Training là gì? Cách training nhân viên chính xác - hiệu quả - kinh tế

Trên thương trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp nào cũng muốn thu về ứng viên tài năng, nhưng dừng lại ở tuyển dụng và quản lý nhân sự truyền thống chưa đủ để giữ chân họ ở lại. Lúc này, doanh nghiệp cần tới một công cụ mạnh mẽ hơn để đạt được mục tiêu phát triển nhân lực dài hạn: training nhân viên.

Vậy training là gì? Training công việc như thế nào để không gây nhàm chán và thực sự mang lại lợi ích thiết thực cho công ty? 

Bất kể bạn là chuyên viên nhân sự tại doanh nghiệp vừa và nhỏ hay đến từ doanh nghiệp, tập đoàn lớn, hướng dẫn chi tiết này chắc chắn sẽ giúp bạn tổ chức training nhân viên mới và cũ hiệu quả với kinh phí phù hợp.

Training nhân viên (còn được gọi là job training) được thiết kế nhằm trang bị cho nhân viên những kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc của họ trong hiện tại và/hoặc tương lai. Đây là một quá trình có cấu trúc chặt chẽ với một quy trình tuần tự từ lúc lên kế hoạch cho tới nghiệm thu, đánh giá. 

Có thể nói, job training là một khía cạnh quan trọng đối với sự phát triển nghề nghiệp mỗi cá nhân, hướng tới nâng cao năng lực làm việc, hiệu suất và kết quả lao động. Từ góc nhìn của doanh nghiệp, training công việc chính là cách nhanh nhất định hướng nhân viên tới mục tiêu kinh doanh.  

Quyết định training nhân viên xuất phát từ nhiều nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp: bắt kịp nhịp độ biến đổi của lĩnh vực kinh doanh, cải thiện mức độ hài lòng nghề nghiệp của nhân viên duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường,... Bất kể động lực training là gì, chìa khóa giúp job training thành công nằm ở hài hòa lợi ích công ty và nhân viên. Cách tiếp cận này sẽ duy trì, thúc đẩy tư duy không ngừng đổi mới, phát triển để tăng khả năng thích nghi cho tổ chức.

Trong quy trình đào tạo nhân viên mới, ngoài training nhân viên còn có thuật ngữ “onboarding”, với vai trò và ý nghĩa quan trọng trong hành trình nhân viên. Cùng phân tích những điểm tương đồng và khác biệt giữa onboarding và training là gì nhé.

Hiểu đơn giản, onboarding là cách công ty giới thiệu nhân viên với môi trường làm việc, vai trò - nhiệm vụ và văn hóa doanh nghiệp. 

Theo các chuyên gia nhân sự và quản trị doanh nghiệp, trải nghiệm onboarding ảnh hưởng lớn tới quyết định ở lại của nhân viên sau thời gian thử việc. Từ phía nhân viên, họ sẽ cảm thấy bản thân được chào đón, trân trọng và sẵn sàng một tinh thần nhiệt huyết để cống hiến trong thời gian tới.

• Onboarding:

Apple sở hữu một quy trình onboarding phức tạp và chuyên nghiệp nhằm đảm bảo nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc vốn có nhịp độ nhanh, năng động đặc trưng của Apple. 

Quá trình này bắt đầu bằng một buổi định hướng kéo dài nửa ngày, nơi nhân viên mới được giới thiệu về văn hóa, giá trị và các quy trình của công ty. Tại đây, Apple cũng cung cấp một bộ thiết bị và công cụ làm việc chào mừng nhân viên mới, bao gồm các tài liệu, sổ tay nhân viên cần thiết cùng một chiếc iMac mới. 

Trong suốt một tuần đầu làm việc (có thể ngắn hơn), nhân viên mới sẽ được quản lý trực tiếp của mình hướng dẫn, giúp họ nhanh chóng thích nghi với vai trò và nhiệm vụ. Nếu bạn đang thắc mắc on the job training là gì thì đây cũng chính là định nghĩa cơ bản của hình thức đào tạo này đấy.

