Trello Adalah: Fungsi, Fitur, Kelebihan dan Kekurangan [+Contoh Penggunaannya]

Apakah kamu familiar dengan aplikasi Trello? Trello adalah aplikasi yang mempermudah kerjasama dengan tim sehingga dapat mempercepat penyelesaian tugas. 

Trello merupakan sebuah tool yang membantu project management, pengelolaan alur kerja, dan pelacakan tugas. Dengan Trello, kamu bisa menambahkan file, checklist, bahkan kamu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan tim. 

Di artikel Cake ini kamu akan mempelajari lebih lanjut tentang apa itu Trello, fungsi Trello, fitur aplikasi Trello, kelebihan dan kekurangan Trello, hingga cara menggunakan Trello.

Trello adalah visual tool yang membantu manajemen proyek dan mempermudah kerjasama anggota tim dalam mengelola proyek dan tugas. Trello menggunakan sistem card (kartu), board (papan), dan list (daftar).

Fungsi Trello yaitu untuk membantu tim mulai dari proses perencanaan hingga pelaksanaan. Dengan fitur-fitur yang disediakan oleh Trello, pengguna bisa lebih mudah dalam mengatur proyek, menciptakan struktur, deadline, prioritas, dan mengawasi perkembangan proyek real-time. Aplikasi Trello ini juga dapat membantu kamu mengetahui siapa yang bertugas mengerjakan tugas tertentu, tugas apa yang sedang dikerjakan, dan bagaimana perkembangan tugas itu. 

Trello menawarkan kemudahan secara visual dalam pengelolaan tugas untuk semua, termasuk tim kecil, perusahaan besar, dan proyek pribadi atau individu. Kamu bisa mengakses Trello dengan cara mengunduh aplikasi Trello di smartphone atau tablet kamu melalui Google Play Store dan Apple App Store. Untuk pengguna komputer atau laptop, kamu bisa mengakses Trello web dengan mengunjungi trello.com.

Aplikasi Trello digunakan untuk apa? Pengguna aplikasi Trelo bisa memanfaatkan aplikasi ini untuk membantu banyak hal dalam proses pengerjaan proyeknya. Perhatikan 6 fungsi Trello di bawah ini!

1. Akuntabilitas dan Transparansi

Dengan menggunakan aplikasi Trello, pengguna dapat memberikan visibilitas dalam kemajuan proyek sehingga proses kerja menjadi lebih transparan. Trello mempermudah manajer proyek untuk melacak kinerja dan memastikan setiap anggota bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas masing-masing. 

2. Visualisasi Proyek dan Tugas

Trello adalah aplikasi yang menggunakan metodologi Kanban, artinya Trello menggunakan pendekatan secara visual untuk manajemen proyek. Visualisasi proyek dan tugas ditujukan untuk membuat proyek menjadi lebih mudah dimengerti. Ini dikarenakan anggota tim dapat melihat gambaran besar dari proyek yang dikerjakan. Kemudian, tim bisa menyesuaikan apa yang perlu dikerjakan. 

3. Menyimpan dan Berbagi File

Trello adalah aplikasi yang bisa digunakan untuk menjadi sarana menyimpan dan berbagi file terkait dengan proyek atau tugas. Semua anggota tim dapat membagi dan mengunduh file dan gambar secara langsung dalam card (kartu). Karena semua materi proyek tersimpan dalam satu tempat, meningkatkan efisiensi dalam pengerjaan proyek. 

4. Prioritas Tugas dan Organisasi

Trello memungkinkan pengguna untuk memberikan label prioritas. Menggunakan visual board Trello, kamu dapat dengan mudah mengetahui mana tugas yang paling penting dan perlu diselesaikan terlebih dahulu. Dengan ini, manajer proyek dapat merencanakan jadwal kerja dan memastikan proyek akan berada di jalur yang tepat. 

5. Memacu Kolaborasi Tim

Trello adalah media yang mempermudah kolaborasi tim secara virtual. Trello memastikan kolaborasi antar anggota tim menjadi lebih efisien karena anggota tim bisa berbagi board (papan), card (kartu), dan list (daftar). Fitur-fitur Trello mempermudah pengguna untuk mengakses informasi, berkomunikasi, dan juga memastikan anggota tim ter-update dengan progres proyek.

6. Manajemen Waktu dan Jadwal

Fitur card (kartu) yang tersedia di aplikasi Trello memungkinkan pengguna untuk mengatur deadline. Pengguna dapat memanfaatkan fungsi Trello ini untuk mengingatkan masing-masing anggota tim untuk menyelesaikan tugas tepat pada waktunya.

1. Board

Trello board (papan) adalah fitur yang merupakan dasar dari Trello. Fungsi project board yaitu untuk menjaga tugas atau proyek untuk tetap teratur dan berjalan dengan lancar. Trello board memungkinkan kamu untuk melihat semuanya dengan sekilas, mulai dari “Hal yang perlu dikerjakan” hingga “Yes! Kita berhasil!”

