Quy trình Offboarding trong doanh nghiệpMục lục: Offboarding là gì?Phân biệt Onboarding và OffboardingVì sao doanh nghiệp cần có quy trình Offboarding? Quy trình Offboarding chuẩn cho doanh nghiệp Một khảo sát gần đây cho thấy, 71% doanh nghiệp toàn cầu không có quy trình Offboarding chuyên nghiệp. Lỗ hổng quản trị nhân sự này không chỉ làm gia tăng nguy cơ rò rỉ thông tin, đứt gãy quá trình vận hành của tổ chức mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng công ty cũng như thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding). Vậy Offboarding là gì? Tại sao việc xây dựng quy trình Offboarding lại quan trọng và trở thành vấn đề cấp thiết của các doanh nghiệp trong thời đại số? Hãy cùng Cake tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!Offboarding là gì?Trước tiên, doanh nghiệp cần nắm được Boarding nghĩa là gì? Boarding hay còn gọi là Onboarding là quá trình hội nhập văn hóa của nhân sự mới. Đây là một bước quan trọng giúp nhân sự dễ dàng nắm bắt công việc, thấu hiểu bản sắc, văn hóa doanh nghiệp và nhanh chóng hòa nhập để trở thành một phần gắn kết của tổ chức. Vậy ngược lại, Offboarding có nghĩalà quá trình quản lý các hạng mục công việc liên quan đến nhân sự sắp nghỉ việc khiến họ rời đi với một tâm thế tích cực. Điều này diễn ra khi nhân sự xin nghỉ việc, từ chức, nghỉ hưu hoặc bị sa thải,... Một quy trình Offboarding hiệu quả sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ danh tiếng, tài sản doanh nghiệp đồng thời duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhân sự cũ. Phân biệt Onboarding và OffboardingOnboarding và Offboarding là hai nút thắt chiến lược trong vòng đời của một nhân sự. Nếu như Onboarding giúp nhân viên mới “bước vào” công ty một cách thuận lợi thì Offboarding đảm bảo nhân sự nghỉ việc một cách “êm đẹp”. Sự khác nhau giữa Onboarding và Offboarding được thể hiện qua những điểm chính sau: Đặc điểmOnboardingOffboardingMục tiêu- Giúp nhân sự dễ dàng thích nghi với môi trường mới.- Định hướng để nhân sự hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của họ trong công việc.- Offboard trong tuyển dụng đảm bảo quá trình nhân sự “rời đi” diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp.- Bảo vệ tài sản công ty, tránh rò rỉ thông tin quan trọng.Thời điểm bắt đầuKhi nhân viên mới gia nhập công ty.Khi nhân sự thông báo nghỉ việc và chuẩn bị rời khỏi tổ chức.Đối tượngNhân sự mới vào công ty.Nhân sự sắp nghỉ việc.Tâm lý nhân sự- Cảm thấy hào hứng xen lẫn căng thẳng khi thử sức ở một vị trí công việc mới.- Quy trình Onboarding cần phá bỏ rào cản, giúp họ tự tin hòa nhập.- Nhân viên nghỉ việc có nhiều trạng thái cảm xúc khác nhau: Tích cực, tiêu cực, trung lập.- Quy trình Offboarding cần tạo thiện cảm và duy trì hình ảnh tốt đẹp của công ty.Thời gianThường kéo dài 1 - 2 tháng, thậm chí 3 tháng - 1 năm phụ thuộc vào kế hoạch công ty.Thường kéo dài 3 - 30 ngày.Hoạt động chính- Giới thiệu về công ty, sơ đồ tổ chức, cơ chế đánh giá hiệu suất làm việc (OKR hoặc KPI).- Phổ biến nội quy, chính sách, cung cấp tài nguyên, hướng dẫn quy trình làm việc.- Kết nối nhân sự với đồng nghiệp, quản lý, lãnh đạo.- Thông báo nghỉ việc và phỏng vấn nghỉ việc.- Thu hồi tài sản công ty, xóa bỏ quyền truy cập hệ thống.- Quyết toán lương, thưởng, thuế, giấy tờ sổ sách,...Kết quả mong muốn- Nhân sự hòa nhập, gắn kết với tổ chức và phát triển nhanh chóng trong thời gian ngắn.