu trúc email thành các phần chính với những ý rõ ràng và sử dụng các từ nối sao cho logic.
4. Hạn chế viết tắt, lưu ý lỗi chính tả
Việc viết tắt sẽ có thể
thông cảm nếu bạn viết email cho người quen hoặc mục đích cá
nhân, nhưng nên hạn chế viết tắt nếu là email công
việc. Ngoài ra, cũng cần kiểm soát lỗi đánh máy, lỗi chính tả, những lỗi nhỏ này dễ gây thiếu chuyên nghiệp.
5. Luôn đọc lại email trước khi gửi
Thói quen này sẽ giúp email của bạn tránh được những lỗi đã đề cập phía trên, từ đó email sẽ luôn đảm bảo
sự chuyên nghiệp, chỉn chu; cũng như là để người đọc nhanh chóng nắm được
thông tin cần thiết.5
mẫu email chuyên nghiệp
Mẫu email gửi sếp
Mẫu email gửi đối tác
Mẫu email gửi khách hàng
Mẫu email giới thiệu sản phẩm
Mẫu email xin
nghỉ việc1.
Mẫu email gửi sếp
Dear anh Nam,
Theo như yêu cầu của anh, em gửi anh file đính kèm với email này CV của 3 ứng viên tiềm năng cho vị trí Trợ lý giám đốc hành chính.
Để thuận lợi cho
việc đặt lịch hẹn phỏng vấn, anh phản hồi lại email giúp em với 3 lịch trống của anh, mỗi lịch 30 phút, em cảm ơn anh trước.
Mong anh dành thời gian xét duyệt CV và trả lời email này của em sớm.
Chúc anh ngày mới vui vẻ,
Thân ái,Trần Tuyết Mai
Trưởng phòng
Nhân sự | SamaTech
[email protected]+84 567 898 778
2.
Mẫu email gửi đối tác
Kính chào chị Mai Hương,
Tôi xin phép viết email cho chị sau buổi gặp mặt tại showroom Vinacare cách đây 2 ngày.
Như đã trao đổi và được
sự đồng ý của chị, tôi xin gửi kèm email này bản báo giá sản phẩm và trang thiết bị y tế mà công ty GreenLife chúng tôi hiện sản xuất và phân phối.
Nếu chị có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại trả lời email này hoặc liên lạc điện thoại trực tiếp với tôi theo số 097 888 678
Mong nhận được hồi âm từ chị và quý công ty,
Trân trọng,Nguyễn Văn Nam
[email protected]
Trưởng phòng Kinh doanhCông ty GreenLifeKhu B CN Hòa Xá, Hà Nội+84 567 898 778
3.
Mẫu email gửi khách hàng
Hi Trần Mai Anh,
Cảm ơn vì Mai Anh đã viết email hỏi về sản phẩm ghế văn phòng đa năng của NewHome. Mai Anh có thể tìm thấy chi tiết
thông tin về xuất xứ, chất liệu và giá thành của sản phẩm tại file đính kèm.
Nếu Mai Anh cần vận chuyển tận nhà, chúng tôi cũng có dịch vụ hỗ trợ.
Đừng ngần ngại liên lạc với chúng tôi qua email hoặc hotline 08 666 7789 để được tư vấn kỹ lưỡng hơn và trả lời mọi thắc mắc của Mai Anh.
Thân ái,Vũ Hà My
[email protected]
Phụ trách bán lẻ B2CCông ty TNHH NewHome88 Kim Mã, Hà Nội+84 567 898 778
4.
Mẫu email giới thiệu sản phẩm
Xin chào anh/chị Quý công ty Phương Nam,
Tôi là Trần Hoài Nam, trưởng phòng Kinh doanh công ty Mặt Trời Mới, chuyên cung cấp sản phẩm từ gỗ thiên nhiên và chế tác thủ công. Được biết Quý công ty đang tìm hiểu về nội thất bên Mặt Trời Mới, tôi xin phép viết email để gửi anh/chị file đính kèm chi tiết các
mẫu mã phù hợp với dự án của quý công ty.
Tôi sẵn sàng hỗ trợ anh/chị qua email và điện thoại nếu cần thiết.
Rất mong anh/chị dành thời gian tìm hiểu và sớm phản hồi để chúng tôi có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của Quý công ty.
Trân trọng,Trần Hoài Nam
Trưởng phòng Kinh Doanh |Công ty Mặt Trời Mới
[email protected]66 Bà Triệu, HCM+84 567 898 778
5.
Mẫu email xin
nghỉ việc
Kính gửi chị Mai Hà và phòng
nhân sự,
Sau khi đã thỏa thuận và được
sự đồng ý từ Giám đốc phòng Multibrand - ông Trần Đức Hoàng Giang, tôi xin gửi kèm email này đơn xin
nghỉ việc để trình bày cụ thể lý do và ngày kết thúc hợp đồng.
Tôi xin cam kết lập biên bản bàn giao công
việc đầy đủ, đúng thời hạn như đã viết trong đơn xin
nghỉ, mong chị và phòng
nhân sự sớm xét duyệt để tiến hành làm thủ tục chấm dứt hợp đồng và giải ngân theo quy định của nhà nước và công ty.
Mong nhận được phản hồi và chỉ dẫn chi tiết từ chị và phòng
nhân sự giúp tôi hoàn thành hồ sơ.
Chúc chị một ngày làm
việc hiệu quả!
Thanks Regards,Hoàng Văn Thái
Chuyên viên Content Marketing
[email protected]Công ty truyền
thông Good IdeaSố 5 Phạm Ngọc Thạch, Hà Nội+84 756 8274
Câu hỏi thường gặp về cách viết email chuyên nghiệp1.Có nên dùng emoji trong email chuyên nghiệp không?Trong hầu hết các trường hợp, bạn không nên sử dụng emoji (biểu tượng cảm xúc), đặc biệt là khi viết mail báo cáo công
việc hay khi gửi cho đối tác hoặc khách hàng. Emoji có thể gây hiểu nhầm về mức độ nghiêm túc hoặc làm giảm tính chuyên nghiệp của nội dung đấy!2.Những lỗi phổ biến cần tránh khi viết email công
việc là gì?Viết sai chính tả.Không ghi tiêu đề email rõ ràng.Thiếu lời chào và lời kết.Nội dung quá dài dòng, thiếu trọng tâm. Trả lời email công
việc quá trễ hoặc forward nhầm người nhận.v.v.3.Email chuyên nghiệp nên dùng font chữ và định dạng như thế nào?Bạn nên sử dụng các font chữ cơ bản, dễ đọc như Arial, Calibri hoặc Times New Roman, cỡ chữ từ 11–12pt. Định dạng nên thống nhất: căn trái, giãn dòng hợp lý và tránh dùng quá nhiều màu sắc hoặc in đậm/in nghiêng không cần thiết.
Việc trình bày gọn gàng giúp email dễ theo dõi và tạo ấn tượng tốt.📍Kết luậnNhư vậy, dù ở trong hoàn cảnh và đang làm công
việc gì thì
việc nắm được cách viết email là một kỹ năng nghề nghiệp vô cùng quan trọng. Cake hy vọng những
mẫu email chuyên nghiệp trên đã giúp bạn có thêm những kiến thức bổ ích khi đi làm!Với Cake Meet, bạn có thể SWIPE.MATCH.MEET với bất kỳ ai để mở rộng networking. Còn nếu đang tìm
việc, đây sẽ là một ứng dụng vô cùng hay ho cho bạn bởi có rất nhiều nhà tuyển dụng trên đó!Tải Meet