2. Lists

Aplikasi Trello memiliki fitur lists (daftar) untuk membuat sebuah daftar yang mewakili tahapan proyek atau tugas. Misalnya, dimulai dari daftar hal-hal yang harus dikerjakan, yang sedang dikerjakan, hingga hal-hal yang sudah selesai dikerjakan. Daftar ini bisa digunakan untuk membuat alur kerja sesuai yang dibutuhkan tim. 

3. Cards

Fitur cards (kartu) Trello adalah tempat menyimpan informasi terkait dengan proyek di dalam satu tempat. Kamu juga dapat menetapkan anggota tim, menambahkan deadline, menulis komentar, dan lain-lain.

4. Label

Trello juga memiliki fitur dimana kamu bisa memberikan label berwarna. Fungsi Trello label yaitu untuk mengelompokkan card sesuai dengan kategorinya sehingga mempermudah untuk melihat jenis-jenis tugas. 

5. Checklist

Fitur checklist di Trello adalah fitur untuk membagi tugas besar menjadi tugas-tugas kecil, centang hal-hal dari daftar, dan melihat status proyek hingga 100% selesai. Fitur ini akan membantu kamu untuk memastikan setiap tugas kecil sudah tercatat dan diselesaikan satu per satu. 

6. Due Dates

Semua proyek tentu memiliki tanggal jatuh tempo. Untuk mengingatkan kamu akan deadline, kamu bisa menggunakan fitur due dates di Trello. Fitur ini memungkinkan kamu untuk mengatur deadline serta pengingatnya (reminder). Ini juga akan membantu kamu dalam memastikan setiap anggota tim mengetahui akan tanggung jawabnya masing-masing dan kapan tugas tersebut harus selesai. 

7. Members

Fitur members digunakan untuk menjaga akuntabilitas setiap anggota tim. Tidak perlu lagi menanyakan siapa yang bertugas melakukan tugas tertentu karena Trello memungkinkan kamu untuk menambahkan anggota tim tertentu ke kartu untuk proyek dan tugasnya.

8. Akses Mobile

Seperti yang sudah disebutkan di atas, Trello tidak hanya dapat diakses melalui Trello web (trello.com). Trello juga memiliki versi mobile app yang bisa diunduh di smartphone. Dengan aplikasi Trello, kamu dapat mengakses tugas di mana saja dan kapan saja.

Kelebihan Trello

• Perubahan yang dilakukan dapat dilihat oleh anggota tanpa perlu menunggu.
• Pengurangan atau penambahan jumlah anggota tim dapat dilakukan dengan mudah.
• Dapat dengan mudah mengirim dokumen dan menulis keterangan terkait dengan proyek tanpa perlu menggunakan aplikasi atau tools lainnya.

Kekurangan Trello

• Penggunaan Trello bergantung pada koneksi internet.
• Tidak ada fitur untuk mengubah atau mengedit komentar yang sudah dibuat.
• Pengaturan menjadi lebih sulit untuk dijalankan ketika tugas semakin banyak.

Sekarang kamu sudah mengerti Trello aplikasi apa, kan? Namun, bagaimana cara menggunakan Trello? 

Mari ambil contoh tim yang sedang memperoleh proyek untuk mengembangkan sebuah aplikasi. Manajer proyek dari tim dapat memanfaatkan aplikasi Trello dengan cara:

• Membuat board (papan) yang mencakup semua tugas, diskusi, dan dokumen yang berkaitan dengan proyek yang sedang dikerjakan.
• Membuat list (daftar) untuk setiap tahap yang perlu dilakukan secara berturut-turut. Mulai dari riset, analisis, desain, pengembangan, uji coba, hingga rilis.
• Memberi label pada tugas-tugas penting yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu.
• Mengawasi dan melakukan centang pada checklist untuk memastikan proyek berada di jalur yang tepat dan tidak ada tahap yang tertinggal.
• Menetapkan due date atau deadline agar semua anggota tim menyelesaikan tugas masing-masing tepat pada waktunya. 

Kesimpulan

• Trello adalah aplikasi manajemen proyek yang mempermudah kolaborasi tim dan membantu pengaturan proyek menjadi lebih terorganisir.
• Fungsi Trello yaitu untuk meningkatkan akuntabilitas dan transparansi, visualisasi proyek dan tugas, tempat menyimpan dan berbagi dokumen, melihat prioritas tugas dan organisasi, mempermudah kolaborasi tim, dan manajemen waktu dan jadwal. 
• 8 fitur Trello yaitu board (papan), lists (daftar), cards (kartu), label, checklist, due dates, members, dan akses mobile. 

Cake adalah website untuk membuat CV terbaik yang bisa menunjukan professional branding kamu di mata HRD. Kamu bisa langsung menggunakan template CV ATS-friendly dari Cake dan download dalam bentuk PDF, 100% gratis! Selain bikin CV gratis, kamu juga bisa buat portofolio dan cari kerja dengan job portal atau aplikasi cari kerja Cake.

--- Ditulis Oleh Aileen Gabriella ---