Truyền thông nội bộ thế nào để nâng tầm doanh nghiệp?

Đối với các nhà quản lý, mô hình 5M trong quản trị doanh nghiệp đã trở nên vô cùng quen thuộc. Dù có cùng các ký tự cốt lõi nhưng nếu trong marketing, 5M tập trung vào giao tiếp với đối tượng bên ngoài để đạt mục tiêu tiếp thị thì 5M trong quản trị doanh nghiệp nhấn mạnh tối ưu hóa hoạt động nội bộ. 

Ở đó, truyền thông nội bộ đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện 5M, giúp mọi thành viên hiểu rõ và đóng góp vào việc cải tiến, nâng cao hiệu suất và thúc đẩy sự hợp tác.Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, chiến dịch truyền thông nội bộ có tác động tích cực tới văn hóa doanh nghiệp. Vậy truyền thông nội bộ là gì? Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Các bản tin truyền thông nội bộ thường xoay quanh một số nội dung sau:

Hoạt động truyền thông nội bộ của nhiều doanh nghiệp đang được triển khai qua 4 hình thức phổ biến sau: 

1. Starbucks

Starbucks củng cố văn hóa công ty và trao quyền cho nhân viên thông qua chiến lược truyền thông theo chiều dọc. Nguyên tắc lãnh đạo của công ty là "ưu tiên lắng nghe ý kiến của nhân viên" - còn được Starbucks ưu ái gọi là "partner” (đối tác) - trong quá trình tuyển dụng và ra quyết định. Bằng cách đó, Starbucks tạo ra một môi trường làm việc tích cực - nơi nhân viên cảm thấy được quản lý lắng nghe và trân trọng, thúc đẩy cảm giác "được thuộc về" và động lực làm việc.

Ngoài ra, Starbucks cũng tận dụng kênh truyền thông nội bộ theo chiều ngang để khuyến khích nhân viên hợp tác, chủ động dẫn dắt và trở thành mentor cho lứa sau. Việc này giúp đảm bảo tất cả nhân viên đều đóng góp vào các mục tiêu của công ty, củng cố hình ảnh thương hiệu.

2. FPT

Kế hoạch truyền thông nội bộ của FPT là một ví dụ điển hình về lợi ích của truyền thông nội bộ. Trước khi tiến hành số hóa doanh nghiệp, ban lãnh đạo FPT đã thiết lập lộ trình gồm 4 giai đoạn:

• Nâng cao nhận thức: Giúp nhân viên hiểu về tầm quan trọng và lợi ích của chuyển đổi số doanh nghiệp thông qua các buổi đối thoại. 
• Khuyến khích tham gia: Các kênh truyền thông được tận dụng tối đa để tăng cường sự tham gia của nhân viên vào quá trình số hóa. 
• Đào tạo kỹ năng: Cung cấp chương trình đào tạo và tài nguyên để trang bị cho nhân viên các kỹ năng thiết yếu, phục vụ quá trình chuyển đổi số. 
• Quản lý thay đổi: Công việc của truyền thông nội bộ ở giai đoạn này là đồng hành, giám sát để đảm bảo quá trình số hóa diễn ra thuận lợi. 

Bằng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả cả về chiều dọc lẫn chiều ngang, FPT đã thành công chuyển đổi số trên tất cả các chi nhánh và công ty ở khắp mọi miền.

3. Cake

Là một trong các công ty nhân sự trẻ với năng lực doanh nghiệp tiềm năng, chiến lược truyền thông nội bộ của Cake tập trung vào sự minh bạch và giao tiếp cởi mở, thể hiện qua các cập nhật công ty định kỳ, cuộc họp toàn thể, và các kênh phản hồi cho nhân viên. Công ty cũng liên tục thu thập phản hồi từ nhân viên, đo lường các chỉ số gắn kết và đánh giá hiệu quả làm việc nhằm cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ.

Có thể nói, truyền thông nội bộ là xương sống của doanh nghiệp. Nếu làm tốt, một chiến dịch truyền thông nội bộ có thể:

1. Nâng cao tinh thần đồng đội. 

Các phòng ban trong công ty có cảm thấy thoải mái khi làm việc với nhau không? Mỗi thành viên trong đội nhóm có hiểu rõ sở trường và điểm yếu của nhau không? Nếu câu trả lời của bạn là có thì xin chúc mừng, chiến lược truyền thông nội bộ đã và đang phát huy tác dụng lớn nhất của nó: tăng cường sự hợp tác trong tổ chức.

