Cách viết email từ chối phỏng vấn một cách khéo léo

Khi xin việc, hầu hết mọi người đều gửi hồ sơ ứng tuyển nhiều công việc cùng lúc nhằm tăng cơ hội tìm được việc làm. Nhưng nếu bạn đã tìm được vị trí phù hợp và bỗng nhiên nhận được thư mời phỏng vấn từ công ty bạn từng ứng tuyển. Khi đó bạn sẽ xử lý như nào?

Thay vì im lặng, bạn nên gửi email từ chối phỏng vấn. Bởi việc trả lời thư mời của nhà tuyển dụng cũng chính là một phép lịch sự, thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với công ty mời phỏng vấn. 

Tuy nhiên, từ chối thư mời phỏng vấn sao cho không gây mất lòng cũng không hề đơn giản. Nhiều ứng viên quên không gửi thư trả lời, hoặc không biết cách trả lời email từ chối phỏng vấn sao cho khéo léo cũng khiến để lại ấn tượng không tốt trong mắt nhà tuyển dụng, dễ gây ảnh hưởng đến các cơ hội của bạn trong tương lai.

Chắc hẳn nhiều bạn khi đọc đến đây sẽ cảm thấy viết thư từ chối phỏng vấn thật khó khăn, còn khó hơn cả viết mail xác nhận phỏng vấn. Nhưng không cần lo lắng thêm nữa, bởi Cake sẽ bật mí cho bạn cách từ chối lời mời phỏng vấn cũng như cung cấp các mẫu thư từ chối nhà tuyển dụng. Hãy cùng đọc và tìm hiểu nhé!

Sau khi bạn nộp hồ sơ xin việc, nhà tuyển dụng sẽ xem xét và gửi lời mời hẹn phỏng vấn để gặp mặt và trao đổi trực tiếp. Khi đó, bạn có thể cân nhắc để lựa chọn có chấp nhận tham gia phỏng vấn hay không. Nếu bạn quyết định từ chối email phỏng vấn, bất kể vì lý do gì, bạn cũng nên thông báo cho nhà tuyển dụng biết. Việc làm này vô cùng cần thiết bởi những lý do sau:

• Để nhà tuyển dụng nắm được thông tin: Viết email từ chối phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng nắm được tình hình, kịp thời đưa ra những phương án tìm kiếm nhân sự thay thế, tránh ảnh hưởng tới kế hoạch của công ty.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp: Bạn sẽ được đánh giá cao hơn trong mắt nhà tuyển dụng nếu biết cách từ chối lời mời phỏng vấn lịch sự, đúng mực. Khi đó, với ấn tượng tốt mà bạn để lại, nhà tuyển dụng có thể sẽ lưu lại hồ sơ của bạn nếu có vị trí phù hợp trong trong tương lai.
• Tạo cơ hội cho ứng viên khác: Việc trả lời thư mời chậm trễ có thể sẽ lấy mất đi cơ hội phỏng vấn của những người còn lại. Do đó, bạn nên viết thư từ chối nhà tuyển dụng sớm nhất có thể để nhà tuyển dụng có thể sắp xếp phỏng vấn cho các ứng viên mới.

Tương tự như việc viết email xin việc sao cho chuyên nghiệp, bạn cũng cần nắm được cách từ chối phỏng vấn giúp ghi điểm với nhà tuyển dụng:

1. Lời chào

Khi viết thư từ chối phỏng vấn cho nhà tuyển dụng, hãy bắt đầu bằng một lời chào trân trọng. Bạn có thể mở đầu thư mời bằng “Kính chào/ Kính gửi” đi kèm với tên người nhận và chức vụ/ phòng ban làm việc. 

Để có thể xác định chính xác người mà bạn sẽ gửi mail từ chối phỏng vấn tới, hãy kiểm tra phần ký tên của thư mời phỏng vấn. Nếu không tìm thấy thông tin, bạn có thể gửi tới bộ phận tuyển dụng của công ty. 

2. Nội dung chính

2.1. Mở đầu bằng lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng

Bất kể khi bạn chấp nhận lời mời phỏng vấn hay trả lời thư từ chối của nhà tuyển dụng, đừng quên gửi một lời cảm ơn thật chân thành. Hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy bạn rất trân trọng khoảng thời gian họ bỏ ra để xét duyệt hồ sơ cũng như đã dành cho bạn lời mời phỏng vấn quý giá này. 

Chỉ một lời cảm ơn đơn giản nhưng chắc chắn bạn sẽ để lại được thiện cảm đối với người đọc thư rồi đó!

2.2. Lý do từ chối phỏng vấn

Để được rõ ràng, bạn nên xác nhận không thể tham gia phỏng vấn, sau đó mới nêu ra lý do. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc ứng viên từ chối lời mời phỏng vấn. Nhưng bất kể là lý do gì, bạn nên tìm cách từ chối phỏng vấn khéo léo. Không nên trả lời vòng vo, tốt nhất là trực tiếp trình bày rõ ràng để nhà tuyển dụng nắm được lý do bạn từ chối. 

