Panduan Lengkap Virtual Assistant: Gaji Tinggi, Tugas, Skill, dll.!

Di era digital sekarang ini, popularitas pekerjaan “virtual assistant” atau asisten virtual semakin meningkat di lingkungan masyarakat. Profesi ini menjadi pekerjaan yang trending semenjak pandemi karena dibutuhkan banyak perusahaan dan dapat dilakukan dari jarak jauh atau remote. 

Bahkan, banyak perusahaan yang berdomisili di luar negeri membutuhkan virtual assistant dari Indonesia untuk bekerja dengan mereka. Dengan demikian, seorang virtual assistant dapat memiliki gaji besar dengan jam kerja yang fleksibel. Ingin kerja jadi virtual assistant? Yuk, simak artikel ini!

Virtual assistant adalah seorang asisten virtual yang memberikan jasa administratif untuk seorang klien atau perusahaan secara online, tanpa tatap muka langsung. 

Pekerjaan virtual assistant ini memiliki beberapa keunggulan, seperti jam kerja yang fleksibel, gaji besar atau gaji dengan mata uang luar negeri, kesempatan bekerja remote hingga kemungkinan bekerja untuk lebih dari 2 klien. 

Siapa yang dapat menjadi virtual assistant? Semua orang dapat menjadi virtual assistant dengan memenuhi persyaratan serta memiliki skill yang diperlukan perusahaan. 

Banyak industri yang membutuhkan sosok virtual assistant, antara lain, industri marketing agency, kesehatan, real estate, hingga law firm. Selain bisa bekerja di perusahaan impian di berbagai industri, kamu juga bisa bekerja sebagai asisten virtual dengan orang-orang ternama seperti selebriti, bos, pihak manager di perusahaan tertentu dan lain sebagainya. Pekerjaan ini bahkan banyak yang membuka untuk pekerja lepas atau freelance. 

Pertanyaan selanjutnya, virtual assistant itu kerja apa? 

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, asisten virtual adalah seseorang yang memberikan jasa administratif untuk seorang klien atau perusahaan secara online. Tugas virtual assistant yang paling umum dikerjakan mencakup pekerjaan administratif seperti mengatur jadwal klien, manajemen kalender, manajemen email, hingga komunikasi internal dan eksternal dalam perusahaan. 

Namun, terdapat beberapa tugas dan tanggung jawab yang membutuhkan skill khusus dalam menjadi seorang virtual assistant. Job desk virtual assistant antara lain:

1. Data entry

Seorang virtual assistant bertugas mengumpulkan data, mengolah, mengatur, dan memasukkan informasi ke dalam komputer. Informasi atau transkripsi ini biasanya melibatkan penyalinan rekaman tertulis atau pencatatan langsung ketika meeting. 

2. Customer support 

Customer support atau layanan pelanggan melibatkan keterampilan komunikasi yang baik untuk menjawab pertanyaan pelanggan, mencari informasi, dan menerima pesan dari customer. 

3. Executive assistant

Asisten virtual ini biasanya bekerja langsung di bawah eksekutif tingkat tinggi. Spesialisasi tugasnya lebih beragam, mulai dari mengatur perjalanan dan menjadwalkan pertemuan penting hingga manajemen proyek dan mengirimkan referrals/rujukan.

4. Social media management

Seorang virtual assistant juga bisa mendapatkan tugas untuk mengurus performa dari social media perusahaan/klien di berbagai platform, mulai dari pembuatan konten, interaksi dengan audiens atau followers, menganalisa insight media sosial hingga mengurus komunitas di media sosial perusahaan. 

5. Social media marketing

Social media marketing atau pemasaran media sosial terlibat langsung dalam kampanye iklan sosial suatu brand perusahaan. Tugas ini mencakup memetakan strategi periklanan, mengelola budget iklan, atau menggunakan analitik untuk melacak keberhasilan kampanye sosial media.

6. Project management

Seorang virtual assistant bertugas mengatur proyek untuk kepentingan bisnis perusahaan atau klien. Tugas ini cukup bervariatif, mulai dari penjadwalan rapat, update dengan progress dari tim perusahaan, hingga membuat laporan progres. Tugas project management juga termasuk memastikan proyek berjalan sesuai dengan tenggat waktu dan budget yang dimiliki.

7. Email marketing

Email marketing ini tidak hanya sekadar merespon email individual,  tetapi seringkali melibatkan penggunaan sistem CRM (customer relationship management) perusahaan untuk membuat kampanye email guna menghasilkan peluang atau meningkatkan engagement pelanggan.