- Nhân sự nghỉ việc với thái độ vui vẻ, không hiềm khích.- Offboard trong tuyển dụng ngăn chặn các rủi ro tiềm ẩn.Lợi ích đối với công ty- Xây dựng đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả, nhanh nhạy.- Giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc sớm.- Gia tăng độ uy tín và nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng.- Quy trình Offboarding bảo vệ tài sản công ty.- Căn cứ để xây dựng môi trường làm việc lý tưởng.- Mở rộng cơ hội hợp tác với nhân viên cũ trong tương lai.Vì sao doanh nghiệp cần có quy trình Offboarding?1. Bảo vệ tài sản và dữ liệu quý giá của công ty Lý do: Nhân viên rời đi mang theo các tài nguyên công ty hoặc nắm giữ quyền truy cập hệ thống dữ liệu gây ra lỗ hổng bảo mật, rò rỉ thông tin quan trọng. Ví dụ: Năm 2018, Trung tâm Y tế Pagosa Springs đã trở thành tâm điểm truyền thông và chịu thiệt hại lên đến 111.400 USD vì vi phạm nghiêm trọng Quy tắc bảo vệ dữ liệu sức khỏe HIPAA. Nguyên nhân bắt nguồn từ việc cựu nhân viên bị sa thải vẫn nắm quyền truy cập vào hệ thống trực tuyến của trung tâm, làm lộ thông tin bệnh nhân. → Quy trình Offboarding sẽ đảm bảo thu hồi đầy đủ các tài sản doanh nghiệp và khóa quyền truy cập hệ thống, tránh các rủi ro phát sinh. 2. Tối ưu hóa vận hành, tránh gián đoạn công việc Lý do: Việc bàn giao công việc sơ sài, thiếu chuyên nghiệp sẽ gây khó khăn cho người tiếp nhận, ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Ví dụ: Nhân sự A phụ trách chăm sóc các khách hàng VIP. Sau khi nghỉ việc, bạn A không thực hiện bàn giao file thông tin khách hàng và tiến độ dự án cho người phụ trách kế cận. Điều này khiến công ty bị thất thoát nguồn khách hàng quan trọng. → Quy trình Offboarding sẽ thiết lập một bản kế hoạch bàn giao cụ thể, rõ ràng từng hạng mục và tổ chức buổi họp bàn giao với nhân sự tiếp nhận, đảm bảo dự án hoạt động trơn tru.Mẫu biên bản bàn giao tạo bởi Cake 3. Cải thiện môi trường làm việc thông qua phản hồi Lý do: Phỏng vấn nghỉ việc (tiếng Anh là Exit Interview) sẽ giúp nhà quản trị thấu hiểu tâm tư và mong muốn thực sự của nhân viên, từ đó cải thiện các chính sách, chế độ đãi ngộ nhằm giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc trong tương lai. Ví dụ: Nhân sự B chia sẻ rằng anh ta nghỉ việc vì không có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. Dựa vào đó, công ty sẽ xây dựng lộ trình thăng tiến bài bản, rõ ràng để nhân sự yên tâm cống hiến và phát triển. → Quy trình Offboarding giúp nhà quản trị giải quyết các vấn đề tồn đọng ở hiện tại và thiết lập nền móng vững chắc cho tương lai. 4. Bảo vệ danh tiếng công ty và nâng tầm thương hiệu tuyển dụng Lý do: Trải nghiệm Offboarding tích cực sẽ biến cựu nhân viên trở thành “sứ giả thương hiệu” hoặc đối tác tiềm năng trong tương lai. Với những nhân viên có trải nghiệm tiêu cực, họ có thể lan tỏa thông tin xấu, ảnh hưởng đến uy tín công ty.Ví dụ: Sau khi cho nhân sự A nghỉ việc, công ty Z không thanh toán đầy đủ lương, thưởng theo thỏa thuận. Điều này khiến nhân sự A tức giận, viết bài đăng trên các kênh truyền thông mạng xã hội và nhóm tuyển dụng, gây ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu. → Quy trình Offboarding chuẩn chỉnh sẽ thống kê và giải quyết đầy đủ các hạng mục quyền lợi của người lao động, giúp