Mẫu biên bản cuộc họp theo quy định mới 2026

Bất cứ cuộc họp nào dù lớn hay nhỏ cũng cần biên bản cuộc họp nhằm ghi chép nội dung cuộc họp đã được thảo luận và triển khai. Công việc này thường được thư ký hoặc trợ lý người chủ trì cuộc họp đảm nhiệm. Chính bởi vai trò làm minh chứng cho sự kiện thực tế, nội dung biên bản cuộc họp cần đáp ứng những yêu cầu sau: 

• Cung cấp đầy đủ thông tin về địa điểm, ngày giờ và các bên tham gia. 
• Ghi chép trung thực, khách quan, không suy diễn chủ quan ý kiến của người tham dự.
• Trình bày đúng theo diễn biến cuộc họp.

Bài viết này hướng dẫn bạn cách làm biên bản cuộc họp bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh - có thể ứng dụng trong hầu hết mọi cuộc họp.

Biên bản cuộc họp (tiếng Anh: meeting minutes hoặc minutes of meeting) là văn bản hành chính ghi lại đầy đủ, trung thực và khách quan toàn bộ diễn biến của một cuộc họp: từ thành phần tham dự, nội dung thảo luận, ý kiến đóng góp cho tới các kết luận, biểu quyết và phân công công việc.

Công việc ghi biên bản họp thường được thư ký hoặc trợ lý người chủ trì đảm nhiệm. Chính vì vai trò làm minh chứng cho sự kiện thực tế và là cơ sở pháp lý khi cần đối chiếu, nội dung biên bản cuộc họp cần đáp ứng những yêu cầu sau:

• Cung cấp đầy đủ thông tin về địa điểm, ngày giờ và các bên tham gia.
• Ghi chép trung thực, khách quan, không suy diễn chủ quan ý kiến của người tham dự.
• Trình bày đúng theo diễn biến cuộc họp, đảm bảo tính logic và thời gian thực.
• Lưu trữ đúng quy cách để có thể trích lục, trích biên bản cuộc họp khi cần.

Dù pháp luật Việt Nam không quy định một biểu mẫu cố định cho biên bản cuộc họp công ty, song cách viết biên bản cuộc họp vẫn cần tuân theo quy phạm về văn bản hành chính tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư - vẫn là văn bản quy phạm pháp luật còn hiệu lực tính đến thời điểm cập nhật bài viết (tháng 6/2026).

Tuỳ vào mục đích ghi biên bản cuộc họp, các form biên bản cuộc họp sẽ có sự khác biệt. Do đó, bạn nên chuẩn bị sẵn một vài mẫu trích biên bản cuộc họp để tùy biến sử dụng phù hợp cho từng tình huống (ví dụ: họp công ty, họp giao ban, họp giữa hai công ty, hay biên bản cuộc họp lớp/đoàn thể,...).

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang lưu mẫu biên bản cuộc họp file Word trên Google Drive hoặc Microsoft 365, cho phép thư ký điền trực tiếp trong khi họp online, đồng thời chia sẻ ngay lập tức với người tham dự sau khi kết thúc.

Dưới đây là 4 mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh dạng file Word mà bạn có thể tải miễn phí và tùy chỉnh theo nhu cầu.

Tải biên bản cuộc họp mẫu giữa 2 công ty (file word) tại đây.

Tải mẫu biên bản cuộc họp công ty (file word) tại đây.

Tải mẫu biên bản họp giao ban (file word) tại đây.

Tải mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh (file word) tại đây.

1. Biên bản cuộc họp là gì và khác gì so với báo cáo cuộc họp?

Biên bản cuộc họp ghi nguyên văn diễn biến, ý kiến và mang tính minh chứng pháp lý.

Trong khi đó, báo cáo cuộc họp là bản tóm tắt được biên tập lại, do đó thường ngắn gọn và súc tích hơn.

2. Có cần ký vào biên bản cuộc họp không?

Thông thường thì biên bản này tối thiểu phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký. Đặc biệt là với các cuộc họp có giá trị pháp lý cao (giữa hai công ty, đại hội cổ đông) thì cần chữ ký của các bên đại diện.

3. Nên lưu trữ biên bản cuộc họp trong bao lâu?

Theo quy định lưu trữ văn bản hành chính, biên bản nội bộ thường lưu tối thiểu 5 năm; biên bản có giá trị pháp lý (HĐQT, cổ đông) lưu vĩnh viễn theo Luật Doanh nghiệp 2020.

4. Có nên dùng AI tạo biên bản cuộc họp cho các cuộc họp bảo mật?

Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ vì vấn đề an toàn bảo mật thông tin.

Với các thông tin nhạy cảm (đặc biệt là với các case M&A, nhân sự, lương thưởng), doanh nghiệp nên dùng công cụ on-premise (mô hình triển khai và lưu trữ hệ thống công nghệ thông tin (phần mềm, dữ liệu, máy chủ) trực tiếp tại cơ sở vật lý của doanh nghiệp); hoặc tắt tính năng lưu cloud.

Ngoài ra, hãy luôn kiểm tra điều khoản bảo mật và GDPR/Luật An ninh mạng Việt Nam của nhà cung cấp nữa nhé!

📍Kết luận

Một biên bản cuộc họp chuẩn chỉnh không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của người ghi mà còn là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp triển khai công việc hiệu quả và minh bạch.

Hãy lưu lại 4 mẫu biên bản cuộc họp file Word trong bài viết này để sẵn sàng sử dụng cho mọi loại cuộc họp; đồng thời cân nhắc kết hợp với các công cụ AI để tăng tốc quy trình mà vẫn giữ được chất lượng.