Kemudian, apa yang harus dikuasai untuk menjadi virtual assistant? Apakah virtual assistant harus bisa bahasa inggris? Terdapat skill yang dibutuhkan untuk menjadi seorang virtual assistant. Seperti literasi digital, manajemen waktu atau proyek, komunikasi, hingga motivasi diri dan fokus. 

Virtual assistant diharapkan bisa berbahasa inggris untuk memudahkan komunikasi dalam operasional kerja dan mendapatkan kemudahan memperoleh klien luar negeri yang biasanya memberikan fees atau harga lebih tinggi. Mari kita simak skill yang dibutuhkan dalam menjadi virtual assistant. 

1. Literasi digital

Memahami dunia digital atau penggunaan teknologi dasar menjadi skill penting yang dimiliki virtual assistant. Pekerjaan ini akan selalu berhubungan dengan komputer serta aplikasi atau perangkat lunak yang ada, maka dari itu penting untuk mahir dalam penggunaan komputer atau teknologi ini. 

Semakin baik keterampilan dan pengetahuan digital yang dimiliki, semakin banyak juga yang dapat ditawarkan untuk klien atau perusahaan. Sehingga nilai kita sebagai seorang virtual assistant dapat lebih unggul dibanding dengan kandidat lainnya. 

2. Manajemen

Skill manajemen yang dibutuhkan asisten virtual meliputi manajemen waktu, manajemen email, hingga manajemen media sosial. Dimulai dari manajemen waktu, sebagai asisten virtual, tugas dari klien harus diselesaikan tepat waktu. Asisten virtual harus memastikan untuk tetap mengikuti perkembangan tugas, mengetahui alur kerja dan seberapa banyak yang dapat diselesaikan dalam 1 hari. 

Lalu untuk manajemen sosial media, asisten virtual biasanya harus memiliki keterampilan dalam mengatur postingan hingga membangun interaksi dengan pengikutnya. Terakhir, untuk manajemen email, keterampilan ini dibutuhkan untuk mengelola email masuk hingga merespon email dengan tepat waktu. 

3. Komunikasi

Komunikasi menjadi keterampilan penting yang harus dimiliki seorang virtual assistant. Pekerjaan ini dilakukan dengan jarak jauh menggunakan perangkat komunikasi tertulis seperti email dan Slack atau perangkat komunikasi video seperti Zoom, Google Meet, dll. 

Situasi jarak jauh ini menjadi tantangan dalam berkomunikasi yang baik, efektif dan efisien dengan perusahaan atau klien mereka. 

Selain itu, asisten virtual sering kali mewakili klien atau perusahaan mereka saat mengirim email, berinteraksi dengan pengikut di media sosial, atau melakukan panggilan. Sehingga keterampilan komunikasi yang profesional adalah suatu keharusan. 

4. Motivasi diri dan fokus 

Seorang freelance virtual assistant dapat memilih klien mereka dan jenis proyek yang mereka kerjakan. Namun bekerja jarak jauh dan mengatur jadwal sendiri memerlukan motivasi, fokus, dan konsentrasi diri yang tinggi. Perusahaan seringkali bergantung dengan asisten virtual untuk menyelesaikan tugas, tanpa banyak pengawasan.

Asisten virtual yang baik harus mengetahui cara memotivasi diri dan bekerja dengan konsentrasi yang tinggi pada satu tugas dan pada satu waktu. Terlebih apabila asisten virtual menyukai apa yang dikerjakan, akan lebih mudah termotivasi dan tidak menunda-nunda.

Gaji virtual assistant dipengaruhi oleh berbagai faktor, seperti tingkat pendidikan, pengalaman, domisili, dan industri pekerjaan. Selain itu, Tugas yang dikerjakan juga dapat mempengaruhi jumlah gaji yang diterima oleh seorang virtual assistant. 

Berapa gaji virtual assistant di Indonesia? 

Menurut Salaryexpert, gaji kotor rata-rata virtual assistant di Jakarta, Indonesia adalah Rp.163.247.156 per tahun atau Rp.13.604.000 sebulan. Angka ini 12 persen lebih tinggi dibandingkan rata-rata gaji virtual assistant di Indonesia. 

Asisten virtual tingkat pemula (pengalaman 1-3 tahun) memiliki gaji Rp.125.980.817 per tahun atau Rp.10.498.401 per bulan. Sedangkan untuk asisten virtual tingkat senior (pengalaman + 8 tahun) memperoleh gaji rata-rata Rp.197.633.458 per tahun atau Rp.16.469.454 per bulan. 