• Training công việc:

Đối với vị trí bán hàng, Apple đặc biệt chú trọng vào nhóm kỹ năng giúp nhân viên nâng cao trải nghiệm khách hàng. Thường thì sau 2 đến 3 tháng gia nhập công ty, nhân viên mới sẽ được tham gia khóa đào tạo nâng cao kỹ thuật bán hàng, học cách tư vấn sản phẩm hiệu quả cũng như cách xử lý khiếu nại và giao tiếp chuyên nghiệp.

Là ông lớn trong ngành công nghệ, không lấy làm lạ khi Apple đồng thời cung cấp các khóa học trực tuyến để đảm bảo nhân viên của họ luôn nắm được các xu hướng mới nhất. 

Chính nhờ sự kết hợp giữa onboarding hiệu quả và job training liên tục, Apple đã xây dựng được một đội ngũ nhân viên xuất sắc, đồng thời duy trì được tiêu chuẩn cao trên thị trường.

Training nhân viên là cách tác động đồng thời lên nhân viên và chính bản thân doanh nghiệp. Thông qua training nhân viên mới và lực lượng lao động hiện tại, doanh nghiệp nâng cao thương hiệu tuyển dụng, củng cố văn hóa doanh nghiệp, tăng hiệu suất làm việc. 

Cụ thể hơn, ý nghĩa của training on job là gì đối với sự phát triển của công ty và cá nhân nhân viên?

Về lâu dài, training nhân viên hiệu quả có thể mang đến:

• Môi trường làm việc an toàn hơn (ít tai nạn, phạt tiền, kiện tụng, v.v.).
• Lợi nhuận tăng, nhờ hiệu suất làm việc và năng suất cao hơn.
• Tăng cường sự gắn kết và nhiệt huyết trong đội ngũ nhân viên.
• Tạo ra nguồn lực tiềm năng cho các vị trí quản lý trong tương lai.
• Tăng cường sự hợp tác và mối quan hệ tốt hơn trong công việc.
• Nâng cao sức khỏe tinh thần cho cả nhân viên và lãnh đạo.
• Khả năng thích ứng công nghệ và thuận lợi hơn khi triển khai chiến lược mới.
• Văn hóa doanh nghiệp được củng cố.
• Danh tiếng của công ty được đón nhận tích cực. 

Với người lao động, các khóa đào tạo chất lượng tốt sẽ giúp họ nâng cao kiến thức, kỹ năng và gián tiếp đem đến sự hài lòng với nơi làm việc. Những lợi ích khác của training công việc có thể kể đến là:

• Tăng cường tính tự chủ trong công việc.
• Duy trì môi trường làm việc an toàn hơn.
• Cảm nhận được sự hỗ trợ đáng kể từ phía công ty.
• Tăng sự tự tin trong việc thực hiện công việc một cách chính xác.
• Trang bị kỹ năng và kiến thức để phát triển sự nghiệp.
• Học hỏi các kỹ năng và thông tin có thể dẫn đến vai trò lãnh đạo trong tương lai.
• Phát triển sự hiểu biết sâu hơn về vai trò và nhiệm vụ cần hoàn thành.

Lỗi phổ biến nhất khi doanh nghiệp tổ chức training on job là gì? Chính là áp dụng cứng nhắc phương pháp dạy học truyền thống. Ở đó, không gian được sắp xếp như lớp học và chuyên gia đơn thuần thuyết trình lại những gì chiếu trên màn hình. Tuy phương pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm công sức, chi phí training nhân viên nhưng lại không phải là cách hiệu quả nhất. 