Tuy nhiên khi viết phần này, hãy thận trọng và cân nhắc để đưa ra lý do phù hợp, tránh gây mất lòng nhà tuyển dụng. Bạn không cần đề cập quá chi tiết mà chỉ cần ngắn gọn để người đọc đủ hiểu, cũng như cần tránh những vấn đề tế nhị như lương thấp, điều kiện, môi trường làm việc không tốt, công việc khó phát triển,... 

2.3. Bày tỏ sự tiếc nuối khi từ chối

Sau khi nêu lý do từ chối lời mời phỏng vấn, hãy thể hiện sự tiếc nuối khi chưa thể hợp tác và mong họ thông cảm. Khi thấy được bạn trân trọng lời mời phỏng vấn đến từ công ty như vậy, có khả năng nhà tuyển dụng sẽ tìm đến bạn nếu họ cảm thấy có một vị trí khác phù hợp hơn trong tương lai.

2.4. Đề xuất một ứng viên khác

Nếu đây là một doanh nghiệp tốt, đồng thời trong các mối quan hệ của bạn có người thích hợp và quan tâm với vị trí này, đừng ngần ngại giới thiệu ứng viên đó với nhà tuyển dụng ngay trong thư từ chối phỏng vấn. Ngoài việc tạo cơ hội việc làm mới cho người bạn của mình, việc làm này cũng sẽ thể hiện thiện chí của bạn muốn giúp công ty nhanh chóng tuyển được nhân viên phù hợp.

3. Lời chúc và chữ ký cuối thư

Một email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp không thể thiếu một lời chúc sức khỏe hoặc thành công tới công ty. Một lời chúc tuy nhỏ nhưng chắc chắn sẽ giúp bạn “ghi điểm” và để lại dấu ấn với nhà tuyển dụng. 

Ngoài ra, bạn cũng đừng quên để lại các thông tin liên lạc qua phần chữ ký cuối thư để nếu có cơ hội hợp tác khác trong tương lai, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ với bạn. 

✅ Suy nghĩ kỹ trước khi từ chối: 

Hãy đảm bảo rằng bạn hoàn toàn chắc chắn về quyết định từ chối lời mời phỏng vấn của mình, bởi một khi bạn đã từ chối, bạn sẽ không thể rút lại. Bên cạnh đó, bạn cũng nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi gửi thư từ chối phỏng vấn để tránh việc bạn hối tiếc về quyết định của mình nhé!

✅ “Reply All": 

Sử dụng “Reply All” hay “Trả lời tất cả” là cách từ chối phỏng vấn hữu hiệu nhất, giúp cho người gửi thư mời và cả những người liên quan đến việc tuyển dụng cũng sẽ nhanh chóng nắm được thông tin phản hồi từ bạn.

✅ Từ chối lời mời phỏng vấn sớm nhất có thể: 

Bạn không nhất thiết phải gửi thư từ chối phỏng vấn ngay lập tức, nhưng nên gửi càng sớm càng tốt - để nhà tuyển dụng có thời gian sắp xếp và liên lạc với các ứng viên khác.

Đừng lo lắng hành động này sẽ gây mất lòng, bởi cách từ chối phỏng vấn khéo léo là phải giúp người khác hoàn thành công việc của họ thuận tiện hơn.

❌ Chèn emoji, icon: 

Thói quen này chỉ phù hợp khi nhắn tin, chứ cực kỳ tốt kỵ đối với cách viết email công việc chuyên nghiệp, bởi việc chèn emoji sẽ làm mất đi tính trang trọng của môi trường công sở, đặc biệt là thư từ chối phỏng vấn.

Lưu ý: Viết email từ chối phỏng vấn với emoji là hành động bất lịch sự, và cho thấy thái độ thiếu thiện chí, cũng như không tôn trọng người khác. Bạn đừng mắc phải lỗi này và để nhà tuyển dụng đánh giá thấp, ảnh hưởng đến cơ hội về sau nhé!

❌ Viết quá cụt lủn hoặc quá dài dòng: 

Dù bạn viết email từ chối phỏng vấn hay bất kỳ email nào, hãy tạo thói quen viết ngắn gọn, súc tích. Tránh trình bày cụt lủn hoặc quá lan man, dài dòng khiến người đọc khó nắm được trọng tâm.

❌ Mắc lỗi chính tả: 

Trước khi nhấn gửi thư từ chối xin việc, hãy đọc lại toàn bộ email một lần nữa và soát lại các lỗi chính tả. Đặc biệt trong trường hợp từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh, hãy chắc chắn bạn không mắc lỗi về sử dụng từ hay ngữ pháp. Nếu vẫn chưa yên tâm, bạn có thể sử dụng các công cụ như Grammarly để kiểm tra lại.

--- Tác giả bài viết: Lan Nguyen ---