Untuk menjadi virtual assistant yang sukses, diperlukan langkah-langkah yang tepat agar berhasil mendapatkan perusahaan atau klien impian. Berikut kita simak cara menjadi virtual assistant: 

1. Ikut pelatihan 

Langkah pertama untuk menjadi asisten virtual yang sukses adalah dengan benar-benar memahami pekerjaan tersebut dan menguasai keterampilan yang diperlukan. Mendaftar untuk kursus online adalah cara terbaik untuk mencapai kedua tujuan tersebut.

Untungnya, ada banyak kursus online VA di platform seperti Udemy dan Alison. Beberapa organisasi profesi, seperti International Association of Administrative Professionals (IAAP) dan Virtual Assistant Networking Association (VANA), juga menawarkan kursus dan sumber pelatihan yang kuat.

2. Tentukan servis yang ingin ditawarkan dengan rate-nya

Untuk mempermudah mendapat klien, tampilkan servis virtual assistant apa saja yang bisa kamu tawarkan untuk klien atau perusahaan. Kemudian tentukan juga rate atau harga untuk setiap jasa tersebut. 

Hati-hati dalam menuliskan list servis yang ditawarkan karena apabila tidak sesuai dengan keterampilan sebenarnya yang kamu miliki, ini dapat mempengaruhi kredibilitas-mu menjadi kurang baik di mata klien. Keterampilan atau jasa yang kamu tawarkan akan mempermudah perusahaan atau klien mengkualifikasi-mu sebagai orang yang tepat untuk posisi pekerjaan atau tidak. 

Kemudian, untuk rate dan harga, kamu dapat memeriksanya di situs atau website yang menyorot khusus fee dari setiap servis virtual assistant freelance, agar kamu mendapat gambaran dalam mematok harga dari jasa yang ditawarkan. Harga dapat naik seiring dengan bertambahnya pengalaman-mu sebagai asisten virtual. 

3. Bangun online presence

Online presence yang dimaksud disini adalah portfolio, media sosial, dan networking. Online presence akan menunjukkan personal branding-mu sebagai virtual assistant serta nilai dan skill yang kamu miliki untuk menjadi poin plus bagi klien atau perusahaan yang melihatnya. 

Membuat portofolio online berguna untuk menunjukkan pekerjaan sebelumnya, sertifikasi, dan keterampilan kerja yang relevan. Hal ini dapat ditampilkan pada situs web seperti WordPress atau Wix, atau membagikan karya terbaik-mu di platform seperti Behance. 

Network yang kamu miliki juga menjadi nilai tambah untuk kredibilitas dirimu sebagai virtual assistant. Terlebih jika kamu pernah bekerja dengan klien atau perusahaan ternama, kamu dapat dipandang lebih profesional oleh calon klien. Kamu dapat menambah jaringan sosialmu dan bertemu dengan calon klien yang sesuai menggunakan Cake Meet, yang membantu networking jadi jauh lebih mudah!

4. Buat CV Virtual Assistant

Kesimpulan

• Virtual assistant adalah seorang asisten virtual yang memberikan jasa administratif untuk seorang klien atau perusahaan secara online.
• Tugas seorang virtual assistant bervariasi, mulai dari pekerjaan administratif, data entry, customer support, social media management, social media marketing, executive assistant, project management, hingga email marketing. 
• Skill yang dibutuhkan seorang virtual assistant yakni, literasi digital, manajemen, komunikasi, motivasi diri dan fokus.
• Gaji seorang virtual assistant di Jakarta, Indonesia rata-rata mencapai 2 digit, dengan perkiraan Rp.13.604.000 sebulan untuk jenjang pemula dan Rp.16.469.454 untuk jenjang senior. 
• Cara menjadi virtual assistant dapat dimulai dengan mengikuti kelas pelatihan, menentukan jasa dan rate untuk calon klien, bangun online presence, hingga membuat CV virtual assistant untuk melamar di perusahaan impian.  

Mau raih pekerjaan impianmu?  Yuk, buat CV lamaran kerja dan portofolio online kamu, lalu lamar kerja di website lowongan kerja atau aplikasi cari kerja Cake. Semuanya 100% gratis. Ikuti blog kami untuk tips dan tutorial buat CV dan career development!

--- Ditulis Oleh Christy Angestu ---