Có rất nhiều cách tổ chức training công việc đem lại cảm giác hứng khởi và thú vị hơn cho người học, bao gồm: 

• Nhập vai: đào tạo kỹ năng giao tiếp, bán hàng, xử lý xung đột,...
• Peer training (đồng nghiệp đào tạo lẫn nhau): đào tạo công cụ, quy trình, sản phẩm,...
• Blended learning (dạy học kết hợp e-learning và lớp học tại công ty): nâng cao kiến thức chuyên môn, cập nhật xu hướng,...
• Mentorship: định hướng nghề nghiệp, đào tạo kỹ năng quản lý,...
• Video training (đào tạo qua video): giới thiệu về công ty, tập huấn các bước thực hiện,...
• Cross-training: luân chuyển nhân viên vào các bộ phận khác nhau để job training, giúp họ hiểu rõ hơn về cách vận hành và thực hiện nhiệm vụ của từng phòng ban.

Để hình dung dễ hơn cross training là gì, bạn có thể tham khảo các chương trình Management Trainee tại các công ty và tập đoàn đa quốc gia như Pepsico, Unilever,...

Dưới đây là 7 bước trong quy trình phát triển chương trình training nhân viên:

Bước 1. Đánh giá nhu cầu và phân tích đào tạo.

HR tiến hành đánh giá hiệu suất và so sánh kỹ năng thực tế của nhân viên với yêu cầu công việc để xác định các khoảng trống cần phát triển. 

Bước 2. Đặt mục tiêu đào tạo rõ ràng.

HR phối hợp với quản lý để thiết lập mục tiêu đào tạo, đảm bảo chương trình đào tạo phù hợp với các ưu tiên và mục tiêu của công ty. 

Bước 3. Thiết kế chương trình đào tạo phù hợp.

Thiết kế nội dung đào tạo dựa trên mục tiêu tương ứng với nhu cầu của cả doanh nghiệp và nhân viên, tập trung vào các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho công việc của họ. 

Bước 4. Kết hợp phương pháp học tập đa dạng.

Chọn phương pháp giảng dạy phù hợp như thuyết trình, thảo luận nhóm, mô phỏng, tổ chức workshop... để đáp ứng nhu cầu học tập của nhân viên cũng như tính chất của nội dung đào tạo.

Bước 5. Ứng dụng công nghệ vào đào tạo.

Sử dụng công nghệ như hệ thống quản lý học tập (LMS), hội nghị trực tuyến, và các ứng dụng di động để tăng hiệu quả và tính linh hoạt của chương trình đào tạo. 

Bước 6. Triển khai chương trình đào tạo.

Tạo lịch trình và khung thời gian đào tạo theo trình tự hợp lý dựa trên hướng dẫn sau:

• Chia nội dung đào tạo thành các học phần khác nhau và sắp xếp thứ tự hợp lý.
• Ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng học phần.
• Xác định các hoạt động đào tạo cho mỗi học phần.
• Lên lịch đào tạo để phân bổ các hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định.
• Thông báo lịch trình đào tạo cho học viên, chuyên gia và các bên liên quan.

Bước 7. Hỗ trợ và ghi nhận phản hồi liên tục.

Theo dõi liên tục xuyên suốt quá trình tổ chức đào tạo để kịp thời hỗ trợ và điều chỉnh khi cần thiết. Đồng thời thu thập phản hồi của nhân viên sau mỗi học phần và khi kết thúc job training để rút kinh nghiệm trong các chương trình training công việc sau này.

Cuối cùng, khi triển khai training nhân viên, chuyên gia nhân sự và ban lãnh đạo cần lưu ý: 

1. Khuyến khích nhân viên tiếp tục học tập ngoài lớp học. 
2. Cá nhân hóa phương pháp đào tạo với từng nhóm/cá nhân, nếu có thể. 
3. Hãy xem xét các phần thưởng, khen tặng mang tính khuyến khích. 
4. Chú ý đến phản hồi của nhân viên sau mỗi buổi đào tạo. 
5. Luôn có quỹ thời gian cho training công việc định kỳ.  
6. Tận dụng nhân sự nội bộ để đào tạo (peer learning) giúp tiết kiệm chi phí. 

--- Tác giả: Hoang Phuong ---