2. Xây dựng niềm tin giữa mọi người.

Quy trình làm việc thiếu minh bạch có thể dẫn đến tình trạng chậm trễ trong công việc, tệ hơn là gây ra hiểu lầm và xung đột không đáng có. Truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ thúc đẩy văn hóa giao tiếp thẳng thắn, cởi mở và trung thực, từ đó tạo dựng và củng cố sự tin tưởng giữa các thành viên trong doanh nghiệp cũng như giữa đồng nghiệp với nhau.

3. Tăng hiệu suất làm việc. 

Truyền thông nội bộ giúp tạo ra một môi trường mở, nơi nhân viên có thể thảo luận và đề xuất ý tưởng của mình mà không sợ bị đánh giá. Điều này không chỉ giúp họ thấy gắn kết với tổ chức mà còn tăng năng suất và động lực làm việc của nhân viên.

4. Củng cố sức mạnh văn hóa doanh nghiệp.

Văn hoá doanh nghiệp đóng vai trò chủ chốt trong việc hình thành hành vi, thái độ và giá trị nghề nghiệp của nhân viên. Công việc của truyền thông nội bộ là đảm bảo văn hóa này được duy trì và tiếp nối trong tập thể, từ người cũ lẫn người mới, thông qua quá trình trao đổi, tập huấn, hướng dẫn và thực thi chính sách.

Thực hiện tốt truyền thông nội bộ giúp kết nối quản lý - nhân viên, nhân viên - nhân viên, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ công việc của nhau để cùng hướng tới mục tiêu chung. Đây cũng chính là nền tảng quan trọng tạo nên một môi trường làm việc lý tưởng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cân nhắc thay đổi chiến lược truyền thông nội bộ, dưới đây là quy trình 07 bước được chuyên gia và nhiều nhà lãnh đạo trên thế giới áp dụng:

1. Đánh giá thực trạng hiện tại.

Rà soát các kênh truyền thông hiện tại và thu thập phản hồi của nhân viên để xác định ưu nhược điểm của hệ thống giao tiếp hiện hành.

2. Đặt mục tiêu truyền thông. 

Dựa trên dữ liệu ở bước 1, xác định mục tiêu cho chiến lược truyền thông theo nguyên tắc SMART: 

• Specific: Cụ thể
• Measurable: Có thể đo lường được
• Achievable: Có thể đạt được
• Relevant: Thực tế
• Time-bound: Giới hạn thời gian

3. Lập kế hoạch truyền thông. 

Xác định các bên liên quan (ví dụ: HR, Trưởng phòng, IT) và lộ trình triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ. 

4. Chọn công cụ phù hợp. 

Chọn công cụ phù hợp với nhu cầu nhân viên, cân đối ngân sách và lên kế hoạch đào tạo nhân viên cách sử dụng.

5. Đo lường hiệu quả. 

Theo dõi hiệu suất của chiến lược truyền thông nội bộ mới dựa trên chỉ số như tỷ lệ tương tác, mở email, lượt click để đánh giá trải nghiệm tổng thể.

6. Phân nhóm đối tượng.

Chia nhân viên thành các nhóm nhỏ dựa trên nhu cầu giao tiếp và đặc thù công việc để cá nhân hóa trải nghiệm các hình thức truyền thông nội bộ.

7. Rà soát và cải thiện.

Liên tục theo dõi tiến độ và đo lường hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ để thay đổi kịp thời khi phát hiện các khó khăn, bất cập.

📍Kết luận:

Vượt ra khỏi phương thức một chiều truyền thống, truyền thông nội bộ đã và đang khuyến khích đối thoại đa phương giữa nhân viên và quản lý, giữa các phòng ban và đội nhóm, hướng tới hình thành tập thể hòa nhập và gắn kết. Từ đó, nhà quản lý có thể tận dụng ý kiến đóng góp của nhân viên để đưa quá trình đổi mới đi đến thành công.

Cách tiếp cận này không chỉ nâng cao trải nghiệm của nhân viên hiện tại mà còn tác động tích cực tới hình ảnh công ty trên thị trường. Những đánh giá về một công ty với các hoạt động truyền thông nội bộ sôi nổi sẽ thu hút những ứng viên tài năng. Do đó, một văn hóa doanh nghiệp nơi mọi tiếng nói đều được lắng nghe chắc chắn sẽ để lại ấn tượng về thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) tích cực.

--- Tác giả: Hoang Phuong ---