Apa itu Transformasi Digital? Pengertian, Perannya dalam Bisnis, dan Panduan Strateginya!

Teknologi yang semakin canggih mendorong seluruh perusahaan mengarah pada industri 4.0, kondisi dimana keseluruhan sistem berubah dari analog ke online. Pandemi Covid-19 pun semakin mendorong era transformasi digital menjadi semakin lebih cepat.

Tren industri 4.0 mendorong perusahaan harus mulai melakukan transformasi teknologi jika tidak ingin kalah bersaing dengan perusahaan lainnya. 

Hal ini pula yang mendorong karyawan harus memiliki pola pikir digital. Karyawan juga harus berkembang mengikuti arah perkembangan zaman jika ingin meniti jenjang karir yang lebih tinggi. 

Jangan khawatir kalau kamu merasa belum siap dengan era transformasi digital. Di artikel ini, Cake akan membantu kamu memahami lebih detail transformasi digital di era new normal. 

Kita akan memahami apakah yang dimaksud dengan transformasi digital, tahapan transformasi digital, contoh transformasi digital, dan mengapa transformasi digital penting dalam lingkungan bisnis saat ini.

Transformasi digital adalah proses pemanfaatan teknologi untuk membawa perubahan secara signifikan dari sistem analog/manual ke digital di berbagai aspek kehidupan. Tujuan digital transformasi adalah membuat kebutuhan manusia terpenuhi secara lebih cepat, mudah, dan praktis. 

Dalam bisnis, transformasi digital tentu merupakan hal yang sangat kompleks. Perusahaan digital memerlukan perubahan dalam keseluruhan proses bisnis, mulai dari supply chain, absensi dan evaluasi karyawan, serta interaksi dengan pelanggan dan pemegang saham. 

Walaupun proses digital informasi sangat kompleks dan membutuhkan biaya yang besar, namun perusahaan tetap harus melakukan transformasi teknologi dikarenakan teknologi akan menjadi kunci pergerakan ekonomi di masa mendatang.

Sebenarnya proses transformasi digital sudah dimulai dari abad ke 20, ketika komputer dan internet pertama kali dikenalkan ke masyarakat. Proses ini selanjutnya terus berkembang dan menuntut seluruh aspek perusahaan untuk cepat beradaptasi, terlebih setelah adanya pandemi Covid-19.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa transformasi digital penting dalam lingkungan bisnis saat ini:

1. Meningkatkan Produktivitas Kerja

Penggunaan teknologi dapat menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi kerja di seluruh proses bisnis. Contohnya, penggunaan machine learning dalam pengolahan data dapat membantu tercapainya tujuan perusahaan lebih cepat.

Selain itu, transformasi teknologi juga akan membantu karyawan untuk fokus pada pengembangan kreativitas dan pemecahan masalah, dibandingkan pekerjaan administratif. 

2. Meningkatkan Customer Engagement

Menurut penelitian, pelanggan lebih membutuhkan respon yang cepat dibandingkan mendapatkan apa yang dibutuhkan. Hal ini hanya dapat dicapai melalui proses digital. 

Dengan berkomunikasi dengan pelanggan secara langsung, perusahaan juga dapat memahami apa yang dibutuhkan, penilaian pelanggan terhadap produk/jasa yang sudah ada, dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

3. Meningkatkan Inovasi Produk/Jasa

Transformasi digital di era new normal membuat akses teknologi menjadi lebih mudah. Hal ini akan membantu karyawan untuk lebih mudah mendapatkan informasi mengenai produk/jasa yang dibutuhkan pasar, melakukan riset untuk proses pengembangan produk/jasa baru, ataupun mendapatkan informasi dari perusahaan kompetitor.

4. Mempercepat Pemasaran Produk Baru

Dengan semakin maraknya penggunaan internet dan sosial media, tentu pemasaran produk/jasa baru menjadi lebih cepat dilakukan. Semakin banyak pelanggan yang dapat menerima informasi mengenai produk/jasa baru. Tidak hanya itu, penggunaan sosial media juga tentu lebih menghemat biaya pemasaran produk.

