4 Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja Calon Karyawan [+Email]

Semua orang pasti tidak mengharapkan penolakan, baik itu dari pekerjaan maupun dari aspek lainnya. Namun, dalam sebuah rekrutmen, perusahaan tidak bisa menerima seluruh kandidat. Oleh karena itu mengirim surat penolakan lamaran kerja yang tepat adalah hal yang sangat penting.

Surat lamaran kerja setelah wawancara memungkinkan rekruter untuk fokus pada kandidat yang lebih sesuai dengan kualifikasi perusahaan. Kalimat penolakan lamaran kerja yang sesuai juga bisa membantu mengurangi kekecewaan kandidat yang ditolak.

Bagaimana cara membuat surat penolakan lamaran kerja? Kamu bisa lihat cara membuat serta berbagai contoh surat penolakan secara halus dan juga contoh kalimat penolakan lamaran kerja di artikel berikut ini.

Surat penolakan lamaran kerja merupakan surat resmi dari perusahaan yang ditujukan kepada kandidat yang belum sesuai kualifikasi dengan kriteria perusahaan. Surat penolakan lamaran kerja juga bisa dikirim sebagai respon bahwa perusahaan tidak bisa melanjutkan proses lamaran dengan kandidat tertentu.

Kalimat tidak diterima kerja bisa menjadi hal yang ditakuti para kandidat. Oleh karena itu penggunaan kata yang sesuai bisa mengurangi kekecewaan kandidat dan mempertahankan nama baik perusahaan. 

Panjang surat penolakan lamaran kerja juga bisa bervariasi tergantung pada seberapa banyak informasi yang ingin disampaikan pihak perusahaan. HRD juga bisa memberikan beberapa tips perbaikan yang membangun dan tidak menjatuhkan kepercayaan diri pelamar. Ada beberapa perusahaan yang memilih untuk mengirim surat penolakan lamaran kerja setelah wawancara melalui email maupun pos karena alasan profesionalisme.

Pada umumnya, membuat surat penolakan lamaran kerja hampir serupa dengan membuat surat resmi lainnya. Berikut beberapa contoh surat penolakan lamaran kerja yang bisa kamu pelajari.

1. Template Surat Penolakan Lamaran Kerja

2. Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja di Tahap Awal

3. Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja yang Tidak Lolos Seleksi

4. Contoh Kalimat Penolakan Lamaran Kandidat Setelah Wawancara Melalui Email

Bagi seorang HRD, sangat penting untuk memahami cara membuat surat penolakan lamaran kerja dengan baik. Meskipun tidak seluruh perusahaan mengirimkan surat penolakan lamaran kerja, namun tidak ada salahnya jika kamu memahami cara membuatnya.

1. Kop Surat

Langkah pertama dalam surat penolakan lamaran kerja adalah kop surat. Kamu bisa mengikuti contoh penolakan lamaran kerja di atas. Kop surat sendiri berisikan nama dan logo perusahaan, judul surat, identitas perusahaan, nomor surat, serta alamat dan nomor telepon perusahaan.

Namun jika perusahaan mengirim surat penolakan lamaran kerja melalui email, perusahaan tidak membutuhkan kop surat ini. Kamu hanya perlu menulis bagian pembuka email yang formal dan profesional.

2. Isi Surat Penolakan Lamaran Kandidat

Bagian selanjutnya adalah bagian isi surat penolakan lamaran kerja. Penting untuk diingat, pada bagian isi surat harus menggunakan kalimat yang baik dan sopan. Contoh kalimat penolakan lamaran pekerjaan yang baik adalah dengan menyertakan alasan penolakan. Dengan adanya alasan, akan mengurangi spekulasi ketidaktelitian HRD dalam proses rekrutmen.

3. Penutup

Langkah terakhir adalah penutup, yang berisi ucapan terima kasih dan salam penutup. Pada bagian ini, kamu juga bisa menyertakan harapan bagi kandidat. Dalam contoh surat penolakan secara halus, bisa menyertakan harapan agar kandidat bisa memperoleh pekerjaan yang diinginkan atau bisa meningkatkan skil sesuai minat. Selanjutnya pada bagian akhir penutup, tuliskan salam hormat beserta nama HRD dan jabatan pihak yang membuat surat penolakan lamaran kerja.

Jika kamu sedang membuat surat penolakan lamaran kerja, kamu bisa simak beberapa tips berikut ini:

1. Kirim Surat Penolakan Secepat Mungkin

Dengan mengirim surat penolakan secepat mungkin setelah memperoleh hasil rekrutmen, kamu bisa menghemat waktu dan juga menghargai waktu kandidat yang bersangkutan. Kandidat biasanya ingin tahu hasil rekrutmen secepat mungkin supaya mereka bisa merujuk pada lamaran kerja yang lain jika ditolak di satu perusahaan. 

2. Tulis Isi Surat yang Langsung kepada Intinya

Kandidat yang melamar pekerjaan di perusahaan kamu biasanya memberikan ekspektasi akan mendapatkan email mengenai lamaran yang dikirim. Jadi, sebisa mungkin tulislah surat yang langsung mengungkapkan inti tanpa bertele-tele dan membuat kandidat bingung. Dalam contoh surat pemberitahuan tidak lolos interview, kamu bisa menyampaikan ucapan terima kasih atas waktu wawancara, dan segera ungkapkan hasil wawancara tanpa menulis kalimat terlalu panjang. 

3. Tulis Surat Penolakan yang Berbeda untuk Setiap Tahap dalam Proses Perekrutan

Analogi sederhananya, cara mengakhiri hubungan dengan orang yang dikencani selama 2 bulan, tidak akan sama dengan orang yang dikencani selama 5 tahun. Sama halnya dengan menulis surat penolakan lamaran kerja. 

Kamu harus menuliskan surat penolakan lamaran kerja yang berbeda untuk setiap level perekrutan, mulai dari tahap awal, tahap seleksi, setelah wawancara, dan tahap akhir rekrutmen. Tingkat detail yang dimiliki harus meningkat tergantung seberapa jauh kandidat berhasil dalam proses perekrutan. 

4. Beri Tahu Kandidat Bahwa Kedepannya Akan Ada Lowongan Kerja yang Lebih Cocok

Untuk beberapa keadaan, kandidat yang memiliki kualifikasi bagus mungkin tidak lolos di lowongan tertentu, dan kamu ingin menyimpan lamaran kerja kandidat untuk kesempatan lain. Pada bagian ini, perusahaan bisa menyertakan kalimat tidak diterima kerja, tapi akan ada lowongan lain yang lebih cocok. Berikut contoh kalimat penolakan lamaran pekerjaan:

“Kami sangat menghargai waktu dan usaha Anda untuk melamar di posisi ini. Kami melihat adanya potensi dari bakat yang Anda miliki. Meskipun bakat Anda kurang sesuai di posisi ini, kami akan menyimpan detail lamaran Anda untuk kesempatan lowongan pekerjaan yang lebih cocok dengan potensi Anda.”

Kesimpulan

• Perusahaan sebaiknya memberikan surat penolakan lamaran kerja agar kandidat bisa mengetahui proses rekrutmen.
• Surat penolakan lamaran kerja bisa dikirim melalui pos surat, maupun melalui email.
• Biasanya kalimat penolakan lamaran kerja akan langsung pada intinya, tapi tanpa mengurangi rasa hormat dan apresiasi atas lamaran kerja yang diberikan.
• Dengan adanya surat penolakan lamaran kerja, merupakan proses yang dilakukan profesional ketika menolak kandidat.