họ rời đi với tâm thế thoải mái, vui vẻ. 5. Kết nối với nhân viên cũ, tạo cơ hội hợp tác mới Lý do: Nhân viên cũ có thể trở thành đối tác, khách hàng hoặc quay trở lại làm việc tại công ty trong tương lai. Ví dụ: Nhân viên X sau khi nghỉ việc ở Công ty thiết kế nội thất đã chuyển sang làm tại Nhà máy cung cấp vật liệu xây dựng. Dù đã nghỉ việc nhưng C vẫn giữ mối quan hệ tốt với công ty cũ và trở thành đối tác chiến lược cung cấp nguyên liệu xây dựng. → Quy trình Offboarding xây dựng mạng lưới nhân viên cũ (Alumni Network), mở rộng cơ hội hợp tác sau này. Quy trình Offboarding chuẩn cho doanh nghiệp Để đảm bảo việc quản lý nhân sự nghỉ việc diễn ra thuận lợi, hiệu quả, nhà quản trị cần tuân thủ quy trình Offboarding dưới đây. 1. Tiếp nhận và xử lý thông báo nghỉ việc Xác nhận thông tin nghỉ việc của nhân sự.Xác nhận thời gian nghỉ việc, tuân thủ theo quy định của hợp đồng lao động.Gửi quyết định thôi việc cho nhân sự và thông báo nghỉ việc nội bộ để các bộ phận liên quan có phương án điều chỉnh phù hợp. 2. Thiết lập kế hoạch bàn giao chi tiết Liệt kê toàn bộ hạng mục dự án/nhiệm vụ đang triển khai hoặc cần bàn giao.Xác định nhân sự tiếp nhận bàn giao công việc.Nhân sự nghỉ việc tiến hành đào tạo, hướng dẫn cho người kế cận. 3. Thực hiện phỏng vấn nghỉ việc (Exit Interview) Phỏng vấn nhân sự về lý do nghỉ việc và trải nghiệm tại công ty với thái độ trung lập.HR ghi nhận và báo cáo Ban lãnh đạo để có phương án cải thiện. 4. Thu hồi tài nguyên công ty và khóa quyền truy cập hệ thống Thu hồi các tài sản công ty: laptop, điện thoại, máy in, thẻ xe, thẻ nhân viên,...Quy trình Offboarding giúp bảo mật dữ liệu thông qua các hoạt động sau:Thay đổi mật khẩu các hệ thống quan trọng.Xóa quyền truy cập vào các kênh truyền thông: Zalo, Fanpage, Tiktok, Sky, Telegram, Email...Xóa khỏi các nhóm nội bộ và nhóm khách hàng. 5. Quyết toán và hoàn thiện giấy tờOffboard trong tuyển dụng yêu cầu HR phải quyết toán đầy đủ các khoản lương, thưởng, phụ cấp và các ngày phép chưa sử dụng của nhân sự.Cung cấp đầy đủ các giấy tờ cần thiết như: Quyết định nghỉ việc, sổ bảo hiểm,.. 6. Tổ chức buổi tiệc chia tay và duy trì liên lạc Tổ chức tiệc chia tay nhằm gia tăng sự gắn kết và ghi nhận sự đóng góp của nhân sự cho công ty.Chủ động đề xuất gửi thư giới thiệu nhân sự đến các công ty khác.Quy trình Offboarding tạo sự kết nối với nhân sự cũ thông qua nhóm Alumni. 7. Rà soát và cập nhật thông tin lưu trữ Cập nhật hồ sơ nhân sự trên hệ thống, chuyển trạng thái “Đã nghỉ việc”.Rà soát quy trình, đánh giá để cải tiến.📍Kết luận Trong thời đại VUCA - kỷ nguyên công nghệ với những biến động mạnh mẽ về nhân sự, thị trường,... việc xây dựng một hệ thống quản trị Offboarding chuyên nghiệp, bài bản giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi. Hi vọng rằng, bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn khái niệm “Offboarding là gì” để phân biệt được với “Onboarding là gì”, đồng thời xây dựng một quy trình Offboard trong tuyển dụng hiệu quả cho tổ chức của mình.Doanh nghiệp mong muốn xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng? Liên hệ ngay với đội ngũ giàu kinh nghiệm của Cake để được tư vấn về giải pháp tuyển dụng hiệu quả nhất, mà vẫn đảm bảo tối ưu hóa thời gian, chi phí và nguồn lực cho quy trình tuyển dụng của công ty.Post Jobs--- Tác giả: Chloe Tran ---