5. Mengurangi Biaya Operasional

Keunggulan transformasi digital adalah mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti beban energi, beban SDM, biaya logistik, dan pemeliharaan peralatan.

Contohnya, pengiriman dokumen yang dilakukan melalui email, adanya tren tanda tangan elektronik. Kedua contoh itu tidak memerlukan biaya pengiriman.

6. Mengurangi Potensi Kecurangan

Digital transformasi di seluruh aspek perusahaan akan membantu seluruh proses transaksi atau inventaris tercatat secara rapi dan benar. Hal ini dianggap juga dapat mengurangi potensi kecurangan yang dapat dilakukan karyawan.

Kamu pastinya sudah akrab dengan istilah transformasi digital. Tapi, tahukah kamu ada istilah lain, seperti digitisasi dan digitalisasi? Apa sih perbedaan digitisasi, digitalisasi, dan transformasi digital? Yuk, kita bahas.

1. Digitisasi (Digitazion)

Kunci utama proses digitisasi adalah mengubah sistem analog ke digital.

Pada mulanya, perusahaan melakukan proses dokumentasi dengan menggunakan kertas dan tulisan tangan. Sistem ini disebut sebagai sistem analog. Pada era itu, perusahaan juga sering menggunakan mesin fax untuk bertukar dokumen dengan perusahaan lainnya. Ketika komputer mulai dikenalkan, banyak perusahaan yang menggunakan komputer untuk sistem dokumentasi, dan meninggalkan metode tulisan tangan. 

Proses perubahan sistem dokumentasi dari tulisan tangan ke komputer inilah yang dinamakan dengan proses digitisasi. Proses ini mulai digunakan hampir seluruh perusahaan untuk menghemat penggunaan kertas dan meminimalisir kehilangan dokumen.

2. Digitalisasi (Digitalization)

Kunci utama digitalisasi adalah penggunaan data digital untuk mempermudah pekerjaan.

Ketika perusahaan sudah menerapkan proses digitisasi, maka perusahaan akan mengoptimalkan sistem digital ini untuk melakukan proses dokumentasi. Pengoptimalan ini akan membantu karyawan bekerja lebih mudah dan cepat dalam pencarian data yang dibutuhkan. Karyawan tidak perlu lagi mencari-cari data di tumpukan-tumpukan kertas. 

Selain itu, komunikasi yang dilakukan perusahaan ke konsumen atau investor dapat tercatat lebih mudah. Perusahaan juga dapat memberikan data yang dibutuhkan lebih cepat kepada konsumen/investor.

Pemanfaatan proses digital yang dapat membantu efektivitas kerja inilah yang disebut dengan proses digitalisasi.

3. Transformasi Digital (Digital Transformation)

Digital transformation adalah proses digitalisasi yang memberikan nilai pada setiap konsumen. Transformasi digital memiliki cakupan yang lebih luas. Dalam hal ini, biasanya perusahaan telah menerapkan perubahan sistem di keseluruhan aspek proses bisnis. 

Pembuatan aplikasi atau pengadaan customer sevice online yang memiliki fungsi untuk mempermudah konsumen mendapatkan apa yang dibutuhkan dengan cepat, merupakan contoh dari digital transformasi.

Perusahaan digital memerlukan perubahan dalam beberapa hal, diantaranya:

1. Transformasi Proses

Transformasi digital di era new normal mencakup transformasi seluruh proses bisnis. Contoh transformasi proses yang dapat diterapkam dalam bisnis adalah:

• Penggunaan machine learning untuk pengolahan data sehingga dapat membantu perusahaan membuat keputusan lebih cepat.
• Penyediaan customer service online untuk membantu meningkatkan interaksi dengan pelanggan.
• Proses pemasaran produk dengan bantuan internet untuk membantu proses penjualan produk lebih cepat dan mudah.

2. Transformasi Model

Keunggulan lain digital transformasi adalah kemampuannya merubah bisnis model perusahaan atau merubah kebiasaan masyarakat. Contohnya, sebagai berikut:

• Penjualan produk yang dilakukan melalui e-commerce membuat perusahaan dapat meningkatkan penjualan ataupun mengurangi biaya sewa toko.
• Bisnis sewa DVD film dirubah menjadi sistem streaming, seperti yang dilakukan Netflix, dan Disney+.
• Musisi melakukan penjualan musik melalui iTunes atau Spotify. 

3. Transformasi Domain

Jenis digital transformation ini bisa dibilang yang paling sulit untuk dilakukan, karena membutuhkan biaya besar, dan waktu panjang. Pada dasarnya, transformasi domain berfokus pada pembukaan bisnis di luar pasar yang saat ini dilayani. Contohnya, adalah:

• Transformasi yang dilakukan Amazon. Amazon memulai bisnis online kecil, hingga mampu menjadi raksasa domain pasar melalui Amazon Web Services (AWS)
• Google yang berkembang menjadi domain terbesar situs pencarian di dunia.

Selanjutnya, untuk membantu kamu memahami lebih jelas mengenai apa yang dimaksud dengan transformasi digital, mari kita lihat contoh-contoh transformasi digital, berikut ini:

1. Netflix

Netflix merupakan salah satu contoh transformasi digital terbaik. Tahukah kamu, langkah Netflix memulai transformasi digital pernah mengantarkan mereka meraih keuntungan sebesar 30x lipat.

Netflix pertama kali hadir dengan menawarkan layanan entertainment berbasis internet yang dapat diakses dengan mudah, di mana saja, dan kapan saja. Tidak hanya itu, Netflix juga menyuguhkan tayangan dengan berbagai jenis kategori dan dari beberapa negara dengan menggunakan bahasa Indonesia. Kehadiran Netflix ini telah merubah bisnis konvensional (penyewaan DVD) menjadi model bisnis streaming.

2. Gojek

Kamu tentunya juga sudah sangat familiar dengan brand ini. Layanan ojek online pertama di indonesia ini merupakan contoh transformasi digital yang baik. Kehadiran Gojek merubah model bisnis dan gaya hidup masyarakat Indonesia.

Layanan ini mempermudah masyarakat Indonesia dalam hal transportasi. Selain itu, aplikasi ini juga membantu para ojek mendapatkan pelanggan di luar wilayah/tempat tunggu mereka. Layanan tambahan lain yang dimiliki Gojek, juga telah merubah pola hidup masyarakat Indonesia untuk mendapatkan makanan/barang dengan mudah tanpa harus keluar rumah. 

3. Perbankan digital

Pada era transformasi digital ini, semakin banyak pula bank yang bertransformasi digital. Perusahaan bank mulai melakukan transformasi proses mulai dari pembukaan akun rekening, layanan perbankan seperti cek saldo atau transfer, layanan keluhan pelanggan, hingga menarik uang hanya dengan aplikasi. 

Tentunya sistem ini mempermudah masyarakat, menghemat waktu untuk pergi ke bank, antre, ataupun menunggu proses birokrasi yang kompleks.

Nah, setelah memahami pengertian transformasi digital. Kamu tentu setuju jika transformasi teknologi sangat dibutuhkan dan penting dalam lingkungan bisnis saat ini. Lalu, apakah kamu tahu bagaimana cara memulai melakukan digital transformasi?

Berikut, Cake jabarkan beberapa tips bagaimana membuat tahapan transformasi digital:

1. Menentukan Area Transformasi Digital yang Selaras dengan Tujuan Bisnis

Langkah pertama yang perlu dilakukan dalam tahapan transformasi digital adalah menentukan tujuan bisnis. Perubahan ke arah digital tentu membutuhkan biaya dan waktu yang tidak sedikit. Maka, fokus kepada aspek tertentu akan membantu bisnis kamu.

Kamu bisa melakukan evaluasi, kira-kira aspek mana yang paling penting untuk dirubah dan dirasa dapat meningkatkan keuntungan perusahaan. Kamu bisa mulai melakukan evaluasi di bidang-bidang ini:

• Orang dan budaya: Transformasi digital di bidang ini mencakup penggunaan pesan instan melalui sosial media untuk penyebaran informasi, sistem absensi online, serta penerapan WFH (working from home) untuk menghemat biaya operasional.

• Proses: Melakukan investasi digital pada proses bisnis, seperti penggunaan mesin otomatis, aplikasi machine learning untuk pengolahan data, atau penggunaan software keuangan yang dapat diakses semua pihak.

• Pelanggan: Membuat layanan customer service online untuk meningkatkan interaksi dengan pelanggan, atau yang lebih kompleks seperti menerapkan sistem CMS (Content Management System) pada toko online bisnis kamu.

2. Menerapkan Teknologi yang Sesuai dengan Anggaran

Setelah menentukan teknologi apa yang diperlukan, selanjutnya adalah menentukan anggaran yang dimiliki. Kamu juga perlu memikirkan apakah investasi teknologi ini sudah efisien. Pastikan juga untuk menyiapkan anggaran secara berkelanjutan, bukan hanya biaya satu kali. 

Contohnya adalah, pembelian cloud storage (Dropbox, Google Drive, iCloud, dll). Opsi ini tidak hanya berguna untuk penyimpanan file, namun juga bisa digunakan untuk komunikasi tim. Ataupun, investasi software analisa data seperti SAS.

3. Menunjuk Koordinator untuk Setiap Area Transformasi Digital

Ada baiknya kamu perlu menunjuk koordinator yang dapat bertanggung jawab dalam proses digital transformasi, ataupun melakukan pengawasan sistem digital yang baru saja diterapkan. 

Koordinator ini juga nantinya akan bertanggung jawab jika ada permasalahan yang muncul. Kamu bisa menempatkan karyawan lama di posisi ini atau melakukan proses rekrutmen karyawan baru. 

4. Mengubah Metode Kerja Karyawan dan Perusahaan

Transformasi teknologi secara menyeluruh tentu akan menciptakan lingkungan dan cara kerja yang baru. Hal ini sebenarnya bisa menjadi kesempatan yang sangat baik bagi karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan menghadapi tantangan baru. 

Perubahan metode kerja yang diikuti dengan sistem digital harus berpusat pada komunikasi, kerja tim, dan menjaga produktivitas tetap tinggi. Perlu diingat, bahwa proses perubahan tentu membutuhkan waktu adaptasi yang tidak singkat. 

5. Mengumpulkan Feedback dan Menyaring Strategi

Menyebarkan feedback dalam proses penerapan transformasi digital adalah hal yang penting. Kamu bisa mengumpulkan feedback dari pimpinan perusahaan, karyawan, dan konsumen. Dari feedback ini selanjutnya, kamu bisa menyaring atau membuat perbaikan dari strategi yang diterapkan.

6. Memelihara Strategi Transformasi Digital Setelah Peluncuran

Langkah terakhir adalah melakukan pemeliharaan. Perlu diingat bahwa dunia teknologi selalu berubah. Maka, setelah perusahaan kamu bertransformasi, kamu masih harus terus melakukan perubahan mengikuti dengan perkembangan teknologi yang ada. 

Dengan mengikuti perkembangan secara terus menerus tentunya akan semakin meningkatkan keterampilan dan produktivitas karyawan, memiliki dampak positif pada budaya perusahaan, serta meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

Semoga peta strategi digital transformation di atas dapat membantu kamu/perusahaan kamu dalam memulai proses digital transformation.

Transformasi digital di era new normal sangat dibutuhkan oleh setiap aspek perusahaan untuk dapat mempertahankan eksistensi dan bersaing dengan perusahaan lainnya. Tidak hanya perusahaan, namun kamu sebagai karyawan juga perlu mulai memiliki pola pikir digital.

Semoga artikel kali ini, bisa membantu kamu memiliki wawasan yang lebih baik mengenai proses digital transformasi, ya.